Un software para farmacias con varias sucursales, tenga dos locales o diez

Compras consolidadas: negociar como una cadena, no como tres farmacias chicas

Lo que sigue son las funciones que atacan esas tres pérdidas, contadas con la misma farmacia de ejemplo: don Ernesto y sus tres locales —Centro, Norte y Sur—, lo bastante lejos entre sí para no robarse clientes, que es justamente por lo que ninguno sabe lo que tienen los otros. Las cantidades son de cajas y son inventadas: sirven para explicar, no para prometer.

Un proveedor —la distribuidora o el mayorista que le surte— no le cobra igual a quien le compra 20 cajas que a quien le compra 60: casi todos tienen un escalón a partir del cual baja el precio, y un monto mínimo por pedido debajo del cual no despachan. Don Ernesto compra 60 cajas de jarabe al mes entre sus tres farmacias, pero como cada local pide por separado, el proveedor nunca ve las 60: ve tres pedidos de 20, ninguno llega al escalón, y cuando a uno le falta poco para el mínimo termina agregando productos que no necesitaba solo para que le despachen.

En Farmagestor la pantalla de compra le pone las tres farmacias una al lado de la otra —20 + 20 + 20— y sale un solo pedido de 60 cajas con el precio de 60. El mínimo del proveedor se alcanza sin rellenar, y cada farmacia sigue con su propio inventario, su propia caja y su propio precio de venta: comprar juntos no mezcla los negocios. El descuento ya estaba ganado; lo único que faltaba era que los tres pedidos salieran como uno. Y lo que cada caja dejó de costar es de cada local: para acercar el precio del mostrador al de la competencia donde hace falta, o para el margen donde no.

Llegó menos de lo que pidió: repartir con la información completa

Casi nunca llega todo. Don Ernesto pidió 60 y el proveedor mandó 36; la Farmacia Norte lleva tres semanas sin ese jarabe y las otras dos todavía tienen algo. Repartido a ojo, gana quien tiene las cajas en la mano: el Centro se queda con 20, al Sur le mandan 10 y al Norte le llegan 6 — justo a la única que estaba en cero. No queda anotado quién decidió ni con qué criterio, y dentro de un mes nadie va a poder explicarlo.

Con Farmagestor, al recibir en la bodega el sistema muestra las 36 cajas junto a lo que tiene cada farmacia hoy. Usted puede cambiar cualquier número antes de confirmar, y si un producto necesita frío o es controlado no se le asigna a un local que no pueda recibirlo. Es la misma decisión de siempre, tomada en un minuto, con la información completa y con nombre, para que dentro de un mes sí se pueda explicar. El reparto arranca con uno de dos criterios:

• Proporcional a lo pedido: 12 cajas para cada una.
• Cubrir primero a quien está sin inventario: 16 para el Norte, y las 20 restantes repartidas entre las otras dos.

Dejar de comprar lo que ya tiene parado en otra sucursal

Un mismo medicamento no se vende igual en todas partes. La Farmacia Sur está cerca de una clínica y un antibiótico se le acaba cada quince días; en el Norte ese mismo antibiótico sale 2 cajas al mes y hay 30 paradas desde hace dos meses — quince meses de existencia al ritmo de ahí, que van a caducar mucho antes. Nadie en el Sur lo sabe, así que ahí lo vuelven a comprar: paga cajas nuevas mientras las que ya pagó caminan hacia la caducidad.

En Farmagestor, cuando el Sur arma su pedido, al lado del antibiótico dice «Farmacia Norte: 30». El Sur le pide 20 al Norte en vez de comprarlas; el Norte ve la solicitud y decide —manda las 20, o solo 15 si prefiere quedarse con respaldo—, aprueba, y salen en el próximo recorrido entre locales. No compró 20 cajas nuevas y salvó 20 que iban a caducar. Antes de volver a comprar algo, revise si ya lo tiene parado en otra de sus farmacias.

Abrir el sistema por pedazos, no de golpe

Nada de lo anterior sirve si todo tiene que pasar por el dueño, y darle acceso completo a personal que rota es lo que ningún dueño quiere hacer. El dependiente nuevo del Norte, con tres semanas en el puesto, necesita pedirle 15 cajas a la bodega: en la mayoría de los sistemas, o le dan acceso a todo —costos, caja y ventas de las tres farmacias— o no puede hacer nada. Como nadie le da eso a alguien de tres semanas, llama a don Ernesto, que va manejando, y el pedido espera hasta la noche. El dueño es el cuello de botella de su propia operación.

En Farmagestor los permisos se dan por pedazos. Don Ernesto le habilitó solo «pedir a otro local»: el dependiente pide, no ve costos, no toca la caja y no puede aprobar lo que otros le piden al Norte. Para el equipo, todos los permisos nacen apagados —nadie recibe uno sin que el dueño se lo dé—, y cuando lleve seis meses le habilitará también el despacho. Delega la tarea sin entregar el negocio.

Nada de esto le estorba a quien tiene una sola farmacia

El momento más frágil de una farmacia que crece es el día que abre el segundo local: casi siempre toca cambiar de sistema porque el anterior no fue pensado para dos — migrar todo, volver a capacitar al equipo y pasar semanas con los números descuadrados, justo cuando el local nuevo más atención necesita. Y quien tiene uno solo no quiere pagar ni aprender funciones que no va a usar.

Doña Silvia tiene su farmacia desde hace ocho años y este mes abre la segunda. Con una farmacia nunca vio ninguna de estas pantallas: ni un botón ni un menú de más. El día que registra la segunda aparece un solo paso —«Comprar para varias farmacias a la vez»— que crea el grupo y su bodega en un par de minutos. Nada que migrar, nadie a quien volver a capacitar. Abrió el segundo local sin cambiar de sistema.

La página en diez segundos

Un solo pedido al proveedor para todas sus farmacias, con el precio del volumen completo. Una bodega que guarda lo que sobra sin desordenar los números de nadie, y reparte lo que llega según quién se quedó sin producto. Traslados que viajan con lote, caducidad y costo, y una diferencia que alguien explica el mismo día. Desde el mostrador, lo que hay en los otros locales sin llamar a nadie. Permisos por pedazos, el conjunto en una pantalla, y con una sola farmacia nada de esto aparece hasta que abra la segunda.