Por qué su farmacia vende bien, pero el dinero no se ve
Si su farmacia vende bien y aun así nunca hay dinero disponible, lo más probable es que no se haya perdido: está detenido en el estante, convertido en mercadería que se mueve despacio. Vender y tener dinero no son lo mismo, porque entre una cosa y la otra está todo lo que usted compró de más.
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Vender no es lo mismo que tener dinero
Es una de las conversaciones más frecuentes entre dueños de farmacia: «el mostrador no para, cerramos bien todos los días, y a fin de mes no sé dónde está la plata».
No es un misterio contable ni, casi nunca, alguien robando. Es que el dinero cambió de forma. Dejó de ser efectivo en la caja y pasó a ser mercadería en el estante. Sigue siendo suyo — pero no lo puede usar, no paga al proveedor y no cubre la planilla.
Y a diferencia del efectivo, la mercadería tiene fecha de caducidad. Si tarda demasiado en volver a convertirse en dinero, deja de valer.
Fuga 1: lo que se venció en el estante
Es la fuga más visible y la que menos se contabiliza. Cuando un producto se vence, no es que usted dejó de ganar: es que perdió lo que pagó por él. Y encima le tocó ocupar espacio y tiempo hasta el día en que lo dio de baja.
Lo que la hace tan cara es que es silenciosa. Se pierde de a poco, un lote aquí y otro allá, y ninguno duele lo suficiente como para llevar la cuenta. Al final del año, la suma sorprende.
Fuga 2: el dinero detenido en lo que casi no se mueve
Esta es la más grande y la más difícil de ver, porque no parece una pérdida: la mercadería está ahí, entera y en buen estado.
Pero si de un producto tiene existencias para catorce meses, ese dinero no está trabajando. Está esperando. Y mientras espera, usted no lo tiene para comprar lo que sí sale todos los días.
La señal típica es esta: usted siente que no le alcanza para el pedido del mes, mientras en el estante hay producto de sobra. No le falta dinero — lo tiene puesto en el lugar equivocado.
Fuga 3: las ventas que se fueron por la puerta
Esta no aparece en ningún informe, porque una venta que no ocurrió no deja rastro. El cliente pidió algo, no lo había, y se fue.
Duele doble: se perdió esa venta y, muchas veces, también lo que ese cliente iba a comprar de paso. Y si le pasa dos o tres veces seguidas, se perdió al cliente, que ya sabe que en la farmacia de la esquina sí lo tienen.
Lo llamativo es que esta fuga casi siempre convive con la anterior en la misma farmacia: sobra de lo que no se vende y falta de lo que sí. Las dos son el mismo problema visto por sus dos caras — no se está decidiendo la compra con datos.
Cómo encontrar el dinero detenido en su propia farmacia
No hace falta un estudio. Basta con hacerle a cada producto una pregunta: con lo que tengo en el estante y lo que vendo al mes, ¿para cuántos meses me alcanza?
Ordene el resultado de mayor a menor y mire los primeros. Ahí está su dinero detenido, con nombre y apellido. Es una cuenta simple y su farmacia ya tiene los dos datos que necesita.
La dificultad no está en la cuenta, está en la escala: hacerla para dos mil productos y volver a hacerla cada mes, porque cada venta la cambia.
- Productos con existencias para más de seis meses: casi siempre es dinero detenido.
- Productos que compró en oferta y todavía tiene la mayor parte: revise cuándo vencen.
- Productos que se dejaron de recetar en su zona: se siguen pidiendo por costumbre.
Cómo lo resuelve Farmagestor
Farmagestor hace esa cuenta con sus propias ventas y se la muestra en dinero, no en unidades — porque «tengo 40 cajas» no dice nada y «tengo esto detenido en el estante» sí.
Al mismo tiempo, le avisa de lo que está por convertirse en pérdida por vencimiento y le recomienda qué comprar y cuánto, para que el dinero que libera se vaya a lo que de verdad se mueve.
Y persigue una fuga más, que casi ninguna farmacia contabiliza porque no ocurre en el estante sino en la factura del proveedor. Al recibir cada pedido, el sistema compara lo que llegó contra lo que le facturaron; si le cobraron algo que no entregó, lo anota como saldo a favor con su motivo, y le avisa si usted está por cerrar un pedido con faltantes sin registrarlo. Es dinero suyo que hoy se pierde por no llevar la cuenta.
Puede verlo con su propia lista de productos: la carga toma minutos y no hay que pagar nada para empezar.
Preguntas frecuentes
Lo que más nos preguntan sobre dinero y ganancias.
¿Cómo sé cuánto dinero tengo detenido en el estante?
Tome cada producto, divida lo que tiene entre lo que vende al mes y quédese con los que le alcanzan para muchos meses. Multiplique lo que tiene de más por lo que le costó y ya tiene la cifra. La cuenta es simple; lo que cuesta es repetirla para todo el inventario y mantenerla al día.
Mi contador me dice que la farmacia gana. ¿Por qué no lo veo?
Porque la ganancia contable y el dinero disponible son dos cosas distintas, y las dos pueden ser ciertas a la vez.
Usted puede haber ganado en el año y no tener efectivo, sencillamente porque esa ganancia está hoy en forma de mercadería en el estante. El contador le dice si el negocio gana; el inventario le dice dónde está lo ganado.
¿Vender más soluciona el problema?
Ayuda, pero no lo soluciona si el problema es de compras. Si sigue comprando de más de lo que se mueve despacio, vender más le da más dinero que volver a poner en el mismo lugar. Lo que cambia el resultado es decidir mejor la compra, no solo aumentar la venta.
¿Cuánto tiempo toma ver esto en mi farmacia?
Lo del dinero detenido se ve apenas están cargados el inventario y unas semanas de ventas, porque son datos que usted ya tiene. Los patrones de temporada necesitan más tiempo, porque hacen falta las temporadas.
¿Su duda no está aquí?
Escríbanos y le responde una persona del equipo de Farmagestor, que conoce la operación de una farmacia por dentro.
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