Sus farmacias ya compran como una grande; ahora también negocian como una
Con Farmagestor, un grupo de farmacias compra en un solo pedido por proveedor: el asistente pone las farmacias una al lado de la otra, calcula lo que cada una necesita con sus ventas y suma el total. Así, el proveedor ve el volumen completo y cobra el precio de ese volumen. Cada farmacia conserva su inventario, su caja y su precio.
Tres pedidos de veinte no valen lo que un pedido de sesenta: eso son las compras consolidadas
El precio de un proveedor tiene escalones, y casi siempre un monto mínimo por debajo del cual no despacha. Cuando cada local pide por su cuenta, ninguno llega al escalón aunque entre todos lo pasen de sobra, y el que se queda corto del mínimo termina rellenando el pedido con lo que no necesitaba. El volumen ya lo tiene; lo que le falta es que el proveedor lo vea de una sola vez.
Y hay una segunda forma de perder ese descuento, más silenciosa y la más común en farmacias de dos locales: una compra para las dos y surte a la otra. Parece comprar junto, pero el pedido se arma solo con las ventas de una farmacia; la otra recibe lo que alguien calculó de memoria; y el inventario de la que compra queda inflado con cajas que son de su hermana.
Comprar para varias farmacias a la vez hace exactamente eso: un pedido por proveedor para todo el grupo, con la cantidad de cada farmacia a la vista y un solo costo negociado por producto. Es lo que en otros sistemas se anuncia como compras consolidadas o central de compras; aquí se llama comprar para varias farmacias, y se hace desde la misma pantalla en la que compra cuando tiene una sola.
Tres situaciones en las que el volumen ya era suyo
Las cantidades son de cajas y son inventadas: sirven para que se reconozca, no para prometer.
- El mínimo que ninguna alcanza sola. Doña Silvia tiene dos farmacias. El proveedor de un antigripal despacha a partir de 30 cajas y mejora el precio a partir de 50. En temporada, una farmacia necesita 28 y la otra 24: por separado, ninguna llega al mínimo ni al descuento, y las dos terminan rellenando el pedido con lo que no necesitaban. Juntas son 52: sobra para el mínimo y sobra para el descuento.
- La oferta que no se podía aceptar. El visitador le ofrece a la Farmacia Centro un precio especial por 100 cajas de un analgésico. El Centro vende 30 al mes: comprar 100 es guardar cajas hasta que caduquen, y don Ernesto dice que no, con razón. Entre sus tres farmacias venden 90 al mes. Con el pedido del grupo, las 100 se compran una sola vez, entran a la bodega y se reparten según lo que vende cada una. El precio especial deja de ser una trampa y pasa a ser un precio.
- El mismo proveedor, tres precios. Las tres farmacias le compran a la misma distribuidora, pero cada una negoció por su cuenta, con quien le tocó y cuando le tocó: el Centro paga un costo, el Norte otro y la Sur el más alto. Nadie lo sabe, porque nadie ve las tres facturas juntas. En el pedido del grupo hay un solo costo por producto y proveedor —el que usted negoció— y aplica a las tres.
De la lista de cada farmacia a un pedido por proveedor, en cuatro pasos
Se entra al grupo y el asistente de pedidos trabaja igual que siempre, solo que con todas sus farmacias en la misma pantalla.
Una columna por farmacia
Cada producto aparece con lo que necesita cada farmacia —calculado con las ventas de esa farmacia, no con un promedio del grupo— y con el total ya sumado. Un producto se reconoce en todas por su código de barras.
Ajuste el total o una columna
Si cambia el total, el sistema lo reparte entre las farmacias en proporción a lo que cada una necesita; si prefiere, corrige la cantidad de una farmacia a mano. El costo por producto es uno solo: el que negoció con ese proveedor.
Confirme proveedor por proveedor
Para cada proveedor decide dónde entrega —en la bodega, o directo en cada farmacia— y cómo le factura: a cada farmacia por separado, o todo a una sola. El proveedor que deje fuera no genera ningún pedido.
Cada farmacia recibe lo suyo
En cada farmacia queda su propio pedido con ese proveedor, y esos productos aparecen como «Ya pedido» para que nadie los pida dos veces. Si el proveedor entregó en la bodega, el reparto decide y los traslados llevan cada caja a su local.
