Control de mermas en una farmacia: los tipos que existen, por qué ocurren y cómo evitarlos

Una merma es producto que usted ya pagó y que no va a poder vender: caducó, se dañó, se deterioró o salió sin cobrarse. Ese dinero está gastado y no vuelve, así que la merma no es un asunto de inventario sino del resultado del mes.

Conviene separarla de dos cosas que se le parecen y que se cuentan aparte. Lo que está sano pero no rota no es merma, es dinero detenido, y todavía se puede vender. Y una diferencia de conteo tampoco lo es: ahí el producto existe y lo que estaba mal era el número. Si las tres van al mismo saco, la cifra de pérdidas asusta y no explica nada.

Lo que sigue son los diez tipos de merma que de verdad ocurren en una farmacia, agrupados por el lugar donde se producen. Cada uno con un ejemplo, el motivo por el que pasa y lo que se puede hacer para que deje de pasar.

Tres de cada cuatro conversaciones sobre mermas terminan aquí, y con razón: es donde se pierde más dinero y donde más se puede hacer.

1. Caducidad

Entraron treinta cajas de un jarabe para la tos con caducidad a diez meses. Se vendían dos al mes, así que al llegar la fecha quedaban diez en el anaquel. Nadie las miró hasta que ya no servían.

Por qué ocurre: no falló la vigilancia del último día, falló la cantidad que se compró diez meses antes. La caducidad es la única merma que avisa desde que el producto entra.

Cómo evitarlo: revise una vez por semana lo que caduca en los próximos tres meses, que es el plazo en el que todavía hay salidas, y ponga siempre adelante el lote más próximo a caducar. Y sobre todo, que la cantidad del pedido salga de lo que ese producto se vende de verdad, no de la oferta del proveedor.

2. Deterioro durante el almacenamiento

Una caja de supositorios guardada cerca de la ventana en época de calor, o un producto refrigerado que pasó la noche fuera porque alguien no cerró bien la puerta del refrigerador.

Por qué ocurre: casi nunca por descuido grave, sino porque nadie tiene asignada la tarea de revisar dónde está guardado cada tipo de producto.

Cómo evitarlo: separe físicamente lo sensible al calor y a la luz, y ponga un termómetro en el refrigerador con una lectura anotada al abrir y al cerrar. Un producto de frío que perdió la cadena de frío es una merma aunque se vea perfecto.

3. Retiro del lote o descontinuación

El laboratorio o la autoridad sanitaria retira un lote del mercado, o el producto se descontinúa y deja de tener salida.

Por qué ocurre: no se puede prever, y es la única merma de esta lista que no depende de usted.

Cómo evitarlo: no se evita, pero sí se acota. Registre estas bajas con su propio motivo en vez de mezclarlas con las de caducidad: son la parte de la merma que no dice nada de su operación, y confundirlas ensucia el diagnóstico de las otras. Y guarde el respaldo del retiro por si el laboratorio acepta la devolución.

Esta merma tiene una particularidad que ninguna otra comparte: durante unas horas todavía es del proveedor. Después es suya, y la diferencia entre una cosa y otra son diez minutos al recibir el pedido.

4. Producto dañado al recibir

Llegan veinte frascos y dos vienen quebrados dentro del bulto, o una caja llega mojada. Se guardan sin abrir y se descubren tres semanas después, cuando alguien va a venderlos.

Por qué ocurre: el pedido se recibe con clientes esperando, y revisar bulto por bulto parece un lujo que no da el tiempo.

Cómo evitarlo: es la única merma que puede dejar de ser suya. Cuente y revise contra la factura antes de guardar, y reclame el mismo día. Pasado ese momento, el proveedor ya no responde y la pérdida se queda en su farmacia. Diez minutos al recibir valen más que cualquier control posterior.

Es la merma que menos aparece en las conversaciones y una de las que más se repiten. Nadie llama pérdida a un frasco roto, y por eso casi nunca se anota — hasta que al final del año falta producto que nadie sabe explicar.

5. Deterioro al manipular

Un frasco que se cae al acomodar el anaquel, una crema que se estropea al fraccionar, una caja que se rompe al contarla durante el inventario.

Por qué ocurre: cada caso es tan pequeño que anotarlo parece exagerado. Sumados a lo largo del año dejan de serlo.

Cómo evitarlo: la parte física se reduce con orden —lo pesado abajo, lo frágil a la altura de la mano, nada apilado más alto de lo que se alcanza sin escalera—. La parte de registro se reduce con una regla: si se rompió, se anota antes de barrerlo.

Estas tres se producen con el cliente enfrente, y por eso son las que menos rastro dejan.

6. Venta entregada y no registrada

Entra un cliente conocido con prisa, se le da lo que pide, dice que pasa a pagar más tarde y nadie registra la venta. A veces paga; a veces nadie se acuerda.

Por qué ocurre: por confianza y por interrupciones, casi nunca por mala fe. El producto salió del anaquel sin pasar por la caja, así que el inventario sigue contándolo.

Cómo evitarlo: que todo salga con su registro, incluso lo fiado. Si su sistema permite anotar la venta a crédito a nombre del cliente, esa es la forma correcta; si no lo permite, un cuaderno de fiados que se concilie cada día es el mínimo.

7. Error de dispensación

Se cobró una presentación de veinte tabletas y se entregó la de treinta, o salió la concentración de mayor precio al precio de la menor.

