Inventario

Cómo organizar los productos de su farmacia: cinco criterios y cuál le conviene

Para organizar una farmacia hay cinco criterios habituales: por laboratorio, por categoría, por forma farmacéutica, por vía de administración o por padecimiento. Ninguno es mejor en abstracto: el que conviene depende de quién busca los productos y con qué frecuencia cambia el personal. Y sea cual sea, cada lugar necesita un nombre propio.

Publicado el 20 de agosto de 2026

Lo que cuesta un estante mal ordenado

Un estante desordenado no se paga en incomodidad: se paga en minutos de mostrador, en compras repetidas y en vencimientos. Y las tres cosas son medibles si uno se fija.

Los minutos son lo primero que se nota. Treinta segundos de más por venta, en una farmacia con cien ventas al día, es casi una hora diaria de alguien buscando en vez de atendiendo — y es peor cuando hay cola, porque el cliente que espera es el que se va.

Lo segundo se ve al hacer el pedido: si el producto no aparece, se pide otra vez. Terminan tres cajas del mismo artículo en tres puntos distintos del estante, compradas en tres meses distintos, y ninguna se termina.

Y lo tercero es lo que se vence. Un producto que nadie encuentra es un producto que no se vende, por más que esté anotado en el sistema con su fecha en regla.

Los cinco criterios para ordenar una farmacia

Casi todas las farmacias usan alguno de estos cinco, muchas veces sin haberlo decidido conscientemente. Vale la pena verlos con sus ventajas y sus costos, porque cada uno favorece a una persona distinta.

1. Por laboratorio: Los productos se agrupan según quién los fabrica. Es el orden que aparece solo cuando se guarda el pedido tal como llegó.; A favor: recibir es rapidísimo, porque el pedido de un laboratorio se guarda de una sola pasada. Revisar los vencimientos de un proveedor o preparar una devolución también, porque todo está junto.; En contra: nadie busca así. El cliente no sabe qué laboratorio fabrica lo que necesita, y un dependiente nuevo tampoco. Y si un producto cambia de fabricante, hay que moverlo de sitio.; Le conviene si: recibe muchos pedidos, trabaja con pocos proveedores grandes y quien atiende conoce el catálogo de memoria.
2. Por categoría: Se agrupan los productos que pertenecen al mismo grupo terapéutico o al mismo tipo de artículo.; A favor: deja cerca las cosas que se usan juntas, lo que ayuda a ofrecer una alternativa cuando falta algo, y es la forma en que un profesional farmacéutico ya piensa el catálogo.; En contra: hay que saber la categoría de cada producto para guardarlo bien, y quien entra nuevo no la sabe. Además los límites son borrosos: un producto que combina dos cosas puede ir en dos categorías, y hay que decidir una — con el riesgo de que quien lo busque lo busque en la otra.; Le conviene si: tiene regente presente y el personal es estable.
3. Por forma farmacéutica: Tabletas con tabletas, jarabes con jarabes, cremas con cremas, gotas con gotas, inyectables con inyectables.; A favor: es el más fácil de todos para aprender, porque no exige ningún conocimiento previo — la forma se ve a simple vista. Alguien que entró ayer guarda bien desde el primer día. Y aprovecha mejor el espacio, porque agrupa envases de tamaño parecido; tener los líquidos juntos y abajo también evita accidentes.; En contra: separa productos hermanos. El mismo principio activo en tableta y en jarabe queda en dos puntos distintos del estante, así que atender una consulta obliga a recorrer dos zonas.; Le conviene si: tiene rotación de personal, está empezando, o quiere un orden que sobreviva a que usted no esté.
4. Por vía de administración: Una variante más fina de la anterior: se separa según por dónde entra el producto al organismo — oral, tópico, oftálmico, ótico, inyectable, y demás.; A favor: es el criterio que mejor ayuda a evitar confusiones al tomar un frasco del estante, porque mantiene separados productos que se parecen mucho por fuera y no se usan igual. Las gotas para el ojo y las gotas para el oído, guardadas juntas, son un accidente esperando su turno.; En contra: exige algo de formación para clasificar, y produce grupos muy desiguales — la vía oral se lleva casi todo el estante y las demás quedan en rincones pequeños.; Le conviene si: hay regente o personal con formación, y quiere que la disposición del estante juegue a favor de la seguridad.
5. Por padecimiento o síntoma: Se agrupa por el motivo por el que la gente lo pide: lo del resfriado junto, lo del dolor junto, lo del estómago junto.; A favor: es la forma en que pregunta el cliente, así que atender es directo y quien atiende ve de un vistazo lo que puede ofrecerle.; En contra: es el más difícil de mantener. Muchos productos sirven para más de una cosa y hay que asignarles un solo lugar, decisión que corresponde al criterio del regente y que quien entra nuevo no puede tomar solo. Recibir un pedido también se vuelve lento, porque cada caja se reparte por todo el estante.; Le conviene si: vende mucho de mostrador por consulta directa y tiene personal con criterio para sostener la clasificación.

