Cómo llevar el control del inventario de su farmacia sin volverse loco
Manejar el inventario de una farmacia no es saber cuánto tiene: es que el número del sistema siga coincidiendo con el del estante. Eso se logra registrando cada salida que no sea una venta —dañados, vencidos, uso interno, traslados— y contando por tandas pequeñas y seguidas, en vez de un conteo general al año.
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El inventario no se desordena de golpe: se desordena de a poco
Casi nadie pierde el control del inventario en un día. Se pierde en cámara lenta: una caja que se cayó y se rompió, un producto que se dio de muestra, otro que el dueño se llevó para la casa, una devolución que nadie procesó. Cada una es diminuta y ninguna parece merecer el trámite de anotarla.
Seis meses después, el sistema dice que hay catorce unidades de algo y en el estante hay nueve. Y a partir de ahí empieza el verdadero problema: quien atiende deja de creerle al número. Cuando el sistema pierde credibilidad, todos vuelven a mirar el estante para todo, y el inventario deja de servir para lo único que importa — decidir qué comprar.
Este artículo va de eso: de por qué esos dos números se separan, cómo volver a juntarlos, y sobre todo cómo mantenerlos juntos sin cerrar la farmacia un domingo entero.
Tener el inventario bajo control no es saber cuánto tiene
Un inventario está bajo control cuando el número que muestra el sistema es lo bastante confiable como para tomar una decisión sin ir a verificar al estante. Ese es el listón, y es más alto de lo que parece.
Saber cuánto tiene es el punto de partida, no la meta. La meta es poder responder cuatro preguntas sin levantarse: qué hay que pedir esta semana, qué está a punto de convertirse en pérdida, qué lleva meses sin moverse, y cuánto dinero hay parado en el estante.
Ninguna de esas cuatro se puede responder con un número en el que no se confía. Por eso la exactitud no es una manía de contador: es la condición para que todo lo demás funcione.
Por dónde se le escapa el inventario a una farmacia
Las salidas de producto que no son ventas son la causa principal de que los dos números se separen. La venta se registra sola porque pasa por la caja; todo lo demás depende de que alguien se acuerde de anotarlo.
Estas son las que más se repiten, y conviene reconocerlas por nombre porque cada una se corrige distinto:
- Producto dañado: se cayó, se mojó, se rompió el empaque al desempacar la caja.
- Producto vencido que se retiró del estante y se botó, pero nunca se dio de baja en el sistema.
- Uso interno: lo que se ocupa en la propia farmacia o se da de muestra.
- Venta no registrada: se entregó el producto y no se facturó — pasa con las interrupciones y con los mandados de última hora.
- Error de dispensación: se entregó una presentación distinta a la que se cobró.
- Devolución de un cliente que volvió a entrar al estante sin registrarse, o que no era apta para venderse otra vez y aun así se dejó en el conteo.
- Recepción mal contada: el proveedor mandó nueve y se registraron diez.
- Traslado a otro local que salió de un lado y nunca entró en el otro.
- Bonificaciones del proveedor: unidades que llegaron sin costo y entraron —o no— al sistema.
La distinción que lo cambia todo: merma real o error de conteo
De esa lista, unas cosas le costaron dinero y otras no. Y mezclarlas es el error que hace que el control de inventario no sirva para decidir nada.
Un producto vencido, uno dañado o uno que se robaron son mermas: mercadería que usted pagó y no va a vender. Un error de conteo, un traslado mal registrado o una recepción mal anotada no son mermas: el producto existe, solo que el número estaba mal. Corregirlos no le cuesta dinero — le devuelve la exactitud.
Cuando los dos tipos van juntos en el mismo saco pasan dos cosas malas a la vez. La cifra de mermas se infla con errores administrativos y termina asustando sin motivo, y los errores de proceso quedan escondidos detrás de esa cifra, así que nadie los corrige.
Por eso la regla es: cada ajuste se registra con su motivo, y los motivos se separan en dos grupos. Los que cuestan dinero, para saber cuánto está perdiendo de verdad y por qué. Los que solo corrigen el número, para saber qué parte del proceso está fallando.
Por qué el inventario general una vez al año no sirve
El conteo general anual es la costumbre más extendida y una de las menos útiles. Falla por tres motivos que no tienen arreglo dentro de ese formato.
El primero es que llega tarde. Un error detectado en diciembre pudo haber ocurrido en marzo, y a esa altura ya no hay forma de saber qué pasó ni de corregir el proceso que lo causó. Lo único que queda es ajustar el número y seguir.
El segundo es que se hace mal, y no por falta de ganas. Contar dos mil productos en una jornada cansa, y las últimas cuatro horas de conteo son notoriamente peores que las primeras. Se introducen errores nuevos mientras se corrigen los viejos.
El tercero es que cuesta un día de operación, o se hace a puertas cerradas un domingo con el equipo de mal humor. Sale caro para lo poco que resuelve.
Cuente por tandas: el método que sí se sostiene en el tiempo
La alternativa es contar poco y seguido. En vez de dos mil productos una vez al año, quince o veinte productos cada día, de modo que en unos meses haya pasado por todo el inventario y vuelva a empezar.
Suena a más trabajo y es menos: quince productos se cuentan en diez minutos, en un rato tranquilo, sin cerrar nada y sin cansancio. Y como la diferencia se detecta cerca de cuando ocurrió, todavía se puede reconstruir qué pasó — que es la única forma de arreglar la causa en vez de tapar el síntoma.
