Cómo evitar productos vencidos en su farmacia: el problema no es solo la fecha
Para evitar productos vencidos no basta con revisar fechas: hay que comparar cuánto le queda de un producto contra la velocidad a la que se vende. Si tiene existencias para ocho meses y el lote vence en cuatro, ese producto ya es una pérdida anunciada, aunque la fecha todavía se vea lejos.
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Por qué se le vencen productos aunque usted sí revisa las fechas
Casi todo dueño de farmacia revisa fechas. Unos apuntan en un cuaderno lo que vence el próximo trimestre, otros mandan a alguien a recorrer los estantes cada cierto tiempo, y muchos se enteran de memoria porque conocen su inventario. Y aun así, se sigue venciendo mercadería.
El motivo es que revisar la fecha responde una sola pregunta —¿cuándo se vence?— y esa pregunta, sola, no sirve para decidir nada. Un jarabe que vence en tres meses no es un problema si usted vende cinco cajas por semana y le quedan ocho. Es un problema serio si vende una caja al mes y tiene veinte.
Dicho de otro modo: la fecha le dice cuánto tiempo le queda, pero no le dice si ese tiempo le alcanza. Y lo segundo es lo único que importa.
Un vencimiento es un problema de velocidad, no de calendario
Cada producto de su farmacia se mueve a su propio ritmo. Hay analgésicos que salen todos los días y antibióticos concretos que salen dos veces al mes. Hay productos de temporada que no se mueven medio año y de pronto se acaban en tres semanas.
Cuando usted cruza ese ritmo con la fecha de vencimiento del lote que tiene en el estante —la fecha de caducidad, como se dice en México—, la pregunta cambia por completo. Ya no es «¿cuándo vence?», sino «¿me va a dar tiempo de venderlo?».
Ese cruce es el que decide. Y es también el que explica algo que confunde a mucha gente: un producto que vence más adelante puede ser bastante más riesgoso que uno que vence pronto, si del primero tiene una montaña y del segundo dos cajas que salen solas.
- Un lote que vence en dos meses del que vende todo en tres semanas: no hay problema.
- Un lote que vence en ocho meses del que tiene existencias para año y medio: ahí está su pérdida.
- Dos productos con la misma fecha en el empaque pueden tener riesgos opuestos.
Las tres cosas que hay que saber de cada producto
Para saber si un producto va camino a vencerse, hace falta cruzar tres datos. Ninguno de los tres es difícil de conseguir; lo difícil es tenerlos los tres juntos, para todos los productos, y al día.
- Cuánto tiene en el estante, separado por lote. No sirve el total: si tiene dos lotes, uno vence antes que el otro y son dos situaciones distintas.
- Cuándo vence cada uno de esos lotes.
- A qué velocidad se vende ese producto de verdad, según lo que salió en los últimos meses, no según lo que uno recuerda.
Por qué el cuaderno y el Excel se quedan cortos aquí
El cuaderno y el Excel hacen bien un trabajo: guardar lo que usted anotó. Le sirven para saber qué compró, cuánto pagó y qué fechas apuntó ese día.
Donde se quedan cortos es en el cruce. Para saber cuáles de sus productos están en riesgo, alguien tendría que tomar cada renglón, buscar cuánto se vendió en los últimos meses, dividir, comparar con la fecha del lote y ordenar el resultado. Con doscientos productos es una tarde entera. Con dos mil, no lo hace nadie — y por eso no se hace.
El problema no es la herramienta: es que el cálculo hay que rehacerlo cada semana, porque cada venta lo cambia.
Qué hacer cuando ya faltan pocas semanas
Detectar el riesgo a tiempo sirve porque todavía quedan salidas. Cuando faltan semanas, no meses, las opciones se van cerrando una por una — y esa es exactamente la razón para no enterarse el último mes.
Estas son las salidas habituales, más o menos en el orden en que conviene intentarlas:
- Venderlo primero. Acomodar el estante para que la caja de adelante sea la que vence antes, y que su equipo sepa por qué se hace así.
- Ofrecerlo activamente. Que quien atiende sepa que ese producto hay que mencionarlo cuando encaje con lo que el cliente pide.
- Ponerle un descuento. Menos margen es mejor que cero: un producto vencido —caducado— no vale nada y encima hay que darlo de baja.
- Armar un combo con algo que sí se mueve.
- Devolverlo al proveedor, si su acuerdo lo permite y todavía está dentro del plazo que él acepta.
La regla que evita la mitad del problema: lo que vence primero, se vende primero
Hay una costumbre que por sí sola evita buena parte de los vencimientos, y es que cada venta salga del lote que vence antes. Suena obvio, y en la práctica casi nunca pasa: el dependiente toma la caja que tiene más a mano, que suele ser la última que llegó — o sea, la que vence más tarde.