El pedido queda armado en dos niveles a la vez, y por una buena razón. Uno es el pedido del grupo, con el total de todas las farmacias: ese es el que se descarga en un solo archivo de Excel y el que le manda al proveedor. El otro es el de cada farmacia, con lo que pidió y a qué costo, para que meses después pueda saber quién pidió qué sin depender de la memoria de nadie. Usted arma uno solo; el sistema guarda los dos.
El cálculo es el de cada farmacia, sumado; no un promedio del grupo
Un mismo antibiótico se acaba cada quince días cerca de una clínica y apenas vende dos cajas al mes a veinte minutos de ahí. Si el grupo comprara con un promedio, una farmacia se quedaría corta y la otra guardaría cajas hasta que caducaran. Por eso la cantidad del grupo no es un promedio: es la suma de lo que cada farmacia necesita según su propia venta, su propio ritmo y su proveedor habitual.
Y todo lo que el asistente sabe hacer para una farmacia lo hace igual para cada una del grupo: no toma los días sin inventario por poca venta, respeta las cajas y los mínimos de cada proveedor, y deja en cero lo que ya está en riesgo de caducar.
Si hoy compra desde una farmacia y le manda a la otra
Es la forma más común de trabajar con dos locales, y suele nacer sola: la farmacia grande tiene al proveedor, el crédito y el espacio, así que compra para las dos y le va mandando a la otra. Funciona. Y tiene tres costos que no se ven:
- El pedido se calcula con las ventas de una farmacia, no de las dos: la segunda recibe lo que alguien estimó, y lo que le faltaba se nota cuando ya se agotó.
- El inventario de la que compra queda inflado con cajas que son de la otra: sus números dejan de ser ciertos, y el sistema deja de avisarle de lo que sí le hace falta a ella.
- Lo que se manda a la otra farmacia viaja sin registro: sale sin descontarse, entra a mano, y con la fecha de caducidad que alguien recuerde.
- En Farmagestor puede seguir comprando desde una sola farmacia —quien arma el pedido no tiene por qué cambiar—, pero el pedido se calcula con las ventas de cada local, lo que llega para la otra entra a la bodega o va directo, y lo que se le manda viaja como traslado: con lote, fecha y costo, y se confirma al recibirlo.
Antes de comprar, revise lo que ya tiene parado en otro local
Hay productos que en una sucursal se acaban cada dos semanas y en otra llevan meses sin moverse, ya pagados y con fecha de caducidad. Comprarlos de nuevo es pagar dos veces. En la pantalla de solicitudes entre locales, la farmacia ve, producto por producto, cuánto tiene la bodega y cuánto tiene cada una de las otras farmacias, y cuántos días tarda cada local en entregar.
La farmacia pide ahí mismo. El local que tiene el producto revisa la solicitud, ajusta si quiere quedarse con respaldo y aprueba; al aprobar nace el traslado, con su lote y su fecha. Cajas que iban a caducar en un local cubren la venta del otro.
Cada farmacia sigue siendo suya: su inventario, su caja y su precio
Comprar juntos no mezcla los negocios. El grupo es una forma de pedir, no una fusión: cada farmacia conserva su inventario, su caja, su clientela y su precio de venta, y lo decide aunque el costo del producto haya sido el mismo para todas. Lo que en una zona se vende a un precio, en otra puede venderse a otro.
El grupo tiene una bodega —que no tiene por qué ser más que un cuarto de una de sus farmacias— y es ahí donde entra por defecto lo que compra junto, para repartirlo con lo que tiene cada farmacia a la vista. Crear el grupo y su bodega es un solo paso, el día que registre la segunda farmacia; con una sola, nada de esto aparece.
Lo que compra más barato es suyo: para el precio del mostrador o para el margen
Cada caja que entra al costo del volumen completo deja una diferencia, y esa diferencia no tiene dueño hasta que usted decide. Como cada farmacia conserva su propio precio de venta, la decisión se toma local por local: donde una cadena aprieta a dos cuadras, se puede bajar el precio del mostrador y seguir ganando lo mismo; donde no hay quien apriete, se conserva el precio y la diferencia se queda como margen.
Por eso comprar juntos es lo que más mueve los números de un grupo de farmacias: no vende más ni compra más; paga menos por lo mismo que ya compraba, y lo hace cada mes, en cada pedido. Gana la farmacia — y, cuando usted lo decide, gana también el cliente que la elige por precio.
Delegue el pedido sin entregar el negocio
Quien arma el pedido del grupo necesita el permiso en todas las farmacias del grupo, no solo en una: nadie compra en nombre de un local en el que no tiene autoridad. Y quien solo necesita pedirle producto a otro local puede tener únicamente ese permiso, sin ver costos, sin tocar la caja y sin poder aprobar solicitudes ajenas.