Comparación de los cinco criterios de organización según qué tan fáciles son de aprender, de recibir mercadería, de atender y de inventariar.
Criterio	Fácil de aprender	Recibir el pedido	Atender rápido	Hacer inventario
Por laboratorio	Parcialmente	Sí	No	Sí
Por categoría	No	Parcialmente	Sí	Parcialmente
Por forma farmacéutica	Sí	Parcialmente	Parcialmente	Sí
Por vía de administración	No	Parcialmente	Parcialmente	Sí
Por padecimiento	No	No	Sí	Parcialmente

Ningún criterio gana en las cuatro columnas, y ahí está el punto: elegir uno es decidir a quién se le facilita el trabajo. Por eso la mayoría de las farmacias que funcionan bien no usan uno solo, sino una combinación — como se explica más abajo.

La pregunta que decide no es cuál es mejor, sino quién busca

Mirando la tabla se ve que ningún criterio gana en todo, y no es casualidad: cada uno le facilita el trabajo a una persona distinta, y en una farmacia hay tres personas buscando cosas por motivos que no coinciden.

Quien atiende busca contra reloj, con un cliente enfrente, y necesita llegar directo. Quien recibe el pedido busca dónde guardar treinta artículos que llegaron juntos del mismo proveedor. Y quien hace inventario necesita recorrer todo sin saltarse nada ni contar dos veces.

Antes de decidir, mire cuál de las tres tareas le duele más hoy y con qué frecuencia entra gente nueva a su equipo. Si el personal rota, cualquier criterio que exija conocimiento se degrada en semanas por buena que sea la idea — y un orden degradado es peor que un orden simple bien mantenido.

Lo que hacen las farmacias que están bien ordenadas

En la práctica, las farmacias que funcionan bien no eligen un criterio: combinan tres capas, y cada una resuelve una de las tres tareas de arriba.

La primera capa es la zona caliente. Un puñado de productos concentra buena parte de las ventas, y esos van al alcance de la mano detrás del mostrador, fuera de cualquier clasificación. No los ordena la teoría: los ordena la frecuencia.

La segunda capa es el resto del estante, ordenado con un solo criterio de los cinco, aplicado con disciplina. Elegir uno y sostenerlo vale más que elegir el óptimo y aplicarlo a medias.

Y la tercera son las excepciones que manda la práctica o la norma: lo que va en frío, lo de venta controlada con su acceso restringido, lo voluminoso abajo, los líquidos en las repisas bajas. Estas mandan sobre las otras dos capas.

Póngale nombre a cada lugar, sea cual sea el criterio

Esta es la parte que casi nadie hace y la que más rinde: darle un nombre a cada sitio, independiente de lo que se guarde en él. Estante A, repisa 3 — o sencillamente A3.

Lo bueno de un nombre neutro es que sobrevive a los cambios. Si mañana decide reorganizar por otro criterio, los lugares siguen llamándose igual y solo cambia qué hay en cada uno; si hubiera bautizado la repisa «Antigripales», el día que la use para otra cosa el rótulo pasa a mentir.

Con los lugares nombrados aparecen tres cosas que antes no existían. Se puede decir «está en B3» sin explicar nada. El inventario se puede repartir por zonas, y cada quien cuenta la suya sin pisarse. Y quien entra nuevo puede guardar un producto correctamente el primer día, sin conocer el catálogo, solo leyendo la ubicación.

Para nombrarlos: una letra por mueble o cuerpo de estante, un número por repisa, y si la farmacia es grande, un tercer nivel para la sección. Que sea corto, que se lea en voz alta sin confusión, y que esté rotulado en el propio estante — no solo en un papel.

Cómo reorganizar sin cerrar la farmacia

Reorganizar de golpe un sábado es tentador y casi siempre sale mal: se termina de noche, cansado, con medio estante a medias y el lunes nadie encuentra nada. Por zonas funciona mejor y no cuesta un día de operación.

