Qué hacer con un producto que está por vencerse: cinco salidas y cuál conviene a cada lote
Cuando un producto está por vencerse hay cinco salidas: devolverlo al proveedor, ofrecerlo activamente en el mostrador, moverlo a un lugar visible, incluirlo en un combo o rebajarlo. Se ordenan por cuánto dinero recuperan, y la que conviene depende de cuánto tiempo le queda al lote.
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Primero, la distinción que lo cambia todo: por vencerse no es vencido
Este artículo trata de la mercadería que todavía se puede vender: la que tiene fecha por delante —próxima a vencerse, o a caducar, como se dice en México— y que, al ritmo al que sale, no va a alcanzar a venderse completa. Esa mercadería está en riesgo, y el riesgo se puede revertir.
El producto que ya venció es otra cosa y no tiene salida comercial: no se vende, no se rebaja, no se regala ni se mete en un combo. Sale del inventario y se da de baja como merma, con su motivo y su cantidad. Todo lo que sigue aplica exclusivamente a lo primero.
La razón de empezar por aquí es práctica: la mayor parte del dinero que una farmacia pierde por vencimientos se pierde en la ventana en que todavía se podía hacer algo, y nadie hizo nada. No por mala intención — porque no estaba claro qué hacer.
El orden que conviene tener en la cabeza
Las cinco salidas no son alternativas equivalentes entre las que se elige por gusto: recuperan cantidades de dinero muy distintas, y conviene recorrerlas en orden y quedarse con la primera que sea viable para ese lote.
El criterio del orden es simple: cuánto del dinero que usted ya pagó vuelve a su bolsillo. Devolver al proveedor es lo que más recupera, porque le devuelve el costo completo o casi. Rebajar es lo que menos, porque el descuento sale directo de su ganancia — y por eso es el último recurso, no el primer reflejo.
- 1. Devolución al proveedor
- Si su proveedor acepta cambios o devoluciones de producto próximo a vencer, esta es la primera opción y ninguna otra la supera: recupera el costo completo o casi completo, sin sacrificar margen ni ocupar el mostrador.
- Tiene dos condiciones. La primera es que exista el acuerdo — se negocia al abrir la relación, no cuando ya tiene el problema. La segunda es el plazo: casi todos los proveedores exigen un mínimo de meses antes del vencimiento, así que esta puerta se cierra sola si usted se entera tarde.
- 2. Ofrecerlo activamente en el mostrador
- Que quien atiende sepa que ese producto hay que moverlo, y lo ofrezca cuando venga al caso. No cuesta nada, no toca el precio y no sacrifica un solo punto de margen.
- Es la salida más subestimada de las cinco, y la que más depende de una sola cosa: que el equipo esté enterado. Un producto en riesgo que nadie más que usted conoce no tiene ninguna posibilidad de venderse a tiempo.
- 3. Moverlo a un lugar visible
- Cambiar el producto de sitio: del estante de atrás al mostrador, a la altura de los ojos, a la vitrina de la entrada. Tampoco cuesta dinero, y funciona bien con productos que se venden solos cuando la gente los ve.
- Se combina bien con la anterior. La diferencia es que esta no depende de que alguien se acuerde de mencionarlo: el producto trabaja por su cuenta.
- 4. Incluirlo en un combo
- Ofrecerlo junto a otro producto que suele llevarse con él. El cliente percibe un beneficio y usted mueve el lote sin rebajar el producto por separado, así que el margen que sacrifica es menor que el de un descuento directo.
- Su límite es que necesita una pareja natural: dos productos que de verdad se compren juntos. Forzar una combinación que a nadie le hace sentido no mueve nada y de paso deja el otro producto ocupado en una promoción que no le hacía falta.
- 5. Rebajar el precio
- La última, y la que casi todo el mundo usa primero. Funciona —el precio siempre mueve producto— pero cada punto de descuento sale directo de su ganancia, y en un producto de margen ajustado la rebaja necesaria para moverlo puede dejarlo vendiendo por debajo de lo que le costó.
- Antes de fijar el descuento conviene mirar dos números: cuánto le costó la unidad y cuántas semanas le quedan. Un descuento pequeño aplicado con tiempo mueve más producto que uno grande aplicado la última semana, cuando ya no hay quien lo compre.
Cómo elegir: el tiempo que le queda al lote manda sobre todo lo demás
La misma caja admite salidas distintas según cuándo se detecte, y esa es la única regla que de verdad hay que interiorizar. Con meses por delante caben todas las opciones, incluida la que más dinero recupera. Con semanas, la mitad ya no son viables. Con días, solo queda la que menos recupera — o ninguna.
Por eso la decisión importante no es cuál de las cinco elige: es cuánto antes se entera. Detectar el riesgo con tres meses de anticipación vale más que cualquier técnica de rescate, porque le devuelve el acceso a las opciones baratas.
Y hay un segundo factor que decide, aunque pese menos: cuánto dinero hay en juego. Un lote de pocas unidades y bajo costo no justifica organizar una promoción; conviene ofrecerlo activamente y seguir con lo demás. Un lote grande sí justifica sentarse a decidir con calma, porque ahí sí duele.
- Meses por delante: caben las cinco. Empiece por preguntarle al proveedor.
