Cómo saber cuánto dinero tiene detenido en productos que casi no se venden
Para saber cuánto dinero tiene detenido, tome cada producto que no ha vendido nada en los últimos tres meses y multiplique las unidades que le quedan por lo que le costó cada una. Esa suma es capital inmovilizado: mercadería sana que no se ha convertido en dinero y que no está disponible para comprar lo que sí se vende.
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El problema que nunca se vuelve urgente
Un producto por vencerse tiene un reloj: llega una fecha y usted pierde el dinero completo. Eso obliga a decidir. Un producto que simplemente no se vende no tiene ningún reloj — puede quedarse en el estante un año, dos, cinco. No se daña, no vence, no da pérdida contable. Solo ocupa el dinero de usted.
Por eso es la fuga más antigua de casi cualquier farmacia y la que menos se atiende: nunca es el problema del día. Siempre hay algo más urgente, y como no duele nunca, se posterga para siempre.
El costo real no aparece en ningún informe de pérdidas, y es doble. Primero, ese dinero ya salió de su cuenta y no ha vuelto. Segundo —y más caro—, mientras está ahí no puede usarlo para comprar lo que sí se vende todas las semanas. Esa segunda parte tiene nombre: es el costo de oportunidad, y suele ser mayor que el primero.
La cuenta, con lo que ya tiene
Medirlo no necesita ningún sistema: necesita su lista de productos y saber qué se vendió en los últimos tres meses. Con eso se hace en una tarde y el resultado suele sorprender.
Tome los productos que no vendieron ni una unidad en ese período, y para cada uno multiplique las unidades que tiene por lo que le costó cada una — el costo, no el precio de venta: lo que quiere saber es cuánto dinero suyo está ahí parado, no cuánto valdría si se vendiera. Sume todo y tendrá su capital detenido.
Ese número, por sí solo, ya cambia conversaciones. La sensación habitual en una farmacia es «no me alcanza para el pedido»; ver el capital detenido suele revelar que el dinero sí estaba — puesto en el lugar equivocado hace meses.
- Cuente solo lo que NO se vendió en el período. Lo que rota despacio pero rota es otra categoría.
- Use el costo de compra, no el precio de venta.
- Ordene la lista de mayor a menor: unos pocos productos suelen concentrar la mayor parte del dinero.
- Anote desde cuándo no se vende cada uno. La antigüedad es lo que decide qué hacer.
No todo lo que no rota es un error: separe estos tres casos
Antes de decidir qué hacer, conviene separar la lista en tres montones, porque cada uno pide una respuesta distinta y tratarlos igual lleva a decisiones malas.
- El que se compró de más
- Rota, pero usted tiene existencias para muchísimo tiempo. No hay nada malo con el producto: hay demasiadas unidades. Aquí no se trata de sacarlo — se trata de dejar de pedirlo hasta que el nivel vuelva a ser razonable, y de revisar por qué se pidió esa cantidad.
- El que dejó de venderse
- Antes salía y ya no. Cambió la receta habitual de la zona, apareció una alternativa mejor o el cliente que lo llevaba dejó de venir. Este es el que hay que mover activamente: el tiempo no lo va a arreglar, y cada mes que pasa es más difícil.
- El que está por obligación
- Hay producto que se tiene aunque casi no se venda: porque un cliente habitual lo necesita, porque conviene tenerlo para no mandar a nadie a otra farmacia, o porque su farmacéutico considera que debe estar. Esto no es dinero mal puesto — es el costo de dar el servicio que da. Lo único que conviene es que sea una decisión consciente y con la cantidad mínima, no un olvido.
Qué hacer con lo que sí hay que mover
Las salidas son las mismas que para un producto próximo a vencerse —devolverlo al proveedor si lo acepta, que el equipo lo ofrezca activamente, cambiarlo a un lugar visible, incluirlo en un combo o rebajarlo— y están desarrolladas en su propio artículo.
Lo que cambia aquí es el orden y la calma con que se decide, y vale la pena entender por qué. Sin fecha de vencimiento encima, usted no está obligado a rematar: puede empezar por las salidas que no cuestan margen —moverlo a la vista, que el mostrador lo ofrezca— y darles semanas para que funcionen antes de pensar en un descuento.
La contracara es que esa misma calma es lo que hace que nunca se decida. Por eso conviene ponerle al asunto el reloj que no tiene: fijar una fecha —dentro de un mes— para volver a mirar la lista. Si el producto no se movió con la salida barata, ahí sí toca la siguiente.