Así, el lote viejo se va quedando atrás mientras los nuevos pasan por delante. Y cuando alguien lo encuentra, ya no queda tiempo.
Y aquí conviene ser honesto, porque es donde muchos sistemas prometen de más: ningún programa puede meter la mano en su estante. Quien despacha sigue siendo quien decide qué caja toma, así que la costumbre de poner adelante lo que vence antes —al acomodar la mercadería, no en medio de la venta— sigue siendo trabajo suyo y de su equipo.
Lo que sí puede hacer un sistema es no trabajar en contra: llevar la cuenta por lote y descontar siempre del más viejo, para que sus existencias y sus avisos de riesgo no se le desordenen solos.
Cómo lo resuelve Farmagestor
Farmagestor calcula ese cruce por usted, para todos sus productos, y lo vuelve a calcular con cada venta que registra. No tiene que pedirlo ni configurar nada.
Y actúa en los tres momentos en que todavía se puede hacer algo. El primero es el más barato de todos: cuando usted está por recibir un pedido, el sistema compara ese lote con lo que de verdad vende y le avisa si no le va a dar tiempo — porque vienen más unidades de las que alcanzará a vender, o porque el lote llega con la fecha muy corta. Se lo dice con números, y con eso puede rechazarlo o pedirle al proveedor una fecha más larga. Es la diferencia entre evitar el problema y administrarlo.
El segundo es el mostrador: cada venta se descuenta del lote que vence primero, así que la cuenta por lote se mantiene ordenada sola y el dinero en riesgo que le muestra el tablero es el de verdad. Acomodar el estante para que la caja de adelante sea la que vence antes sigue siendo trabajo de su equipo — eso no lo resuelve ningún sistema.
Y el tercero es el tablero, donde usted ve cuánto dinero tiene hoy en riesgo, ordenado por cuánto hay en juego, y elige la jugada para cada producto: descuento, ofrecerlo activamente, exhibidor, combo o devolución al proveedor.
Lo que cierra el círculo es que después lo mide. Cuando detecta un lote en riesgo guarda una foto de ese momento, y más adelante cuenta cuántas unidades de ese lote sí se vendieron. Así el dinero rescatado que le muestra sale de sus propias ventas, no de una estimación optimista.
Preguntas frecuentes
Lo que más nos preguntan sobre vencimientos.
¿Con cuánta anticipación conviene detectar un producto que se va a vencer?
Depende de la velocidad a la que se venda ese producto, no de un número fijo de meses.
La forma práctica de verlo es al revés: usted necesita enterarse mientras todavía le quede tiempo de venderlo a precio normal. Para un producto que sale todos los días, unas semanas bastan. Para uno que sale dos veces al mes, hay que verlo con varios meses de anticipación o ya no hay nada que hacer.
¿Sirve de algo revisar los estantes cada cierto tiempo?
Sirve para encontrar lo que ya está por vencerse, que es tarde. No sirve para prevenir.
Además tiene un costo escondido: es tiempo de alguien de su equipo, se hace mal cuando hay clientes, y hay que repetirlo. Si el cruce está calculado, el recorrido por los estantes deja de ser una búsqueda a ciegas y pasa a ser una lista corta de productos concretos que hay que ir a ver.
¿Por qué un producto que vence más adelante puede ser más riesgoso?
Porque lo que decide no es la fecha, sino cuánto tiene contra cuánto vende. Si de un producto que vence en ocho meses tiene existencias para año y medio, ese sobrante no lo va a vender nunca a tiempo. En cambio, de uno que vence en dos meses pero se le acaba cada tres semanas, no va a sobrar nada.
¿Se puede evitar del todo que se venza mercadería?
Del todo, no. Siempre habrá un producto que se dejó de pedir, una temporada que no llegó o un cliente habitual que se mudó.
Lo que sí se puede es dejar de perder dinero por no haberse enterado. La mayor parte de lo que se vence en una farmacia no se vence porque no hubiera salida: se vence porque nadie lo vio a tiempo.
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¿Esto funciona si compro por lotes con fechas distintas del mismo producto?
Sí, y de hecho es el caso normal. Cada lote se lleva por separado, con su propia fecha y sus propias existencias, y el cálculo de riesgo se hace lote por lote. Es la única forma de que el número signifique algo: el total de un producto no le dice nada si adentro hay dos fechas distintas.
¿Su duda no está aquí?
Escríbanos y le responde una persona del equipo de Farmagestor, que conoce la operación de una farmacia por dentro.
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