El orden que recomendamos es este:

Rotule primero todos los lugares, antes de mover un solo producto. Es lo único que hay que hacer de una vez, y toma poco.
Empiece por la zona caliente: los productos de más movimiento al alcance de la mano. Es el cambio que más se nota el mismo día.
Siga por una sección por semana, empezando por la que hoy es más caótica. Al terminar cada zona, anote la ubicación de esos productos en su sistema o en su lista.
Avise al equipo antes de mover cada zona, y déjelo escrito. Un producto que cambió de sitio sin avisar es, durante unos días, un producto agotado.
Al final, un recorrido con quien atiende para detectar lo que quedó en un lugar poco intuitivo. Quien está en el mostrador todo el día ve cosas que desde la oficina no se ven.

Cómo ayuda Farmagestor a ordenar la farmacia

Hay una idea que resuelve el dilema de elegir criterio, y es la que más cambia el resultado: el lugar físico es uno solo, pero la forma de clasificar puede ser varias a la vez.

Un producto está en un único sitio del estante — eso es la ubicación, y en Farmagestor se ve en la misma pantalla donde se cobra, en la factura, en la ficha del producto, al armar el pedido y al recibirlo. Puede filtrar el catálogo por ubicación, que es lo que convierte el inventario por zonas en algo práctico.

Pero además cada producto puede llevar las etiquetas que usted quiera, y varias a la vez. Así, aunque el estante esté ordenado por forma farmacéutica, usted puede marcar productos como «refrigerado», por laboratorio, o con el grupo que le sirva, y sacar esa lista cuando la necesite. El estante se ordena de una sola forma; la información no tiene por qué.

Para crear los lugares hay tres caminos, según cómo tenga la cabeza y la farmacia: escribir los nombres uno por uno, generarlos automáticamente indicando un rango de letras y números, o importarlos desde una lista de Excel si ya los tenía en alguna parte.

Y una cosa que ningún sistema hace: mover los productos. Rotular los estantes y decidir qué va dónde sigue siendo trabajo suyo y de su equipo, un sábado por la mañana.

Ver ubicaciones y etiquetas en Farmagestor

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Preguntas

Preguntas frecuentes

Lo que más nos preguntan sobre inventario.

¿Cómo se deben organizar los productos en una farmacia?

Con uno de los cinco criterios habituales —por laboratorio, por categoría, por forma farmacéutica, por vía de administración o por padecimiento— combinado con dos capas más: una zona de alta rotación al alcance de la mano detrás del mostrador, y las excepciones que manda la práctica, como el frío, la venta controlada y los líquidos en las repisas bajas.

¿Cuál es la mejor forma de ordenar una farmacia?

Depende de quién busca y de si el personal rota. Si entra gente nueva con frecuencia, la forma farmacéutica es la más resistente porque no exige conocimiento previo para guardar bien. Si tiene regente y personal estable, la categoría o la vía de administración rinden más. Y si vende mucho de mostrador por consulta, el padecimiento acelera la atención aunque complique recibir.

¿Conviene ordenar la farmacia por laboratorio?

Facilita mucho recibir pedidos, revisar los vencimientos de un proveedor y preparar devoluciones, porque todo lo de un mismo fabricante queda junto. La contra es que nadie busca así: ni el cliente ni un dependiente nuevo saben qué laboratorio fabrica cada cosa, y si un producto cambia de fabricante hay que moverlo de sitio.

¿Cómo debo nombrar los estantes de mi farmacia?

Con nombres neutros que no dependan de lo que se guarde ahí: una letra por mueble y un número por repisa, del tipo A3 o B7, con un tercer nivel si la farmacia es grande. Un nombre neutro sobrevive a las reorganizaciones; uno temático como «Antigripales» pasa a mentir el día que esa repisa se use para otra cosa. Y los rótulos van pegados en el estante, no solo en un papel.

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¿Cómo reorganizo mi farmacia sin cerrar?

Por zonas, no de golpe. Primero rotule todos los lugares sin mover nada. Después acomode la zona de alta rotación, que es el cambio que más se nota el mismo día. Luego una sección por semana, empezando por la más caótica, anotando las nuevas ubicaciones al terminar cada una y avisando al equipo antes de mover cada zona.

¿Puedo ordenar por un criterio y consultar por otro?

Sí, y es la mejor salida al dilema. El lugar físico es uno solo, pero la clasificación puede ser múltiple: si el estante está ordenado por forma farmacéutica, cada producto puede llevar además etiquetas —por laboratorio, por grupo, «refrigerado»— y usted saca la lista que necesite en cada momento sin mover nada del estante.

¿Su duda no está aquí?

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