Y hay un caso donde la respuesta correcta es aceptar la pérdida: producto muy antiguo, de poco valor y sin demanda ninguna. Perseguirlo cuesta más atención de la que vale. Sáquelo, regístrelo con su motivo y recupere el espacio.
Cómo evitar que se vuelva a llenar
Limpiar la lista una vez sirve de poco si el mecanismo que la llenó sigue funcionando. Y ese mecanismo casi siempre es el mismo: comprar por sensación en vez de por rotación, aceptar cantidades grandes por un descuento, o pedir de todo un poco «por si acaso».
La prevención es aburrida y funciona: que la cantidad de cada pedido salga de lo que ese producto se vende de verdad, y revisar la lista de estancados cada cierto tiempo — cuando tiene diez productos y no doscientos, resolverla es una conversación de diez minutos.
- Antes de aceptar una oferta grande, divida las unidades entre lo que vende por semana.
- Revise la lista de lo que no rota una vez al mes, no una vez al año.
- Un producto nuevo que no se vendió en su primer trimestre rara vez despega solo.
Cómo lo resuelve Farmagestor
Farmagestor tiene un panel dedicado a esto, porque es dinero suficiente como para merecer su propia pantalla. Le muestra cuánto capital tiene congelado en productos que no rotan, cuánto le está costando tenerlo ahí en vez de en mercadería que sí se vende, y cuántos productos componen esa lista — ordenados por el dinero que representa cada uno.
La lista viene separada por antigüedad —lo que lleva de dos a tres meses sin venderse, de tres a seis, de seis a doce— y esa separación es la que le dice por dónde empezar y qué caso es cuál: lo reciente casi siempre es compra de más; lo de seis meses o más suele ser producto que dejó de venderse.
Sobre cada producto usted define qué va a hacer —devolverlo, ofrecerlo, exhibirlo, combinarlo o rebajarlo—, y después el panel le muestra cuánto de ese dinero fue volviendo. Un producto se marca como recuperado cuando ya volvió la mayor parte de su capital, vendido o devuelto: la meta es liberar el dinero, no vaciar el estante.
Y como esos importes son costos de compra, solo los ve quien debe verlos: para el resto del equipo, esa columna no existe.
Preguntas frecuentes
Lo que más nos preguntan sobre dinero y ganancias.
¿Cómo sé cuánto dinero tengo detenido en mi farmacia?
Tome los productos que no vendieron ni una unidad en los últimos tres meses, multiplique las unidades que le quedan de cada uno por lo que le costó cada unidad, y sume. Use el costo de compra, no el precio de venta: quiere saber cuánto dinero suyo está parado ahí. Ordene el resultado de mayor a menor — unos pocos productos suelen concentrar la mayor parte.
¿Cuándo se considera que un producto está estancado?
No hay una regla universal, pero una referencia práctica es mirar tres tramos: de dos a tres meses sin venderse suele ser compra de más y se corrige dejando de pedirlo; de tres a seis meses ya pide una acción concreta; y más de seis meses casi siempre significa que ese producto dejó de venderse y no va a arrancar solo. La antigüedad es lo que decide qué hacer con cada uno.
¿Es lo mismo un producto estancado que uno por vencerse?
No, y la diferencia cambia la urgencia. El que está por vencerse tiene una fecha: si no se mueve, usted pierde el dinero completo. El estancado no tiene ninguna — puede quedarse ahí años sin dar pérdida, solo ocupando su dinero. Las salidas son parecidas, pero con el estancado usted puede empezar por las que no cuestan margen y darles tiempo, porque nada lo obliga a rematar.
¿Debo deshacerme de todo lo que no rota?
No. Hay producto que se tiene aunque casi no se venda porque un cliente habitual lo necesita o porque su farmacéutico considera que debe estar — eso no es dinero mal puesto, es el costo del servicio que usted da. Lo que conviene es que sea una decisión consciente y con la cantidad mínima necesaria, no un producto olvidado que nadie recuerda por qué está ahí.
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¿Cómo evito volver a llenarme de productos que no se venden?
Atacando las tres causas de siempre: comprar por sensación en vez de por lo que el producto se vende de verdad, aceptar cantidades grandes a cambio de un descuento, y pedir de todo un poco por si acaso. Ayuda revisar la lista de lo que no rota una vez al mes: con diez productos se resuelve en diez minutos, con doscientos ya es un proyecto que nadie empieza.
¿Su duda no está aquí?
Escríbanos y le responde una persona del equipo de Farmagestor, que conoce la operación de una farmacia por dentro.
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