Cómo elegir sustitutos al momento de comprar sin llenarse de dinero detenido

El primer error: pedir del sustituto la misma cantidad que pedía del original

Es el error más caro y el más silencioso, porque parece lo lógico: si vendía diez cajas al mes del original, pido diez del sustituto. Detrás de ese error hay un fenómeno que tiene nombre — la transferencia de demanda — y entenderlo es lo que separa una sustitución bien calculada de una apuesta.

Cuando un producto falta, su demanda no desaparece — pero tampoco se muda entera al sustituto. Se parte en tres: una parte acepta el cambio y se queda con usted; otra prefiere esperar a que vuelva el original o consultar antes de cambiar; y otra sale por la puerta a buscarlo en otra farmacia. Solo la primera es del sustituto. Cuánto vale cada parte cambia con cada producto: no es lo mismo sustituir un analgésico común que un producto que el cliente lleva años comprando por su nombre.

La buena noticia es que la señal de cuánto se transfiere ya está en sus propias ventas. Si el sustituto que está considerando ya rota más que el original, sus clientes lo aceptan con facilidad, y puede contar con que absorba la mayor parte de esa demanda. Si rota bastante menos, es señal de que cuesta aceptarlo: cuente con una fracción pequeña. Y si los dos se venden parecido, lo prudente es asumir la mitad y ajustar con lo que pase el primer mes.

Y hay un segundo detalle que casi todos pasan por alto: el sustituto ya tiene ventas propias. La cantidad correcta no es «lo que vendía el original», sino la demanda propia del sustituto más la parte transferida. Contar solo una de las dos es quedarse corto o pasarse.

La consecuencia práctica va contra el instinto: al sustituir, casi siempre se pide menos que lo que pedía del original — pero más que lo que pedía del sustituto. Pasarse convierte un problema de abasto en dinero detenido en el estante. Y quedarse demasiado corto repite el agotado, ahora en el producto que trajo justamente para no perder esas ventas.

El tercer error: aceptar el sustituto sin mirar el mínimo de compra

Este es el que más dinero detiene, y casi nadie lo mira en el momento. Muchos proveedores exigen una cantidad mínima por producto, y ese mínimo se fijó pensando en el producto que ellos más venden, no en el que usted necesita hoy.

La cuenta que hay que hacer cabe en una línea: divida el mínimo que le exigen entre las unidades que espera vender por semana. Si el resultado pasa del mes, ese sustituto le va a dejar mercadería parada aunque sea buenísimo en todo lo demás — mejor precio, mejor margen, mejor todo.

Un sustituto puede ganar en precio, en margen y en rotación, y aun así ser mala compra por esta sola razón. Es la razón por la que conviene mirarla al final, cuando ya decidió cuál quiere: si el mínimo no cuadra con lo que va a vender, la decisión se cae por completo y toca volver a la lista.

Cuántas marcas del mismo principio activo conviene tener

Los sustitutos se acumulan sin que nadie lo decida. Un mes faltó la marca habitual y trajo otra; al siguiente le ofrecieron una tercera en promoción; y al año tiene tres o cuatro presentaciones del mismo principio activo compartiendo el mismo estante y los mismos clientes.

El problema no es tener alternativas: es tenerlas sin haberlo decidido. Cada marca extra reparte la misma demanda entre más productos, así que todas rotan más lento, todas se acercan más a su fecha de vencimiento y el dinero que podría estar en otro renglón está repartido en variantes de lo mismo.

La regla práctica: dos presentaciones del mismo principio activo suelen bastar —una de referencia y una alternativa—, y una tercera solo se justifica si de verdad se vende. La palabra importante es «se vende», no «se pidió alguna vez».

Cómo lo resuelve Farmagestor

Dentro del asistente de pedidos, cuando usted saca un producto de la lista de compras, el sistema le pide el motivo. Y según cuál sea, le pide también el sustituto: si el producto está agotado en el mercado, si lo descontinuaron, si el vencimiento es muy corto o si el costo dejó de ser rentable, ese renglón queda pendiente hasta que usted diga con qué lo cubre. Es lo que evita que un producto salga de la lista y nadie vuelva a acordarse.

Al elegir el sustituto, Farmagestor hace el cálculo de la transferencia de demanda por usted: parte de las ventas propias del sustituto, mide qué tan aceptado está ya en su farmacia comparando su rotación con la del original, y con eso estima qué fracción de la demanda del original se le va a transferir. La cantidad sugerida sale de sumar las dos — no de copiar la del producto que faltó. Y pone los dos lado a lado con lo que cambia entre uno y otro, incluida la advertencia cuando cambia la concentración o la forma farmacéutica, para que esa parte llegue al farmacéutico antes de comprar, no después.

El sistema estima y advierte. La compra la decide usted, y lo clínico lo decide su farmacéutico.

Vea la comparativa de sustitutos