Para que funcione hacen falta tres decisiones:
- No todos los productos merecen la misma frecuencia. Los de mayor movimiento y los de mayor valor se cuentan seguido —cada mes o cada dos—; el resto, una o dos veces al año. Una farmacia concentra buena parte de su venta en una porción pequeña del catálogo, y esa porción es la que hay que vigilar.
- Cuente a la misma hora y con el mismo criterio: al abrir o al cerrar, nunca a media mañana con clientes esperando y producto en tránsito.
- Cada diferencia se ajusta con su motivo. Un ajuste sin motivo es un número que cambió sin explicación, y dentro de tres meses no le va a decir nada a nadie.
Las tres reglas diarias que evitan la mayoría de los descuadres
El conteo por tandas corrige. Lo que evita que haya tanto que corregir es la disciplina del día a día, y se resume en tres reglas que no cuestan nada.
- Todo lo que sale del estante y no pasó por la caja se registra en el momento, con su motivo. Es la regla madre: si solo aplica una, que sea esta.
- Todo lo que entra se cuenta contra lo que se pidió, antes de guardarlo. Un faltante del proveedor detectado al recibir se reclama; detectado un mes después, se asume.
- Las devoluciones de clientes se procesan el mismo día, decidiendo explícitamente si el producto vuelve al estante o no. Una devolución en el limbo descuadra dos veces: en el conteo y en el dinero.
Cómo ayuda Farmagestor a mantener el inventario cuadrado
Nada de lo anterior necesita un sistema: necesita constancia. Lo que un sistema aporta es que la constancia deje de depender de la memoria de cada quien, y que los ajustes acumulados se conviertan en un diagnóstico.
En Farmagestor, cada ajuste se registra con su motivo, y los motivos vienen ya separados en los dos grupos que importan. Por un lado los que le cuestan dinero: vencimiento, producto dañado al recibir o al manipular, deterioro en el estante, hurto, venta no registrada, error de dispensación, devolución no apta para vender, obsolescencia. Por otro los que solo corrigen el número: error de recepción, error de conteo, uso interno y traslado de productos.
El tablero los muestra separados, con cuánto suma cada grupo y cuál es el motivo que más se repite en cada uno. Esa es la diferencia entre saber que «se perdieron unidades» y saber que el problema está en la recepción o en el estante.
Cada producto guarda además su propia historia: qué se vendió, qué entró en cada recepción de lotes, qué se dio de baja y por qué, qué devolvió un cliente y qué se devolvió al proveedor. Cuando una diferencia aparece en el conteo, esa historia es donde se averigua qué pasó.
Y para armar las tandas de conteo puede filtrar el catálogo y descargar la lista de lo que toca contar, en vez de recorrer el estante con un cuaderno y buena voluntad.
Preguntas frecuentes
Lo que más nos preguntan sobre inventario.
¿Cómo se maneja el inventario de una farmacia?
Registrando toda salida de producto que no sea una venta —dañado, vencido, uso interno, traslado, devolución— en el momento en que ocurre, y verificando la exactitud con conteos por tandas pequeñas y frecuentes en vez de un conteo general al año. La venta se descuenta sola al pasar por la caja; todo lo demás depende de que quede anotado.
¿Cada cuánto debo hacer inventario en mi farmacia?
En vez de un conteo general anual, conviene contar por tandas: quince o veinte productos cada día, de modo que en unos meses pase por todo el catálogo. Los productos de mayor movimiento y mayor valor se cuentan cada mes o cada dos; el resto, una o dos veces al año. Se detecta el error cerca de cuando ocurrió, que es cuando todavía se puede averiguar la causa.
¿Por qué el sistema dice una cantidad y en el estante hay otra?
Porque hubo salidas que no pasaron por la caja y nadie las registró. Las más comunes son producto dañado, vencido que se botó sin dar de baja, uso interno o muestras, ventas entregadas y no facturadas, devoluciones sin procesar, recepciones mal contadas y traslados a otro local registrados solo de un lado.
¿Cuál es la diferencia entre una merma y un ajuste de inventario?
La merma le costó dinero: el producto se venció, se dañó o se lo robaron, y usted lo había pagado. El ajuste solo corrige el número: hubo un error de conteo, de recepción o un traslado mal registrado, pero el producto existe. Conviene registrarlos por separado, porque si van juntos la cifra de mermas se infla con errores administrativos y los problemas de proceso quedan escondidos detrás.
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¿Tengo que cerrar la farmacia para hacer inventario?
No, si cuenta por tandas. Quince productos se cuentan en unos diez minutos, al abrir o al cerrar, sin interrumpir la atención. Cerrar un día entero para contarlo todo cuesta la operación de esa jornada y además introduce errores nuevos, porque las últimas horas de conteo se hacen cansados.
¿Por dónde empiezo si mi inventario ya está muy desordenado?
Por los productos de mayor movimiento, que suelen ser una porción pequeña del catálogo y concentran buena parte de la venta. Cuéntelos, ajústelos con su motivo y aplique desde ese día la regla de registrar toda salida que no sea venta. No hace falta poner en orden las dos mil referencias antes de empezar a confiar en el número: basta con que sean exactas las que se mueven.
¿Su duda no está aquí?
Escríbanos y le responde una persona del equipo de Farmagestor, que conoce la operación de una farmacia por dentro.
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