Todo su inventario cargado y ordenado, sin teclear producto por producto
Para armar su catálogo en Farmagestor no tiene que teclear producto por producto. Si viene de otro sistema, suba su lista de Excel; y si empieza de cero, solo escanee el código de barras: con más de 5,000 productos pre-cargados, el formulario se rellena solo. Empiece el mismo día.
Suba su lista en Excel como la tenga y empiece el mismo día
La razón más común para no cambiarse de sistema es el tiempo: «No tengo tiempo para teclear todos mis productos». Con Farmagestor, no necesita hacerlo. Usted descarga un archivo de Excel, pasa su lista tal como la tenga y la sube.
Al subir el archivo, Farmagestor hace el trabajo pesado: busca cada producto por su código de barras en un catálogo pre-cargado y completa automáticamente el nombre, los principios activos, el laboratorio, la presentación y la forma farmacéutica.
Y no necesita un archivo perfecto. Antes de cargar, el sistema le muestra fila por fila lo que convenga corregir y le deja arreglarlo en la misma pantalla, sin volver al Excel.
- Sus unidades existentes —y sus lotes con vencimiento, si los lleva— entran en la misma carga.
- Si sube el archivo de nuevo, el sistema reconoce lo que ya existe y no le crea productos repetidos.
Registre un producto nuevo en segundos: escanee y los datos se llenan solos
Escanee el código de barras y, si el producto está en el catálogo pre-cargado de Farmagestor —más de 5,000 medicamentos y creciendo—, el formulario se rellena solo: nombre, principios activos, forma farmacéutica, laboratorio, presentación y concentración. Usted solo confirma el precio, el proveedor y en qué estante va.
Cada producto con su estante, para que nadie ande buscando
Un catálogo ordenado no es solo tener bien escritos los nombres: es saber dónde está cada cosa. Por eso cada producto lleva su estante, y crear los suyos toma minutos.
- La ubicación se ve donde la necesita: mostrador, factura, ficha del producto, pedidos y recepción.
- Filtre su catálogo por ubicación y haga su inventario mucho más rápido.
Clasifique sus productos como usted los piensa, no como los pensó el sistema
Las categorías que trae cualquier sistema se quedan cortas, porque cada farmacia agrupa sus productos a su manera. Por eso en Farmagestor las etiquetas las crea usted y les pone el nombre que use en su farmacia.
«Refrigerado» para los que van al frío. «Marca propia». «Lo que cubre el seguro». «Promoción de este mes». La que le sirva — y un producto puede llevar varias, porque casi nada entra en una sola casilla.
- Póngale la misma etiqueta a muchos productos de una sola vez, seleccionándolos en la lista.
- Filtre su catálogo por etiqueta y trabaje solo con ese grupo.
- Cámbiele el nombre a una etiqueta cuando quiera: se actualiza en todos sus productos sin tocarlos uno por uno.
- La etiqueta se ve en la lista de productos, junto al resto de la información.
El historial completo de cada producto, movimiento por movimiento
Cuando una cuenta no cuadra, la pregunta es: ¿qué pasó con este producto? Farmagestor guarda el historial detallado de cada producto — cada entrada de mercadería, cada venta, cada devolución, cada merma y cada ajuste — con la fecha, la hora y el nombre de quien lo hizo.
Y no es una lista de eventos sueltos: cada movimiento muestra cuánto había, cuánto entró o salió y con cuánto quedó. Así se sigue el rastro de una diferencia hasta el momento exacto en que apareció.
- Cuánto había, cuánto entró o salió y con cuánto quedó, en cada paso.
- Filtre por período, por tipo de movimiento o por empleado.
- Los totales del período a la vista: vendido, recibido, devuelto, mermas y ajustes.
- Encuentre cualquier lote por su número, su proveedor o quién lo recibió.
Sepa cuánto dinero realmente pierde — y cuánto es solo un error de conteo.
Cuando un producto se daña, se vence o falta en el estante, no basta con restarlo del inventario: hay que saber por qué salió y cuánto costó. En Farmagestor, cada merma queda registrada con su motivo, el lote afectado y la cantidad, y las existencias del producto se corrigen solas.
