Cómo elegir un proveedor para su farmacia: los diez criterios que importan
Para elegir un proveedor de farmacia no basta con comparar precios: hay que mirar el plazo de entrega y qué tan constante es, si entrega completo, el mínimo de compra, las condiciones de crédito, la amplitud del catálogo, los descuentos y bonificaciones, y la política de devolución de producto próximo a vencer. El precio más bajo con entregas incompletas sale caro.
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Al proveedor no se le elige una vez: se le evalúa siempre
Casi todas las farmacias eligen a sus proveedores al abrir y después no vuelven a revisar esa decisión. Se sigue comprando donde se compra, por costumbre y porque cambiar da pereza, aunque el servicio haya empeorado.
El problema de eso es que las condiciones cambian: el que entregaba en dos días ahora tarda una semana, el que nunca fallaba empezó a mandar incompleto, y el que daba el mejor precio ya no lo da. Y como nadie lleva el registro, esos deterioros se sienten pero no se pueden demostrar — ni en una negociación ni en la decisión de cambiar.
Este artículo va de los criterios para elegir, sí, pero sobre todo de cómo dejarlos medidos para poder revisar la decisión con datos dentro de seis meses.
Los diez criterios para comparar proveedores
Estos son los que de verdad mueven la aguja en una farmacia. Los tres primeros pesan más que todos los demás juntos, y suelen ser los que menos se preguntan antes de empezar a comprar.
- Plazo de entrega: cuánto tarda desde que se hace el pedido hasta que llega. Es el dato que determina cuándo hay que pedir cada producto, así que sin él no se puede planificar la reposición.
- Consistencia del plazo: si ese tiempo se sostiene o varía. Merece su propia sección más abajo, porque es el criterio peor entendido de todos.
- Cumplimiento del pedido: si entrega lo que se le pidió o manda incompleto. Un faltante del proveedor se convierte en un producto agotado en su estante, con todo lo que eso cuesta.
- Precio, mirado completo: no el de lista, sino el que queda después de descuentos, bonificaciones y del costo de traer la mercadería.
- Amplitud del catálogo: cuántas de sus necesidades cubre un solo proveedor. Concentrar más líneas en menos pedidos ahorra tiempo, alcanza mínimos con más facilidad y simplifica las cuentas por pagar.
- Mínimo de compra: el monto que hay que alcanzar para que despache. Un mínimo alto en un proveedor con poca rotación en su farmacia lo obliga a comprar de más para que le manden — y eso termina en dinero detenido.
- Crédito: si lo da, de cuánto y a qué plazo. Comprar a crédito le permite vender el producto antes de pagarlo, y para una farmacia que está creciendo eso vale más que un descuento pequeño.
- Descuentos y bonificaciones: qué ofrece por volumen o por pronto pago, y qué unidades adicionales entrega sin costo. Conviene tenerlos anotados, porque cambian y porque son lo primero que se negocia.
- Política de devolución: si acepta el producto que no se alcanzó a vender antes del vencimiento, con cuánta anticipación y en qué condiciones. Casi nadie lo pregunta al empezar, y es lo que decide cuánto pierde en vencimientos.
- Trato y resolución: cuando hay un problema, qué tan fácil es resolverlo y con quién se habla. No se mide en números, pero se nota el día que llega mercadería dañada.
El criterio peor entendido: vale más un proveedor puntual que uno rápido
Entre un proveedor que siempre tarda cinco días y otro que a veces tarda dos y a veces nueve, conviene el primero — aunque su promedio sea peor. Es contraintuitivo y es la idea más rentable de todo este artículo.
La razón es que la reposición se planifica con el plazo. Si sabe que su proveedor tarda cinco días, pide cuando le quedan cinco días de venta y no se queda corto nunca. Con el impredecible no puede hacer esa cuenta: si pide contando con dos días y esta vez tarda nueve, se queda sin producto una semana; y si pide contando con nueve para curarse en salud, va a tener de más casi siempre.
Dicho de otro modo: un proveedor impredecible le cobra un impuesto silencioso en forma de agotados o de inventario extra, y usted lo paga aunque su promedio de entrega se vea bien en una hoja.
Por eso, al evaluar, no basta con preguntar cuánto tarda: hay que mirar cuánto varió en los últimos pedidos. Un proveedor que promete dos días y cumple entre dos y tres es excelente. Uno que promete dos y entrega entre uno y ocho es un problema, por mucho que su promedio dé cuatro y medio.
Por qué el precio más bajo no siempre es el mejor negocio
Comparar proveedores por el precio de lista es el error más común, porque ese número deja fuera casi todo lo que determina cuánto le cuesta de verdad la mercadería.
Para que la comparación sea justa hay que sumarle al precio lo que cuesta traerla —envío o transporte, y el tiempo de alguien si hay que ir a buscarla—, restarle las bonificaciones que efectivamente se aprovechan, y ajustarlo por lo que cuesta el mínimo de compra si lo obliga a llevar más de lo que necesita.
Y falta lo que no aparece en ninguna factura: si ese proveedor entrega incompleto o impredecible, cada faltante suyo es una venta que su farmacia no hizo. Un descuento pequeño no compensa un producto agotado, porque el margen de esa venta perdida suele ser mayor que el ahorro.
La forma sana de leerlo es: el precio importa cuando las otras condiciones son parecidas. Cuando no lo son, el precio es el criterio de desempate, no el principal.
Cuántos proveedores conviene tener
No hay un número correcto, pero sí dos extremos que salen mal, y conviene saber en cuál está uno.
