Cómo evitar productos caducados en su farmacia: el problema no es solo la fecha

Casi todo dueño de farmacia revisa fechas. Unos apuntan en un cuaderno lo que caduca el próximo trimestre, otros mandan a alguien a recorrer los anaqueles cada cierto tiempo, y muchos se enteran de memoria porque conocen su inventario. Y aun así, sigue caducando mercancía.

El motivo es que revisar la fecha responde una sola pregunta —¿cuándo caduca?— y esa pregunta, sola, no sirve para decidir nada. Un jarabe que caduca en tres meses no es un problema si usted vende cinco cajas por semana y le quedan ocho. Es un problema serio si vende una caja al mes y tiene veinte.

Dicho de otro modo: la fecha le dice cuánto tiempo le queda, pero no le dice si ese tiempo le alcanza. Y lo segundo es lo único que importa.

Cada producto de su farmacia se mueve a su propio ritmo. Hay analgésicos que salen todos los días y antibióticos concretos que salen dos veces al mes. Hay productos de temporada que no se mueven medio año y de pronto se acaban en tres semanas.

Cuando usted cruza ese ritmo con la fecha de caducidad del lote que tiene en el anaquel, la pregunta cambia por completo. Ya no es «¿cuándo caduca?», sino «¿me va a dar tiempo de venderlo?».

Ese cruce es el que decide. Y es también el que explica algo que confunde a mucha gente: un producto que caduca más adelante puede ser bastante más riesgoso que uno que caduca pronto, si del primero tiene una montaña y del segundo dos cajas que salen solas.

• Un lote que caduca en dos meses del que vende todo en tres semanas: no hay problema.

• Un lote que caduca en ocho meses del que tiene existencias para año y medio: ahí está su pérdida.

• Dos productos con la misma fecha en el empaque pueden tener riesgos opuestos.

Para saber si un producto va camino a caducar, hace falta cruzar tres datos. Ninguno de los tres es difícil de conseguir; lo difícil es tenerlos los tres juntos, para todos los productos, y al día.

• Cuánto tiene en el anaquel, separado por lote. No sirve el total: si tiene dos lotes, uno caduca antes que el otro y son dos situaciones distintas.

• Cuándo caduca cada uno de esos lotes.

• A qué velocidad se vende ese producto de verdad, según lo que salió en los últimos meses, no según lo que uno recuerda.

El cuaderno y el Excel hacen bien un trabajo: guardar lo que usted anotó. Le sirven para saber qué compró, cuánto pagó y qué fechas apuntó ese día.

Donde se quedan cortos es en el cruce. Para saber cuáles de sus productos están en riesgo, alguien tendría que tomar cada renglón, buscar cuánto se vendió en los últimos meses, dividir, comparar con la fecha del lote y ordenar el resultado. Con doscientos productos es una tarde entera. Con dos mil, no lo hace nadie — y por eso no se hace.

El problema no es la herramienta: es que el cálculo hay que rehacerlo cada semana, porque cada venta lo cambia.

Detectar el riesgo a tiempo sirve porque todavía quedan salidas. Cuando faltan semanas, no meses, las opciones se van cerrando una por una — y esa es exactamente la razón para no enterarse el último mes.

Estas son las salidas habituales, más o menos en el orden en que conviene intentarlas:

• Venderlo primero. Acomodar el anaquel para que la caja de adelante sea la que caduca antes, y que su equipo sepa por qué se hace así.

• Ofrecerlo activamente. Que quien atiende sepa que ese producto hay que mencionarlo cuando encaje con lo que el cliente pide.

• Ponerle un descuento. Menos margen es mejor que cero: un producto caducado no vale nada y encima hay que darlo de baja.

• Armar un combo con algo que sí se mueve.

• Devolverlo al proveedor, si su acuerdo lo permite y todavía está dentro del plazo que él acepta.

Hay una costumbre que por sí sola evita buena parte de las caducidades, y es que cada venta salga del lote que caduca antes. Suena obvio, y en la práctica casi nunca pasa: el dependiente toma la caja que tiene más a mano, que suele ser la última que llegó — o sea, la que caduca más tarde.

Así, el lote viejo se va quedando atrás mientras los nuevos pasan por delante. Y cuando alguien lo encuentra, ya no queda tiempo.

Y aquí conviene ser honesto, porque es donde muchos sistemas prometen de más: ningún programa puede meter la mano en su anaquel. Quien despacha sigue siendo quien decide qué caja toma, así que la costumbre de poner adelante lo que caduca antes —al acomodar la mercancía, no en medio de la venta— sigue siendo trabajo suyo y de su equipo.

Lo que sí puede hacer un sistema es no trabajar en contra: llevar la cuenta por lote y descontar siempre del más viejo, para que sus existencias y sus avisos de riesgo no se le desordenen solos.

Farmagestor calcula ese cruce por usted, para todos sus productos, y lo vuelve a calcular con cada venta que registra. No tiene que pedirlo ni configurar nada.

Y actúa en los tres momentos en que todavía se puede hacer algo. El primero es el más barato de todos: cuando usted está por recibir un pedido, el sistema compara ese lote con lo que de verdad vende y le avisa si no le va a dar tiempo — porque vienen más unidades de las que alcanzará a vender, o porque el lote llega con la fecha muy corta. Se lo dice con números, y con eso puede rechazarlo o pedirle al proveedor una fecha más larga. Es la diferencia entre evitar el problema y administrarlo.

El segundo es el mostrador: cada venta se descuenta del lote que caduca primero, así que la cuenta por lote se mantiene ordenada sola y el dinero en riesgo que le muestra el tablero es el de verdad. Acomodar el anaquel para que la caja de adelante sea la que caduca antes sigue siendo trabajo de su equipo — eso no lo resuelve ningún sistema.

Y el tercero es el tablero, donde usted ve cuánto dinero tiene hoy en riesgo, ordenado por cuánto hay en juego, y elige la jugada para cada producto: descuento, ofrecerlo activamente, exhibidor, combo o devolución al proveedor.

Lo que cierra el círculo es que después lo mide. Cuando detecta un lote en riesgo guarda una foto de ese momento, y más adelante cuenta cuántas unidades de ese lote sí se vendieron. Así el dinero rescatado que le muestra sale de sus propias ventas, no de una estimación optimista.

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