¿Cuánto comprar de cada producto? Por qué no todos se comportan igual
No existe una regla única para toda la farmacia. La cantidad correcta sale de tres cosas: a qué velocidad se vende ese producto, cuánto tarda su proveedor en traerlo y cuánta variación tiene su demanda. Un producto parejo y uno que se vende a saltos necesitan cuentas distintas, aunque vendan lo mismo al mes.
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La regla que todos usamos y por qué falla
Casi todas las farmacias compran con alguna versión de la misma regla: mirar cuánto se vendió el mes pasado y pedir algo parecido, con un poco más por si acaso. Es una regla razonable y funciona bastante bien… en la mitad del inventario.
El problema es la otra mitad. Porque esa regla asume que todos los productos se comportan igual, y no lo hacen. Dos productos pueden vender exactamente doce unidades al mes y necesitar cantidades de compra completamente distintas.
Uno vende tres por semana, todas las semanas. El otro no vende nada durante veinte días y de pronto salen doce de golpe porque un médico de la zona lo receta. Si a los dos les pide lo mismo, con el primero acierta y con el segundo se queda corto o le sobra — según el mes.
Los tres comportamientos que hay en cualquier farmacia
Si uno mira las ventas de un año, los productos de una farmacia se acomodan casi solos en tres grupos. No hace falta ninguna cuenta complicada para reconocerlos: se ven a simple vista en el historial.
- Los parejos. Salen a un ritmo estable, semana tras semana. Son los más fáciles: lo que vendió es una buena señal de lo que va a vender.
- Los de temporada. Suben y bajan con el año — lo respiratorio en invierno, lo digestivo en las fiestas, los antialérgicos en la época de polvo. Mirar el mes pasado con estos es el error clásico: le dice justo lo contrario de lo que viene.
- Los de salto. Pasan semanas en cero y de pronto sale una tanda. Suelen ser productos con pocos clientes fijos, o recetados. Con estos, el promedio miente: promediar ceros con un pico da un número que nunca ocurre.
Lo que casi nadie mete en la cuenta: cuánto tarda en llegar
Hay un dato que cambia por completo la cantidad correcta y que rara vez se toma en cuenta: cuánto tarda de verdad su proveedor en entregarle.
No cuánto dice que tarda. Cuánto tarda. Si un proveedor le promete tres días y en la práctica le entrega en nueve, usted necesita seis días más de existencias que las que creía — y esos seis días son justo los que lo dejan sin producto.
Es un dato que su farmacia ya genera todos los meses: cada pedido tiene una fecha en que se envió y otra en que llegó. Solo hay que estar mirándolo.
Comprar de más también cuesta, aunque no lo parezca
Quedarse sin un producto duele de inmediato: el cliente pregunta, usted no lo tiene y se va. Comprar de más duele en silencio, y por eso se subestima.
Ese exceso es dinero suyo detenido en el estante. Dinero que ya pagó, que no está en la caja y que no puede usar para comprar lo que sí se vende. Y encima corre el reloj: mientras más tiempo pasa ahí, más cerca está de convertirse en un producto vencido.
Por eso la pregunta no es «¿cuánto puedo comprar?», sino «¿cuánto de esto voy a poder vender antes de que deje de servirme?».
Cuidado con la oferta del proveedor
«Llevate doce y te dejo dos» es una oferta buena o mala según un solo dato: a qué velocidad se vende ese producto.
Si de ese producto vende catorce al mes, la oferta es excelente. Si vende dos, acaba de comprar existencias para siete meses de algo que no lo necesitaba, con dinero que le hacía falta para otra cosa.
No es que las ofertas sean malas. Es que la decisión no se puede tomar mirando el descuento: hay que mirarlo contra lo que ese producto se mueve.
Cómo lo resuelve Farmagestor
Farmagestor mira el historial real de ventas de cada producto y estima cuánto va a vender, usando el método que le corresponde según su comportamiento — parejo, de temporada o de salto. Usted no configura nada ni tiene que clasificar productos a mano: el sistema reconoce el patrón de cada uno.
Con eso arma la lista de compras: qué comprar, cuánto y a qué proveedor, ya separada por proveedor para que usted solo revise, ajuste lo que quiera y confirme.
Y mete en la cuenta los dos datos que casi nadie mira. Uno es cuánto tarda de verdad ese proveedor: el sistema lo va midiendo pedido a pedido, y el mínimo de cada producto nunca baja de lo que él se demora en entregar. El otro es el riesgo de vencimiento — si un producto ya lo tiene, la sugerencia de compra baja a cero, porque primero conviene vender lo que hay.
Cada producto muestra además su estado de un vistazo: sano, bajo o excesivo. Ahí se ve en qué está puesto de más el dinero, sin abrir un informe aparte.
El sistema estima y recomienda. La decisión sigue siendo suya, producto por producto.
Preguntas frecuentes
Lo que más nos preguntan sobre compras y pedidos.
¿Cuánto historial de ventas hace falta para que la cuenta sirva?
Mientras más, mejor, pero no hace falta esperar un año para empezar a decidir mejor que a ojo.
Con unas semanas de ventas ya se distingue lo que sale todos los días de lo que sale una vez al mes, y eso solo ya evita los errores más caros. Los patrones de temporada sí necesitan tiempo: para saber que un producto sube en invierno hay que haber visto un invierno.
¿Y los productos nuevos, de los que no tengo historial?
Ahí no hay historial que mirar, así que se empieza por lo que se parece: productos del mismo tipo que ya vende y el criterio de quien conoce su clientela. Lo importante es revisarlo pronto — a las pocas semanas ese producto ya generó su propio historial y deja de ser una apuesta.
¿Conviene comprar más cuando el proveedor da descuento por volumen?
Conviene si ese volumen lo va a vender en un plazo razonable. No conviene si lo que ahorra en el descuento lo pierde en dinero detenido y en riesgo de vencimiento.
La cuenta rápida: divida las unidades de la oferta entre lo que vende al mes de ese producto. Si el resultado son más meses de los que le quedan hasta el vencimiento del lote, la oferta le está costando dinero.
¿Tengo que hacer esta cuenta producto por producto?
A mano sería imposible en una farmacia con miles de productos, y ese es justamente el motivo por el que casi nadie lo hace. La cuenta no es difícil; lo difícil es repetirla para todo el inventario cada vez que hay que pedir. Eso es lo que conviene dejarle a un sistema.
¿Su duda no está aquí?
Escríbanos y le responde una persona del equipo de Farmagestor, que conoce la operación de una farmacia por dentro.
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