Por qué ocurre: presentaciones parecidas del mismo producto, en cajas casi idénticas, con quien atiende apurado.

Cómo evitarlo: escanear siempre el código de barras en vez de buscar por nombre, porque cada presentación tiene el suyo, y separar en el anaquel las que se parecen. Cuando aparezca la diferencia, regístrela con este motivo y no como faltante: es lo que permite ver si se repite con un producto o con una persona.

8. Devolución que no puede volver al anaquel

Un cliente devuelve un antibiótico que compró ayer. La caja está abierta, o estuvo fuera de refrigeración, o simplemente no hay forma de saber cómo se guardó.

Por qué ocurre: se acepta la devolución para no perder al cliente, y después nadie decide qué hacer con el producto: queda en un rincón, y con el tiempo vuelve al anaquel o se pierde.

Cómo evitarlo: decida el mismo día si el producto vuelve a la venta o se da de baja, y tenga clara de antemano la regla de qué se acepta. Una devolución sin decisión descuadra dos veces: el inventario y el dinero.

Las dos últimas tienen algo en común: medirlas obliga a hablar de personas, y por eso muchas farmacias prefieren dejarlas dentro del saco genérico de «faltante». El problema es que ahí dentro no se pueden corregir, porque no se sabe cuál de las dos es.

9. Hurto

Producto que desaparece del anaquel sin registro de venta ni de baja.

Por qué ocurre: pasillos sin visibilidad, productos pequeños y caros al alcance, y sobre todo la ausencia de conteos frecuentes: cuando el conteo es anual, nadie sabe en qué mes desapareció.

Cómo evitarlo: los productos pequeños de alto precio detrás del mostrador, conteos por tandas cada semana en ese grupo concreto, y el historial de movimientos con nombre. No es vigilancia: es que la diferencia aparezca cerca del día en que ocurrió, mientras todavía se puede averiguar algo.

10. Producto que se entrega sin cobrar

Lo que se lleva el personal, lo que se le da a un familiar, la muestra que se regala para que alguien pruebe. Cada caso es defendible; la suma del año no siempre lo es.

Por qué ocurre: porque es una práctica normal en una farmacia de barrio y nadie la considera una pérdida hasta que la ve sumada.

Cómo evitarlo: no se trata de prohibirlo, sino de que tenga su propio motivo al registrarse. Anotado aparte deja de confundirse con hurto o con error de conteo, y al final del mes usted decide con un número delante si esa práctica sigue igual o se acota.

Sin medirla, la merma se siente pero no se puede mejorar. La cuenta se hace con lo que ya tiene: sume el costo —no el precio de venta— de todo lo que dio de baja en el mes y divídalo entre lo que vendió en ese mismo mes. El resultado en porcentaje es su nivel de merma.

Sobre ese número hay que decir algo con franqueza: no existe un porcentaje «correcto» que sirva para toda farmacia. Depende de cuánto refrigerado maneje, de las caducidades con las que trabaje y hasta del clima de su zona. El número que importa no es el de nadie más, es el suyo del mes pasado.

Y la cifra sola no dice qué hacer. La misma pérdida con la caducidad al frente pide corregir las compras; con el deterioro al frente pide revisar dónde se guarda; con la venta no registrada al frente pide revisar el mostrador. Por eso el motivo de cada baja vale más que el total.

Todo lo anterior se puede llevar en papel. Lo que cambia con un sistema es que el registro deje de depender de la memoria y que la suma se convierta en un diagnóstico con nombre y fecha.

En Farmagestor cada baja se registra con su motivo, el lote al que afectó y la cantidad, y las existencias se corrigen solas. Los motivos llegan ya repartidos en dos listas —los diez que le cuestan dinero y los que solo corrigen el número, como el error de conteo o de recepción—, así que la cifra de pérdidas nunca se infla con correcciones administrativas.

El módulo de mermas y ajustes de inventario tiene una pantalla propia para las pérdidas financieras, y responde de un vistazo las tres preguntas que importan: cuánto dinero perdió en el período, cuántas unidades y cuál fue el motivo principal. Debajo, cuatro vistas para averiguar el porqué:

• La evolución de la pérdida en el tiempo, por día o por mes, para ver si va bajando o si un mes se salió de lo normal.

• La distribución por motivo, que es la que le dice si su problema son las caducidades, la recepción o el mostrador.

• Los productos que más pérdida acumulan, para atacar primero los pocos que suelen concentrarla.

• La pérdida por usuario, que sirve para detectar dónde hace falta acompañar o formar mejor, no para señalar a nadie.

Medir la merma sirve para corregir lo que ya pasó. Con la caducidad, que suele ser la de mayor peso, el sistema trabaja antes: vigila cada lote contra la velocidad real a la que ese producto se vende en su farmacia y avisa con meses de anticipación cuáles no va a alcanzar a vender, cuando todavía se pueden mover, promover o negociar.

Lo que ningún sistema hace —y desconfíe de quien lo prometa— es dejar la merma en cero. Un frasco se rompe, un lote se retira y un cliente devuelve algo que ya no puede volver al anaquel. Lo que sí cambia es que la parte evitable, que suele ser la mayor, deje de repetirse por descuido.

Siga por aquí

• Inventario y migración
• Control del inventario sin volverse loco
• Qué hacer con un producto por caducar
• Cuánto dinero tiene detenido
• Prevención de caducidades