Software para farmacias: qué hace, qué debe incluir y cómo elegirlo

¿Qué es un software para farmacias?

Es un sistema pensado para el trabajo concreto de una farmacia, que no es el mismo que el de una tienda de ropa o una ferretería. Una farmacia vende productos con fecha de vencimiento, en lotes distintos del mismo artículo, con nombres comerciales que cambian pero el mismo principio activo detrás, y con clientes que muchas veces piden por el síntoma y no por el nombre.

Un sistema genérico de punto de venta cobra bien y descuenta existencias. Lo que no hace es entender ninguna de esas cuatro cosas — y son justamente las que hacen perder dinero cuando nadie las mira.

Qué debe incluir, como mínimo

Esta es la lista corta para comparar sistemas sin perderse en presentaciones. Si alguno de estos puntos falta, tarde o temprano va a terminar llevando esa parte aparte, en un cuaderno o en una hoja de cálculo — que es justo lo que quería dejar de hacer.

• Punto de venta rápido, con código de barras y varias formas de pago en la misma venta.
• Inventario por lote, con la fecha de vencimiento de cada uno. No basta el total del producto.
• Que le avise al recibir el pedido, no después: si ese lote no le va a dar tiempo de venderlo, conviene saberlo mientras todavía puede rechazarlo.
• Cierre de caja diario que le diga el mismo día si falta o sobra dinero, y de qué cajero.
• Compras: qué pedir, cuánto y a qué proveedor, según lo que de verdad se vende.
• Aviso de vencimientos con anticipación suficiente para hacer algo al respecto.
• Control de proveedores: si entregaron completo, qué quedaron debiendo y cuándo vence cada pago.
• Productos de venta controlada y con receta identificados como tales, para llevarles la cuenta aparte.
• Usuarios con permisos distintos, para que no todos vean ni puedan todo.
• Una forma de cargar su inventario actual sin teclearlo producto por producto.

Cómo elegir sin arrepentirse a los tres meses

Las decepciones con estos sistemas casi nunca son por lo que el sistema hace: son por lo que cuesta ponerlo a andar y por lo que pasa cuando algo se complica. Vale la pena preguntar estas cosas antes de decidirse.

• ¿Puedo probarlo con mis propios productos sin pagar nada por adelantado?
• ¿Cuánto trabajo es cargar mi inventario? ¿Tengo que teclear cada producto?
• ¿Qué pasa el día que se cae el internet en mi zona?
• ¿Puedo entrar desde mi casa a ver cómo va el día?
• ¿Con quién hablo cuando algo no funciona, y en cuánto me responden?
• ¿Cómo se cobra: por farmacia, por usuario o por local? ¿Y qué pasa si mi equipo crece o se reduce?
• ¿El plan tiene topes — de ventas, facturas o usuarios al mes? ¿Y cuánto cuesta el escalón siguiente cuando los pase?
• ¿Los datos son míos? ¿Me los puedo llevar si algún día me voy?

Qué hace Farmagestor

Farmagestor cubre los diez puntos de la lista de arriba. Fue creado en Latinoamérica junto a médicos y farmacéuticos, y cada función se valida en la operación diaria de farmacias reales — el mostrador, los pedidos, el cierre de caja — antes de llegar a la suya.

Lo que lo distingue es lo que hace con los datos una vez que están adentro. En vez de solo guardarlos, los cruza: mira a qué velocidad se vende cada producto, lo compara con lo que tiene y con las fechas de sus lotes, y con eso le dice qué comprar, cuánto y qué está por convertirse en pérdida.

El sistema estima y recomienda. Usted decide siempre.