- Semanas: descarte la devolución y trabaje mostrador, visibilidad y combo.
- Días: descuento, y con la lección aprendida para la próxima compra.
- Poco dinero en juego: no organice nada, solo avise al equipo.
La parte que casi siempre falta: escribir el plan y ponerle seguimiento
Decidir qué hacer no es hacerlo. La mayoría de los rescates fracasan en el paso siguiente: la decisión se tomó en la cabeza del dueño, nunca llegó al mostrador y nadie volvió a mirarla hasta que el producto ya se había vencido.
Un plan de rescate necesita tres cosas y ninguna es complicada: qué se va a hacer con ese lote, quién lo va a hacer y para cuándo. Escrito donde el equipo lo vea, no dicho al pasar un martes por la mañana.
Y necesita una revisión. Fijar una fecha para volver a mirar —cada semana basta— es lo que separa un plan de una intención. Si en esa revisión el producto no se movió, la decisión anterior no funcionó y toca pasar a la siguiente salida, mientras todavía queda tiempo de que la siguiente sirva de algo.
Cuándo conviene aceptar la pérdida
No todo lote se salva, y perseguir uno perdido cuesta más de lo que recupera. Si quedan pocos días, el producto no rota, no hay combo natural y el proveedor no lo acepta, la respuesta honesta es que ese lote ya está perdido.
Lo que sí queda por hacer en ese caso es que la pérdida enseñe algo: registrarla con su motivo y mirar por qué llegó ahí. Casi siempre la respuesta está en la compra — se pidió de más, o se pidió bien pero el producto dejó de venderse al ritmo de antes.
Conviene también quitarle el peso a la palabra «salvar». Recuperar la mayor parte de un lote es un buen resultado; exigirse el cien por ciento lleva a rebajas desesperadas que cuestan más que la merma que evitan.
Cómo lo resuelve Farmagestor
Farmagestor le muestra los productos en riesgo antes de que sea tarde, con el dinero que hay en juego en cada uno, y le deja filtrar por el período que quiera mirar: lo que está en riesgo este mes, el próximo trimestre o de aquí a fin de año. Eso es lo que devuelve el acceso a las salidas baratas.
Sobre cada producto, usted define el plan: elige la estrategia —devolución, ofrecerlo activamente, exhibidor principal, kit o combo, o descuento—, escribe las instrucciones para su equipo y el producto queda con esa marca. Los que no tienen ninguna acción definida se quedan a la vista como pendientes, que es justo lo que evita que un lote se pierda por olvido.
Después, el seguimiento: el panel le muestra qué parte de cada lote en riesgo alcanzó a venderse y cuánto dinero se recuperó. Un producto se marca como salvado cuando la pérdida se evitó por completo o casi — porque el objetivo es recuperar lo que se pueda, no llegar al cien por ciento a cualquier precio.
Preguntas frecuentes
Lo que más nos preguntan sobre vencimientos.
¿Puedo vender un producto que ya venció, aunque sea rebajado?
No. Un producto vencido —ya caducado— no tiene salida comercial: no se vende, no se rebaja, no se incluye en un combo ni se entrega como obsequio. Sale del inventario y se registra como merma con su motivo. Todo lo que se puede hacer se hace antes, mientras el producto todavía tiene fecha por delante.
¿Cuál es la mejor salida para un producto por vencerse?
La que más dinero recupera es la devolución al proveedor, si usted tiene ese acuerdo y todavía está dentro del plazo que él exige. Después vienen las que no cuestan margen —que el equipo lo ofrezca activamente y moverlo a un lugar visible—, luego el combo, y por último la rebaja, que sale directo de su ganancia. Conviene recorrerlas en ese orden y quedarse con la primera que sea viable.
¿Con cuánta anticipación debería detectar un producto en riesgo?
Mientras más, mejor, y la razón no es la prisa sino las opciones: con meses por delante caben las cinco salidas, con semanas ya no cabe la devolución, y con días solo queda rebajar. Detectarlo temprano no le da más tiempo nada más — le devuelve el acceso a las salidas que no le cuestan margen.
¿Cuánto descuento debo aplicar?
El menor que mueva el producto en el tiempo que le queda, y nunca por debajo de lo que le costó la unidad salvo que prefiera recuperar algo antes que perderlo todo. Un descuento moderado aplicado con semanas por delante mueve más producto que uno agresivo aplicado los últimos días, cuando ya casi no hay a quién vendérselo.
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¿Qué hago si el proveedor no acepta devoluciones?
Trabajar las otras cuatro salidas, y anotar ese dato para su próxima negociación. La política de devolución de producto próximo a vencer es una de las condiciones que más pesan en la relación con un proveedor y casi nadie la pregunta al empezar. Si un proveedor no acepta cambios, sus pedidos con él deberían ser más ajustados.
¿Cómo sé si el plan de rescate está funcionando?
Mirando si el producto se movió, en una revisión fijada de antemano —una vez por semana es suficiente—. Si no se movió, esa salida no funcionó para ese lote y toca pasar a la siguiente mientras todavía queda tiempo. Un plan sin fecha de revisión es una intención, y las intenciones no salvan mercadería.
¿Su duda no está aquí?
Escríbanos y le responde una persona del equipo de Farmagestor, que conoce la operación de una farmacia por dentro.
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