Con un solo proveedor se consiguen mejores condiciones —más volumen, más poder de negociación, cuentas más simples— pero se queda expuesto: si le falla, se queda sin nada, y no tiene con qué comparar precios ni argumento para negociar.
Con demasiados, ningún pedido alcanza volumen suficiente para conseguir buenas condiciones, cuesta llegar a los mínimos, y llevar las cuentas por pagar se vuelve un trabajo aparte.
El arreglo que funciona en la mayoría de las farmacias es tener uno principal que cubra el grueso, uno o dos secundarios para completar y para tener con qué comparar, y tenerlos ya probados antes de necesitarlos — no el día que el principal falla.
Cómo evaluar a sus proveedores esta semana, sin ningún sistema
Todo lo anterior se puede medir con una libreta y tres meses de constancia, y es de lo más rentable que se puede hacer con quince minutos a la semana.
Abra una hoja por proveedor y anote, cada vez que llegue un pedido, cuatro cosas: la fecha en que lo pidió, la fecha en que llegó, si llegó completo, y qué faltó si faltó algo. Nada más.
A los tres meses esa hoja le dirá lo que ninguna conversación le va a decir: cuánto tarda de verdad cada proveedor, cuánto varía ese tiempo entre pedido y pedido, y cuántas veces de cada diez le mandó incompleto.
Con esos tres números tiene resuelto lo importante. Ya sabe cuándo pedirle a cada uno, sabe a quién reclamarle con evidencia en la mano, y llega a negociar condiciones con datos en vez de con impresiones — que es una conversación completamente distinta.
Cómo ayuda Farmagestor a evaluar a sus proveedores
Lo de la libreta funciona. Lo que un sistema aporta es que ese registro se lleve solo, como consecuencia de recibir los pedidos, y que los números se conviertan en una comparación.
Al recibir un pedido, Farmagestor le muestra producto por producto qué llegó bien, qué llegó con problemas y qué no llegó. Lo que le quedaron debiendo se registra como saldo a favor con ese proveedor, así que no depende de que alguien lo recuerde, y le sirve de respaldo para reclamarlo.
Con ese historial le asigna a cada proveedor una nota de 0 a 100, que se resume en Excelente, Aceptable o Problemático. La nota pesa cuatro cosas, y el reparto refleja lo que se explicó arriba: cuánto se equivoca al enviarle, cuánto se pasa del plazo que prometió, qué tan impredecible es su entrega, y cuánta deuda vencida hay con él. La nota aparece cuando hay al menos tres pedidos de historial — antes no, porque con dos pedidos cualquier número engaña.
También lleva las cuentas por pagar: cuánto le debe a cada proveedor, con qué pedido y cuándo vence cada pago.
Y una advertencia sobre lo que el sistema no sabe: el mínimo de compra, las bonificaciones que le dan y la política de devolución son condiciones que usted negocia y que hay que registrar. Ningún sistema las averigua solo.
Preguntas frecuentes
Lo que más nos preguntan sobre compras y pedidos.
¿Qué debo tomar en cuenta al elegir un proveedor para mi farmacia?
Diez criterios: el plazo de entrega y qué tan constante es, si entrega los pedidos completos, el precio real —con envío, descuentos y bonificaciones incluidos—, la amplitud del catálogo, el mínimo de compra, las condiciones de crédito, los descuentos por volumen o pronto pago, las bonificaciones, la política de devolución de producto próximo a vencer, y qué tan fácil es resolver un problema con ellos.
¿Es mejor un proveedor rápido o uno puntual?
Puntual. Un proveedor que siempre tarda cinco días es mejor que uno que a veces tarda dos y a veces nueve, aunque el promedio del segundo se vea mejor. Con el puntual usted puede pedir justo cuando le quedan cinco días de venta y no quedarse corto nunca; con el impredecible tiene que elegir entre arriesgarse a un agotado o comprar de más siempre.
¿Cuántos proveedores debería tener una farmacia?
Lo que funciona en la mayoría de los casos es uno principal que cubra el grueso de las compras, más uno o dos secundarios para completar y para tener con qué comparar precios. Con uno solo queda expuesto si le falla y sin argumento para negociar; con demasiados ningún pedido alcanza volumen para conseguir buenas condiciones y las cuentas por pagar se vuelven un trabajo aparte.
¿Conviene siempre el proveedor más barato?
Solo cuando las demás condiciones son parecidas. El precio de lista deja fuera el costo de traer la mercadería, las bonificaciones que sí se aprovechan, el efecto del mínimo de compra y —sobre todo— lo que cuestan las entregas incompletas o impuntuales: cada faltante del proveedor es una venta que su farmacia no hizo, y ese margen perdido suele ser mayor que el descuento.
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¿Cómo mido si un proveedor me cumple?
Anotando cuatro datos cada vez que llega un pedido: cuándo lo pidió, cuándo llegó, si llegó completo y qué faltó. A los tres meses tendrá el plazo real de cada proveedor, cuánto varía entre pedido y pedido, y cuántas veces de cada diez le manda incompleto. Con eso puede reclamar con evidencia y negociar con datos.
¿Qué debo preguntarle a un proveedor antes de empezar a comprarle?
Cuánto tarda en entregar y qué pasa si se atrasa; si hay mínimo de compra y de cuánto; si da crédito, por cuánto y a qué plazo; qué descuentos maneja por volumen y por pronto pago; qué bonificaciones ofrece; y si acepta devoluciones de producto próximo a vencer, con cuánta anticipación y en qué condiciones. Esta última es la que casi nadie pregunta y la que más pesa en las pérdidas por vencimiento.
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