¿Cuándo hay que volver a comprar un producto? La cuenta que evita el agotado
Hay que volver a pedir cuando lo que queda alcanza solo para cubrir la espera del proveedor, más un colchón. La cuenta es: unidades que vende por día, multiplicadas por los días que tarda el pedido en llegar, más un margen de seguridad. Al llegar a ese número se pide, aunque el estante se vea lleno.
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«Lo pido cuando se está acabando» siempre llega tarde
Es la regla más usada en las farmacias y falla por una razón de tiempos: entre que usted pide y le entregan pasan días, y durante esos días el producto sigue vendiéndose. Si pide cuando quedan tres unidades y el proveedor tarda una semana, la pregunta no es si se va a quedar sin producto — es cuántos días va a estar sin él.
Y el agotado no avisa. Nadie le reporta la venta que no se hizo, así que el problema se descubre por el lado equivocado: un cliente que pregunta por algo que usted creía tener, o la sensación difusa de que ese producto «se vende menos que antes» — cuando lo que pasa es que la mitad del mes no estuvo disponible.
La solución no es pedir más cantidad. Es pedir antes, y hay una cuenta para saber cuándo.
La cuenta: cuántas unidades deben quedar para disparar el pedido
El número que busca es sencillo de calcular y se llama punto de reposición: la cantidad de unidades a la que hay que volver a pedir. Tiene dos partes.
La primera es cuánto va a vender mientras espera. Tome lo que ese producto vende por día y multiplíquelo por los días que tarda el proveedor en entregarle. Si vende cuatro unidades diarias y el pedido llega en cinco días, va a necesitar veinte unidades solo para no quedarse sin nada durante la espera.
La segunda es el colchón: unas unidades de más para cubrir lo que no sale como esperaba — una semana con más demanda, o un pedido que llega tarde. Sumando las dos partes tiene su punto de reposición, y la regla es simple: cuando le queden esas unidades, se pide. Aunque el estante todavía se vea con producto.
Un detalle que se pasa por alto: este número no es para siempre. Si cambia lo que vende ese producto —una temporada alta, un medicamento que se puso de moda en la zona— el punto sube con él. Y si cambia de proveedor, también.
- Punto de reposición = venta diaria × días de entrega + colchón.
- Al llegar a ese número, se pide. La cantidad a pedir es otra cuenta distinta.
- Revíselo cuando cambie la demanda o cambie de proveedor.
Por qué el promedio del proveedor lo deja sin producto la mitad de las veces
Aquí está el error más caro de toda esta cuenta, y es de los que no se ven venir: usar el tiempo de entrega promedio de su proveedor.
Piénselo así. Si su proveedor tarda en promedio cinco días, eso significa que aproximadamente la mitad de sus pedidos tardan más de cinco días. Planear con el promedio es planear para que le alcance en la mitad de las ocasiones y le falte en la otra mitad. Y como cada falla se traduce en días sin producto, el resultado es un agotado cada dos pedidos.
Lo que conviene hacer es planear con los pedidos lentos, no con los típicos. Si de los últimos ocho pedidos la mayoría llegó en cinco días pero dos tardaron nueve, use un número cercano a nueve. Va a tener un poco más de inventario, sí — y ese poco más es exactamente lo que evita quedarse sin vender.
Es la misma idea que hace preferible un proveedor puntual a uno rápido pero impredecible: lo que le cuesta dinero no es que tarde, es que usted no pueda saber cuánto va a tardar.
La realidad: usted no pide producto por producto
Toda la cuenta anterior asume que puede pedir un producto el día exacto en que llega a su punto. En la práctica no funciona así: usted le hace un pedido a cada proveedor cada cierto tiempo —los martes, cada quince días, cuando junta el monto mínimo— y en ese pedido va todo lo de ese proveedor junto.
Eso cambia la cuenta, y para el lado que suele olvidarse: lo que compra hoy no tiene que alcanzar hasta que llegue el pedido, tiene que alcanzar hasta que llegue el pedido siguiente. Si le pide a ese proveedor cada quince días y tarda cinco en entregar, cada compra tiene que cubrir veinte días de venta, no cinco.
