Cómo hacer un solo pedido para varias farmacias y pagar el precio del volumen completo

Un proveedor —la distribuidora o el mayorista que le surte— no le vende igual a quien le compra veinte cajas que a quien le compra sesenta: a partir de cierta cantidad el precio baja, y por debajo de cierto monto ni siquiera despacha. Un dueño con tres locales que piden por separado nunca cruza ese umbral, aunque entre los tres lo pasen de sobra, porque el proveedor ve tres pedidos chicos y no uno grande.

No es un problema de volumen: el volumen ya lo tiene. Es un problema de cómo se pide, y se resuelve juntando los pedidos antes de mandarlos, no comprando más.

Este artículo explica cómo se junta un pedido entre varias farmacias sin mezclar los negocios: quién lo arma, cómo se suman las cantidades, dónde llega, cómo se reparte lo que el proveedor mandó y cómo se cobra a cada local. Cuándo un descuento por volumen conviene y cuándo sale caro está en otro artículo de esta serie.

El primer error al juntar pedidos es calcular una cantidad «para el grupo» y repartirla en partes iguales. Las farmacias no venden igual: un antibiótico que cerca de una clínica se acaba cada dos semanas, a veinte minutos de ahí apenas se venden dos cajas al mes. Si el grupo compra con un promedio, una se queda corta y la otra guarda cajas hasta que caducan.

La cantidad correcta del grupo es la suma de lo que cada local necesita por su cuenta, calculada con su propia venta y su propio ritmo. Se junta para negociar, no para decidir por todos: cada farmacia sigue sabiendo cuánto le toca y por qué.

En la práctica, con una hoja compartida basta: una columna por farmacia, una fila por producto y el total al final. Lo que no puede faltar es que cada columna la llene el local que la conoce, no el dueño de memoria.

Con una hoja compartida alcanza para hacerlo bien; lo que lo arruina no es la herramienta, sino saltarse el tercer paso.

Al juntar el pedido hay que decidir dónde llega, y las dos formas funcionan si se deciden antes y no cuando el camión está en la puerta.

• Directo en cada farmacia: el proveedor entrega a cada local su parte. Es lo más simple cuando tiene ruta por todas las zonas; el grupo solo sirvió para negociar el precio.

• En un solo punto: todo llega a un local o a la bodega del grupo, y de ahí se reparte. Conviene cuando el proveedor cobra por entrega o solo pasa por una zona, y exige lo que exige cualquier reparto: contar contra lo pedido, repartir con criterio y registrar cada traslado con su lote y su fecha.

• Lo que no puede pasar, si elige un solo punto, es que las cajas de los demás entren al inventario del local que recibió. Desde ese momento ese local aparece con producto que no es suyo, deja de pedir lo que sí le falta y sus números dejan de ser ciertos. Lo que llega para otros se registra aparte y se traslada; no se «guarda un rato».

Muchos dueños de dos locales ya trabajan así sin llamarlo de ninguna manera: la farmacia más grande tiene la cuenta con el proveedor, el crédito y el espacio, así que pide para las dos y le va mandando a la segunda lo que cree que le hace falta. Es la mitad del camino, y vale la pena reconocerlo: la negociación ya es una sola. Lo que falta son tres cosas, y las tres se ven en la hoja, no en el camión.

• La columna de la segunda farmacia la llena la primera, de memoria. Así, la segunda recibe lo que se estimó y no lo que vende, y su faltante se descubre cuando ya se agotó. La corrección: cada local llena su propia columna con su propia venta, aunque el pedido lo mande uno solo.

• Todo entra al inventario de la que compra, incluidas las cajas que son de la otra. Ese local aparece sobrado, deja de pedir lo que sí le falta y sus números dejan de servir. La corrección: lo que es para la segunda se registra aparte desde el día que llega, aunque duerma en el mismo cuarto.

• Lo que se manda a la segunda viaja sin papel: sale sin descontarse y entra a mano, con la fecha de caducidad que alguien recuerde. La corrección: cada envío sale como traslado, con su lote y su fecha, y la segunda confirma cuánto llegó.

• Con esas tres cosas, la forma de trabajar que ya tenía se convierte en un pedido de grupo de verdad: sigue comprando uno, pero compra por lo que venden los dos, y cada local sabe qué es suyo.

Casi nunca llega todo. Si pidió sesenta y llegaron treinta y seis, alguien decide quién se queda sin, y suele decidirlo el local donde se descargó el camión, a su favor. Hay dos criterios que se pueden defender después, y ese es el requisito: que se puedan defender.

• Proporcional a lo pedido: cada local recibe la misma fracción de lo que pidió. Es justo cuando todos tienen algo de existencia.

• Cubrir primero al que no tiene existencias: el local en cero recibe hasta cubrir su venta de los próximos días, y el resto se reparte entre los demás. Es el criterio correcto cuando uno ya está perdiendo ventas.

• Sea cual sea, se anota quién decidió y por qué. Dentro de un mes, cuando un local reclame, esa nota es lo único que evita la discusión.

Un pedido junto es un solo compromiso con el proveedor y varios inventarios que lo reciben. Para que las cuentas de cada local sigan siendo ciertas hacen falta tres cosas: que el costo que entra a cada inventario sea el negociado, sin margen entre sus propios locales; que la factura del proveedor —una por local o una sola al grupo— quede acordada antes de pedir; y que lo que un local recibió de más o de menos respecto a lo que pagó se anote el mismo día.

Si el proveedor factura todo a una sola farmacia, ese local no les «vendió» a los otros: les trasladó producto al costo. Facturarlo como venta entre sus propios locales infla las ventas de uno y las compras del otro, y le desordena el margen de los dos. Cómo se documenta ese movimiento depende de su país. Verifique los requisitos aplicables con la autoridad correspondiente de su país o municipio.

Juntar el pedido no siempre paga. Estas son las señales de cada lado:

Conviene cuando

Varios locales compran los mismos productos al mismo proveedor, y ninguno llega solo al escalón de precio o al mínimo de pedido.

El proveedor tiene ruta por las zonas de sus farmacias, o entrega en un punto desde donde el reparto es corto.

Los productos rotan parecido en los distintos locales, así que lo que llega se vende antes de caducar en todos.

No conviene cuando

Solo un local vende ese producto: juntar no suma nada y obliga a repartir lo que nadie más necesita.

Para llegar al escalón hay que comprar lo que ningún local vende a ese ritmo. El descuento no paga la caducidad.

El pedido del grupo espera a que una sola persona tenga tiempo de armarlo. Mientras espera, cada local se queda sin producto, y el ahorro del volumen se pierde en ventas que no se hicieron.

Todo lo anterior se puede hacer con una hoja compartida y disciplina. Lo que un sistema cambia es que la suma, el reparto y el costo por local dejen de depender de una persona.

En Farmagestor, el asistente de pedidos muestra las farmacias del grupo juntas: por cada producto, lo que le hace falta a cada local según lo que ese local vende, y la suma. Si toca el total, el sistema lo distribuye según la necesidad de cada una; el costo es uno por proveedor. Al confirmar elige, proveedor por proveedor, si entrega en la bodega del grupo o en cada local, y si factura por farmacia o a una sola. En cada farmacia queda su propio pedido, con esos productos marcados como ya pedidos para que nadie los pida dos veces.

Y cuando el proveedor entrega en la bodega y manda menos de lo pedido, el reparto se decide viendo lo que tiene cada farmacia —proporcional, o cubriendo primero a la que no tiene existencias— y sale como traslados con lote, fecha y costo.

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