Para el equipo, cada permiso nace apagado; usted enciende los que hagan falta, cuando hagan falta. Un dependiente con tres semanas puede pedir; el despacho se le da cuando lleve seis meses.
Preguntas frecuentes
Lo que más nos preguntan sobre compras para varias farmacias.
Tenemos dos farmacias; solo en una se gestionan las compras y se hacen traslados a la otra. ¿Se puede hacer eso en Farmagestor?
Sí, y sin cambiar quién compra. La diferencia es que el pedido se calcula con las ventas de las dos farmacias en vez de con las de una, y lo que le manda a la otra sale como traslado —con lote, fecha de caducidad y costo— y se confirma al llegar, en lugar de salir sin descontarse y entrar a mano. Y lo que compró para la otra farmacia deja de inflar el inventario de la primera.
¿Farmagestor hace compras consolidadas o pedidos consolidados para varias sucursales?
Sí. Aquí la función se llama comprar para varias farmacias, y es exactamente eso: lo que necesitan todas sus sucursales sale en un solo pedido por proveedor, calculado con las ventas de cada una, al precio del volumen completo. El pedido del grupo se descarga en un solo archivo de Excel, y cada farmacia conserva su propio registro de lo que pidió y a qué costo.
¿Esto es lo que llaman economías de escala?
Sí, en su versión más concreta: el mismo producto cuesta menos por caja cuando se compra en cantidad, y una farmacia con dos o más locales ya compra esa cantidad — solo que repartida en pedidos chicos que el proveedor nunca ve juntos. Comprar para varias farmacias a la vez no le pide comprar más; le pide que el proveedor vea de una sola vez lo que usted ya compra.
¿Tengo que negociar de nuevo con el proveedor?
El descuento por volumen y el mínimo son condiciones que su distribuidora o mayorista ya tiene; lo que cambia es que ahora las alcanza. Farmagestor no negocia por usted: le pone en la mano el pedido completo del grupo, en un solo archivo, para que lo negocie con la cantidad entera a la vista. Si además consigue un costo mejor, se registra una sola vez y aplica a todas las farmacias.
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¿Comprar juntos mezcla el inventario de mis farmacias?
No. Comprar juntos es una forma de pedir, no de administrar: en cada farmacia queda su propio pedido con el proveedor, lo que llega entra a su propio inventario y se vende con su propio precio. Lo único compartido es la negociación.
¿Y si mis farmacias tienen al mismo proveedor registrado con nombres distintos?
El sistema junta a los proveedores por nombre. Si en una farmacia se llama de una manera y en otra de otra, usted los enlaza una sola vez en la configuración del grupo, y desde entonces se tratan como el mismo.
¿Cómo sabe que un producto es el mismo en todas las farmacias?
Por su código de barras. Si un producto no lo tiene, lo reconoce por nombre, concentración, laboratorio y presentación. Así las columnas del pedido comparan lo mismo con lo mismo.
¿El proveedor le factura a cada farmacia o a una sola?
Como usted prefiera, y se decide por proveedor al confirmar: una factura por farmacia, o una sola a la farmacia que usted elija. La entrega se decide aparte: en la bodega, o directo en cada farmacia.
¿Quién puede armar el pedido del grupo?
Quien tenga el permiso en todas las farmacias del grupo. Es a propósito: un pedido del grupo compromete el dinero de cada local, así que nadie puede armarlo para una farmacia en la que no tiene autoridad. Como el resto de los permisos, para el equipo nace apagado.
¿Su duda no está aquí?
Escríbanos y le responde una persona del equipo de Farmagestor, que conoce la operación de una farmacia por dentro.
Para leer sobre compras para varias farmacias
Lo que hemos aprendido sobre este tema, contado sin tecnicismos y sin hablar del sistema.
Cómo hacer un solo pedido para varias farmacias y pagar el precio del volumen completo
Compras consolidadas para farmacias: cómo juntar los pedidos de sus locales en uno, repartir lo que llega y cobrar al costo a cada farmacia.
9 min de lecturaLeer el artículoEse descuento puede salirle caro: cómo evaluar las ofertas de su proveedor
Un descuento del proveedor se mide contra el tiempo que tardará en venderse, no contra el precio de lista. La cuenta toma un minuto y evita compras caras.
6 min de lecturaLeer el artículoPruebe Farmagestor en su farmacia
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