Cómo saber qué hay en su otra farmacia (y dejar de comprar lo que ya tiene parado)

En una farmacia con varios locales pasa todas las semanas: un antibiótico que en la sucursal de la avenida se acaba cada quince días lleva dos meses sin moverse en la del otro extremo de la ciudad. Las dos cosas son ciertas a la vez, y ninguna de las dos personas que atienden lo sabe.

El resultado es que la sucursal que lo necesita lo vuelve a comprar —es lo único que puede hacer— mientras las cajas que usted ya pagó siguen quietas al otro lado de la ciudad, acercándose a su fecha de caducidad. No es un error de nadie: es que ninguna de las dos ve el anaquel de la otra.

Este artículo va de cómo ver eso a tiempo, con lo que ya tiene: qué dos listas hay que cruzar, cada cuánto, cuánto conviene mover y cuándo es mejor dejar el producto donde está.

Antes de tratarlo como un problema conviene entender que casi nunca es una mala compra. Dos farmacias del mismo dueño, a veinte minutos una de otra, atienden a gente distinta: cerca de una clínica se recetan cosas que en un barrio residencial casi no se piden; junto a un mercado se vende lo que un consultorio de especialidad no receta nunca.

A eso se suma la costumbre del médico de la esquina, que receta una marca y no otra, y la del cliente que lleva años pidiendo lo mismo en el mismo sitio. Un producto que en un local rota cada semana puede ser, a pocas cuadras, un producto que alguien pidió una vez.

Por eso la solución no es igualar las compras de los dos locales, sino aceptar que van a ser distintas y revisar seguido dónde quedó parado lo que en otro lado sí sale. Lo que hay que corregir no es lo que compró: es cuánto tarda en darse cuenta.

Cuando un producto está parado en un local y agotado en otro, y nadie los cruza, la farmacia paga por tres lados al mismo tiempo.

Paga el producto dos veces: las cajas nuevas que compra la sucursal que lo necesita salen de dinero que ya estaba gastado en las cajas que duermen en la otra. Paga la caducidad: las viejas siguen su cuenta hacia la fecha en la que dejan de valer, y cuanto más tarde se muevan, menos tiempo tendrá el local que las reciba para venderlas. Y paga las ventas que no se hicieron mientras tanto, en el local que estuvo sin producto esperando el próximo pedido del proveedor.

La tercera es la que más duele y la que menos se ve, porque una venta que no ocurrió no aparece en ningún reporte. En el papel, ese producto simplemente «se vendió poco» ese mes.

La revisión completa toma menos de una hora y se puede hacer con lo que cada local ya tiene. La idea es cruzar dos listas por local y quedarse solo con lo que aparece en las dos.

Mandar todo lo parado es el error más común, y crea el mismo problema al revés: el local que recibe se llena de un producto que tampoco vende a esa velocidad, y las cajas siguen caminando hacia la caducidad, solo que en otro anaquel.

La cuenta razonable parte de lo que vende el local que lo va a recibir. Si vende dos cajas por semana y quiere cubrirle unas ocho semanas, mándele alrededor de dieciséis menos lo que ya tenga. Nunca más de lo que el local de origen puede ceder, y nunca tanto como para que el destino quede con más de lo que alcanza a vender antes de que caduque el lote.

Y deje algo en el origen si ahí todavía se pide de vez en cuando. Un producto que sale una vez al mes no está muerto: está lento. Vaciar el anaquel obliga a mandarlo de vuelta cuando alguien lo pida, y ese viaje de ida y vuelta cuesta más que las cajas que se quedaron.

La fecha de caducidad manda sobre todo lo demás. Si al lote le quedan pocos meses, no se trata de repartirlo: se trata de mandarlo entero a donde de verdad se vende, y rápido.

Mover no siempre es la mejor decisión, y conviene reconocer los casos en los que sale más caro que dejarlo:

• Cuando rota parecido en los dos locales. Si a los dos les sobra, el problema es cuánto se compró, no dónde está.

• Cuando el recorrido cuesta más que el producto. Unas pocas unidades de algo barato no justifican un viaje: espere a juntarlas con otro traslado.

• Cuando es un producto de servicio. Hay cosas que se tienen porque un cliente habitual las pide o porque el farmacéutico considera que deben estar, aunque roten poco. Ese no es dinero mal puesto.

• Cuando el destino no está en condiciones de recibirlo. Con los controlados y con los de frío, el traslado no se decide en la lista de parados: lo decide su responsable sanitario.

• Cuando el lote ya está tan cerca de la caducidad que el destino tampoco alcanzará a venderlo. Ahí la decisión ya no es moverlo: es cuál de las salidas del rescate conviene aplicar donde está.

El cruce de las dos listas es el trabajo que nadie tiene tiempo de hacer todas las semanas. En Farmagestor se hace solo, cada noche: el sistema toma lo que en cada farmacia lleva más de sesenta días sin venderse teniendo existencia —y, en la bodega, lo que lleva ese tiempo sin salir hacia ningún local—, y lo compara con lo que sí se vende en las otras farmacias del grupo.

Al día siguiente encuentra el resultado agrupado por par de locales —lo que está parado en uno y se vende en otro—, ordenado por el dinero que tiene detenido cada producto. De cada uno ve cuántos días lleva sin moverse, cuánto dinero suyo representa, cuánto vende por semana el local que sí lo mueve y cuánto tiene ya. La cantidad sugerida cubre unas ocho semanas de venta de ese local, descontando lo que ya tiene en el anaquel y respetando el máximo que usted le haya configurado.

Nada se mueve solo. Cuando decide, un botón arma el traslado con las cantidades ya cargadas y usted ajusta lo que quiera antes de confirmarlo; de ahí en adelante sigue el camino normal de cualquier traslado, con su lote, su fecha y la confirmación del que recibe. Si un producto es controlado o necesita frío y el local de destino no está en condiciones de recibirlo, el sistema se lo dice en vez de sugerirle un traslado que no debía salir.

La bodega del grupo entra en la misma revisión: si algo lleva sesenta días ahí sin salir hacia ninguna farmacia, aparece como candidato. Y para que la lista no dependa de que usted se acuerde de abrirla, un correo semanal le resume lo que está parado en un local y se vende en otro.

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