El sistema separa las mermas que sí le cuestan dinero —producto vencido, dañado o extraviado— de las simples correcciones de conteo, que no representan dinero perdido. Así usted ve solo las mermas reales de su negocio, y un panel le muestra dónde se le va el dinero: cuánto pierde, por qué motivo y en qué productos.
Preguntas frecuentes
Lo que más nos preguntan sobre inventario y migración.
¿Qué pasa si mi Excel está incompleto o desordenado?
No necesita un archivo perfecto. Antes de cargar, el sistema le muestra fila por fila lo que convenga corregir y le deja arreglarlo en la misma pantalla. Si a un producto le falta un dato, entra igual y queda marcado «por completar» para terminarlo después.
¿En cuánto tiempo puedo empezar a trabajar con Farmagestor?
El mismo día. La carga del inventario se hace de una sola vez: descarga la plantilla, la llena con su lista y la sube. Mientras el sistema crea sus productos, usted puede cerrar la pestaña y seguir con lo suyo; al terminar encuentra un resumen de qué entró bien y qué conviene revisar. Lo pendiente se completa después, sin frenar la operación.
¿Se me van a duplicar productos si subo el archivo dos veces?
No. Si un código de barras aparece repetido dentro del archivo, solo se toma la primera fila y el sistema se lo avisa. Y si vuelve a subir el archivo, los productos que ya existen en su farmacia se omiten en lugar de crearse de nuevo, así que reintentar una carga es seguro.
¿Tengo que decirle al sistema en qué estante va cada producto?
Sí, y es a propósito: así quien atiende ve la ubicación en la misma búsqueda, junto al precio y el vencimiento, y no tiene que andar preguntando dónde está. Crear sus estantes toma minutos: escriba los nombres, péguelos de una lista que ya tenga, súbalos desde Excel o deje que el sistema se los genere por letra y número (A1, A2, B1…). Un paso guiado lo acompaña la primera vez.
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¿Puedo saber cuánto pierdo por productos dañados o vencidos?
Sí. Cada vez que da de baja un producto —por vencimiento, daño o extravío— queda registrado como merma, con su motivo, el lote, la cantidad y quién lo hizo. Un panel le muestra cuánto dinero perdió en el período, por qué motivo, en qué productos y con qué empleado. Las correcciones de conteo se registran aparte, para no inflar esa cifra.
¿Cómo marco los productos que necesitan refrigeración?
Con una etiqueta. Cree una que se llame «Refrigerado» y pónsela a los productos que van al frío —de uno en uno, o a varios de una vez seleccionándolos en la lista—. Después filtra su catálogo por esa etiqueta y tiene la lista completa cuando toca revisar el refrigerador. Las etiquetas las crea usted, así que el mismo mecanismo le sirve para cualquier otro grupo que quiera separar.
¿Puedo identificar los productos de venta controlada?
Sí, con dos marcas independientes: producto de venta controlada y producto que requiere receta. Las dos quedan en la ficha del producto, separadas de las etiquetas que usted cree, y la marca de receta acompaña cada venta — queda registrada en la factura. Así los tiene identificados para llevarles la cuenta aparte.
¿Puedo descargar mi inventario a Excel?
Sí. Puede descargar su lista de productos a Excel cuando la necesite —para revisarla aparte, para pasársela a su contador o simplemente para tener su copia—. La lista de compras del asistente de pedidos también se descarga en Excel, para enviársela al proveedor.
¿Qué debe tener un sistema de inventario para farmacia?
Cuatro cosas como mínimo: existencias por lote con su fecha de vencimiento —el total del producto no basta—, un historial que diga quién hizo cada movimiento y con cuánto quedó, las mermas registradas con su motivo para saber cuánto dinero se va y por qué, y una forma de cargar el inventario inicial sin teclear producto por producto. Todo lo demás se construye sobre eso.
¿Cómo encuentro después un lote específico?
Búsquelo por producto, por número de lote, por proveedor o por quién lo recibió. De cada lote ve cuántas unidades quedan, cuándo vence y qué se ha vendido de él. También puede filtrar solo los lotes próximos a vencer y descargar el listado para un conteo físico.
¿Su duda no está aquí?
Escríbanos y le responde una persona del equipo de Farmagestor, que conoce la operación de una farmacia por dentro.
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