Qué exige el MINSA a las farmacias de Nicaragua sobre los vencimientos

Un vencido no es solo mercadería perdida: es una infracción

Esta es la parte que más se subestima. Un producto vencido en el estante no es únicamente dinero que se botó — la ley lo trata como algo bastante más serio, y conviene entender la cadena completa.

El artículo 30 de la Ley 292 define como medicamento vencido aquel cuya fecha de vencimiento o de expiración ya pasó. Hasta ahí, lo obvio.

El artículo 32 va más lejos: «Se presume de pleno derecho el deterioro, en aquellos medicamentos que se comercialicen, distribuyan o se suministren una vez vencido el plazo de duración que señale el envase o envoltura». En otras palabras, para la ley un medicamento vencido que se vende ya está deteriorado, y no hace falta demostrarlo.

Y el artículo 100 clasifica como infracción muy grave «la tenencia» y la dispensación de medicamentos deteriorados. Las sanciones del artículo 101 van desde la amonestación por escrito y la amonestación pública hasta las multas y el decomiso.

Leídos juntos, esos tres artículos explican por qué el vencimiento no es un tema de inventario: es un tema de licencia.

Si además distribuye, le piden algo más

Conviene no confundir los dos papeles, porque la ley los separa. El artículo 75 es el del Regente de Farmacia. El artículo 74, el anterior, es el de los Regentes de Distribuidoras, y a ellos les pide dos cosas que a la farmacia no le exige con esas mismas palabras: llevar el inventario de fechas de vencimiento, y vigilar, informar y comunicar a las autoridades la destrucción de productos en mal estado o vencidos.

Si su negocio solo vende al público, ese artículo no es suyo. Si además le vende a otros establecimientos, sí — y entonces el inventario de fechas de vencimiento deja de ser una buena costumbre para ser una obligación con nombre propio.

Qué hay que anotar cuando llega el pedido

El capítulo IV es el de la recepción, y es sorprendentemente detallado. Antes de que la mercadería entre, hay que revisar los documentos del proveedor contra la orden de compra y verificar —entre otros datos— el número de lote y la fecha de vencimiento.

Después, la recepción tiene que quedar documentada, con al menos esto:

• Nombre del producto, forma farmacéutica, concentración y presentación
• Nombre del fabricante y del proveedor
• Cantidad recibida
• Número de lote
• Fecha de elaboración y fecha de expiración
• Nombre y firma de quien entrega y de quien recibe
• Fecha de recepción

Cómo hay que guardar, y qué se hace con lo que no se puede vender

El capítulo V fija la condición que más se incumple sin darse cuenta: el local de almacenamiento debe mantener una temperatura entre 15 °C y 30 °C, salvo que el fabricante indique otra cosa. Si usa refrigeradores, tienen que estar en un ambiente que no supere los 24 °C, y la temperatura debe quedar registrada de forma permanente.

Los productos con medidas especiales —narcóticos, por ejemplo— van con acceso restringido. Y al recibir, los productos se ubican en un área de cuarentena hasta que se aprueban.

Para lo que se devuelve, el capítulo VII pide un área destinada al almacenamiento de productos devueltos, bajo responsabilidad del regente. Y marca un límite que conviene conocer antes de negociar con un proveedor: «No se deben aceptar devoluciones de medicamentos vencidos o deteriorados». La devolución se negocia antes de la fecha, no después.

Cuando hay que retirar un producto del mercado, el capítulo VIII pide instrucciones escritas para que esos productos se almacenen en un lugar seguro y separado hasta que se determine su destino final, y que el proceso se registre en un informe.

Qué mira una inspección, y cuánto tiempo le dan después

Las inspecciones las hacen la Dirección General de Regulación Sanitaria y los SILAIS. La norma dice que los establecimientos están sujetos a inspecciones periódicas y que es obligatorio cumplir con lo que ella estipula.

Si encuentran productos vencidos, el artículo 92 de la Ley 292 describe qué pasa: el inspector levanta inventario de esos productos y los sella, manteniéndolos fuera de circulación, y se lleva los que necesite para análisis. De lo que retire, firma el recibo correspondiente.

Y si determinan que hay incumplimiento, el capítulo XII fija el reloj: se notifica al representante y se le da un plazo no mayor de quince días para presentar el plan de acciones correctivas.

Quince días es poco tiempo para reconstruir a mano un registro de lotes que nunca se llevó. Es mucho tiempo si el registro ya existe y solo hay que imprimirlo.

Dónde entra un sistema, y dónde no

Conviene decir esto con claridad, porque es fácil venderlo mal: ningún sistema lo pone a usted en regla. El cumplimiento es responsabilidad del regente y del propietario, y una inspección evalúa su farmacia, no su programa de computadora.

Lo que sí hace un sistema es quitarle de encima la parte mecánica, que es justamente donde se rompe el cumplimiento en la práctica. El registro por lote con su fecha de vencimiento queda hecho al recibir, no depende de que alguien se acuerde de anotarlo; la información está lista el día que llega la inspección; y cada usuario entra con su propio acceso, de modo que se sabe quién hizo cada movimiento.

En el caso de Farmagestor hay además una diferencia de momento, y es la que más dinero cambia. La norma le pide controlar la fecha de vencimiento; Farmagestor cruza esa fecha con la velocidad a la que se vende ese producto en su farmacia, y le dice cuáles no le va a dar tiempo de vender — meses antes, cuando todavía puede aplicar un descuento, armar un combo o negociar la devolución, que es cuando el proveedor todavía la acepta.

Cumplir con la norma evita la sanción. Anticiparse evita la pérdida. No son lo mismo y conviene no confundirlos.

Y una aclaración sobre el resto del papeleo, para que no se lleve una sorpresa: Farmagestor no emite factura fiscal de la DGI ni le lleva la planilla. Se ocupa del inventario, las compras y los vencimientos.

Ver cómo Farmagestor le avisa antes