Cómo pasar productos de una sucursal a otra sin que se pierda nada en el camino

Entre dos sucursales del mismo dueño se pierde producto sin que nadie se lo lleve. Pasa porque mover cajas de un local a otro no es una venta: no pasa por la caja, no deja ningún registro por sí solo y depende por completo de que alguien lo anote en las dos puntas. Cuando eso no ocurre, el local que mandó sigue contando lo que ya no tiene, y el que recibió carga a mano lo que llegó, con el lote y la fecha que alguien recuerde.

Lo más frecuente es que ni siquiera haya mala intención. El encargado del recorrido lleva diez cajas en el carro, en el destino las bajan y las acomodan porque hay clientes esperando, y la hoja con lo que salió se queda en el asiento. Semanas después los dos inventarios dicen cosas distintas y ya no hay forma de saber cuál tenía razón.

Este artículo es sobre eso: cómo hacer que un traslado deje rastro en las dos puntas, con un cuaderno o con un sistema, y qué hacer cuando lo que llegó no es lo que salió.

Un traslado que no se registró bien cuesta tres veces. La primera es la caja que falta y nadie reclama: si salieron diez y llegaron ocho, y nadie contó al recibir, esas dos aparecen como faltante en el conteo de fin de año, cuando ya es imposible saber si se quedaron en el carro, se vendieron sin registrar o nunca salieron.

La segunda es la decisión de compra equivocada, en los dos locales a la vez. El origen cree que todavía tiene esas cajas, así que no las repone y se queda sin producto; el destino no las ve en su inventario, así que las vuelve a pedir al proveedor y termina con más de lo que vende. Un solo traslado mal anotado produce un agotado en un lado y dinero detenido en el otro.

La tercera es la fecha de caducidad que se perdió en el camino. Un lote que llega sin su fecha se registra con una aproximada o con ninguna, y desde ese día nadie vigila cuándo caduca. Es el producto que aparece caducado en el anaquel «sin que el sistema avisara»: el sistema no podía avisar de una fecha que no conocía.

Las cantidades son de ejemplo, pero el mecanismo es el mismo en cualquier farmacia con más de un local. El traslado es la salida de producto que más fácil se olvida de anotar, porque no es una venta ni una merma, y como no cuesta dinero en el momento nadie lo trata como lo que es: un movimiento de inventario tan serio como recibir un pedido.

El proceso que evita casi todas las diferencias cabe en cinco pasos, y funciona igual con una hoja de papel, un Excel compartido o un sistema. Lo que lo hace fallar no es la herramienta: es saltarse el segundo o el cuarto.

La lista de un traslado tiene que llevar más que el nombre y la cantidad, porque en farmacia el producto no es solo el producto: es el lote y la fecha en que caduca. Si esos dos datos no viajan con la caja, en el destino se convierte en una unidad más sin historia, y el que caduca primero deja de salir primero.

Lo mínimo que debe llevar cada línea:

• El producto, tal como está registrado en los dos locales, para que no se cree uno «nuevo» en el destino con el mismo nombre escrito distinto.

• La cantidad que sale, en la unidad en que se cuenta en el anaquel.

• El número de lote y su fecha de caducidad. Si de un mismo producto salen dos lotes, son dos líneas.

• El costo al que entró ese lote, para que el destino lo registre igual y no invente uno.

• Quién despacha, quién recibe y las dos fechas: la de salida y la de llegada.

• Un motivo, aunque sea corto: «se agotó en el destino», «está por caducar y allá rota más».

La tentación es arreglarlo rápido: ajustar el número del destino a ocho, o volver a contar el origen «por si acaso» hasta que cuadre. Las dos cosas borran la única pista que tenía. Una diferencia en un traslado no es un error de conteo hasta que se demuestre: puede ser una caja que se quedó en el carro, un producto que se dañó en el camino o uno que nunca salió porque el origen contó mal.

Por eso la diferencia se registra como lo que es —dos cajas pendientes de explicar— y se le pone motivo cuando se sabe: no llegó, llegó dañado, llegó caducado. Mientras tanto no se ajusta ningún inventario para que cuadre, porque un ajuste sin motivo dentro de tres meses no le va a decir nada a nadie.

Dos reglas ayudan a que esto no se convierta en un pleito entre locales. La primera: la diferencia se reporta el mismo día, cuando todavía se puede reconstruir el recorrido. La segunda: la resuelve alguien que no sea ni quien despachó ni quien recibió, porque los dos tienen una versión. En una farmacia pequeña ese alguien suele ser el dueño; con más locales, quien lleve la administración.

Y una diferencia que se repite no es mala suerte: es un paso que se está saltando. Si el faltante aparece siempre en el mismo recorrido, el problema está en el carro; si aparece siempre con el mismo despachador, está en cómo se cuenta al salir.

Casi todas las diferencias grandes vienen de uno de estos hábitos, y cualquiera se corrige sin comprar nada:

• Mandar sin descontar. El origen sigue mostrando producto que ya no tiene y deja de pedirlo hasta que se queda sin.

• Recibir sin contar, porque «viene de nuestra propia farmacia». Es justo donde más se pierde, porque nadie va a reclamar.

• Cargar el producto en el destino como si fuera nuevo, con otro nombre o sin lote. Desde ese día hay dos productos donde había uno, y el que caduca primero ya no sale primero.

• Registrarlo como una venta de un local al otro. No es una venta: no cambia de dueño, cambia de anaquel, y registrarlo como venta distorsiona las ventas de los dos.

• Mover producto controlado o que necesita frío a un local que no está preparado para recibirlo. El registro del responsable sanitario y la cadena de frío no se improvisan en el carro.

• Usar el traslado para tapar una mala compra. Si un local compra de más todos los meses y lo va repartiendo, el problema es la compra, y el traslado solo lo cambia de anaquel.

Todo lo anterior se puede hacer con papel. Lo que un sistema cambia es que los cinco pasos dejen de depender de la memoria: el traslado es un movimiento propio, con origen, destino y un responsable en cada punta.

En Farmagestor un traslado se despacha desde el sistema y queda en tránsito hasta que el destino lo confirma. Al despachar, el sistema toma los lotes por fecha, primero el que caduca antes, y cada línea lleva lote, fecha y costo; mientras viaja no está en ningún inventario, así que nadie lo vende dos veces. Al confirmar, quien recibe marca las cajas que faltan y el motivo, y esa diferencia queda abierta hasta que alguien autorizado decide qué pasó.

Si el grupo tiene una bodega —a veces solo un cuarto detrás de una de las farmacias—, lo que llega del proveedor se reparte desde ahí, y cada reparto sale como un traslado ya armado. Y cuando una farmacia necesita algo que otra tiene parado, lo pide desde el sistema, el otro local aprueba y el traslado nace solo, sin llamadas.

Con una sola farmacia nada de esto aparece: el módulo de traslados existe el día que registra la segunda.

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