De ahí sale la manera práctica de trabajar: en vez de vigilar producto por producto, revise antes de cada pedido qué productos de ese proveedor van a llegar a su punto antes del próximo, y métalos todos ahora. Es una sola revisión, el día que arma el pedido, en vez de una vigilancia permanente que nadie sostiene.
Los productos que se salen de la regla
La cuenta funciona para el grueso del catálogo. Tres grupos piden un criterio aparte.
- Los que casi no se venden
- Si un producto sale una vez al mes, calcular una venta diaria da un número sin sentido. Para estos conviene decidir cuántas unidades quiere tener en el estante y reponer cuando baje de ahí — sin cuenta ninguna.
- Los de temporada
- Lo que se vende por olas —épocas de lluvia, de calor, de clases— tiene un punto de reposición que cambia con la temporada. Vale la pena subirlo antes de que empiece y bajarlo cuando termina, en vez de descubrirlo cuando ya está sin producto en plena demanda.
- Los que no pueden faltar nunca
- Hay productos que su farmacia no puede dejar de tener, sea por la clientela que atiende o por criterio de su farmacéutico. Para esos, el colchón se calcula generoso a propósito: el costo de tener unas unidades de más es mucho menor que el de no tenerlas.
Cómo lo resuelve Farmagestor
Farmagestor hace esta cuenta por usted, producto por producto, y con el dato que casi nadie tiene a mano: cuánto tarda de verdad ese proveedor en entregar ese producto. No el plazo que promete — el que se desprende de sus pedidos anteriores, con la fecha en que se enviaron y la fecha en que llegaron.
Y lo hace con el criterio prudente del que habla este artículo: en vez del plazo promedio, usa uno más largo, pensado para que le alcance también cuando el proveedor se demora — cubre tres de cada cuatro pedidos en vez de la mitad. En la ficha de cada producto puede ver ese plazo y de dónde salió: del historial de ese producto con ese proveedor, del proveedor en general, o de un valor inicial mientras todavía no hay pedidos suficientes.
El resultado llega donde se necesita: cuando arma el pedido, la lista ya trae los productos que van a hacer falta antes del próximo, con la cantidad calculada. Usted revisa y confirma.
Preguntas frecuentes
Lo que más nos preguntan sobre compras y pedidos.
¿Cuándo debo volver a comprar un producto?
Cuando las unidades que le quedan alcancen solo para cubrir la espera del pedido más un colchón. La cuenta es: lo que vende por día multiplicado por los días que tarda el proveedor, más un margen de seguridad. Al llegar a ese número se pide, aunque el estante se vea con producto — porque durante los días de espera va a seguir vendiendo.
¿Qué es el punto de reposición?
Es la cantidad de unidades a la que hay que volver a pedir un producto. Se calcula multiplicando la venta diaria por los días de entrega del proveedor y sumando un colchón para los imprevistos. No es un número fijo: sube si el producto empieza a venderse más, y cambia si cambia de proveedor.
¿Por qué no debo usar el tiempo de entrega promedio de mi proveedor?
Porque el promedio significa que aproximadamente la mitad de los pedidos tardan más que eso. Planear con el promedio es planear para quedarse sin producto una de cada dos veces. Conviene usar un plazo más largo, del tipo de los pedidos lentos: tendrá un poco más de inventario y muchos menos días sin vender.
¿Cómo calculo el punto de reposición si le pido a mi proveedor solo una vez al mes?
Sumando el tiempo entre pedidos. Lo que compre hoy tiene que alcanzar hasta que llegue el pedido siguiente, no solo hasta que llegue este. Si le pide cada treinta días y tarda cinco en entregar, cada compra debe cubrir unos treinta y cinco días de venta. En la práctica conviene revisar, antes de armar cada pedido, qué productos de ese proveedor van a hacer falta antes del próximo.
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¿Y los productos que casi no se venden?
Para esos la cuenta no aplica bien, porque una venta diaria calculada sobre una unidad al mes da un número sin sentido. Conviene decidir cuántas unidades quiere tener en el estante y reponer cuando baje de ahí. Y si es un producto que no puede faltar por la clientela que atiende, calcule el colchón con holgura: tener unas unidades de más cuesta mucho menos que no tenerlas.
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