Cómo se hace un inventario en una farmacia: el conteo físico, paso a paso
Un inventario físico se hace en cuatro pasos: preparar —elegir la zona, congelar los movimientos y tener a mano la lista de lo que debería haber—, contar por estantes sin mirar la cantidad del sistema, comparar y anotar solo las diferencias, e investigar cada una antes de ajustarla, registrando el motivo.
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Los cuatro pasos, en orden
Hacer un inventario no es «contar todo». Es comparar lo que hay en el estante contra lo que el sistema dice que debería haber, y entender cada diferencia. Contar es solo el segundo de cuatro pasos, y el que menos decide el resultado.
Preparar
Elija la zona, avise al equipo, congele los movimientos de esos productos y tenga a mano la lista de lo que debería haber.
Contar
Estante por estante, sin mirar la cantidad que dice el sistema. Se anota lo que hay, no lo que debería haber.
Comparar
Enfrente lo contado con lo que el sistema tenía y quédese solo con los productos donde hay diferencia.
Investigar y ajustar
Cada diferencia se recuenta, se busca su causa y recién entonces se ajusta — siempre con su motivo.
Paso 1: preparar, que es donde se gana o se pierde el conteo
Casi todos los conteos que salen mal salieron mal antes de empezar. Tres preparativos evitan la mayoría de los problemas.
El primero es acotar la zona. Contar la farmacia entera de una vez es lo que vuelve el conteo un evento agotador que nadie quiere repetir; contar un estante o un pasillo se hace en un rato tranquilo. Si sus productos tienen su ubicación registrada, la lista de esa zona sale sola.
El segundo es congelar el movimiento de lo que va a contar. Mientras se cuenta, ese producto no se vende, no se recibe y no se mueve — y si se vende, se anota aparte. Un conteo hecho mientras entra mercadería o sale una venta produce diferencias que no existen, y esas diferencias falsas gastan horas de investigación.
El tercero es tener la lista de lo que debería haber, en papel o en la pantalla. No para copiarla — para eso es el paso siguiente — sino para no terminar el conteo y descubrir que faltaba media zona.
Paso 2: contar a ciegas, y por qué importa tanto
Esta es la regla que más resultados cambia y la que más se salta: quien cuenta no debe ver la cantidad que el sistema tiene registrada.
La razón es humana. Si en la hoja dice «32» y usted cuenta 31, la cabeza asume que se equivocó y vuelve a contar hasta que le dé 32 — o directamente anota 32. El número del sistema deja de ser lo que se está verificando y pasa a ser la respuesta que se busca, y el conteo se vuelve un trámite que confirma lo que ya estaba.
Contar a ciegas —anotar lo que hay, sin referencia— es lo que hace que el conteo sirva para algo. Con la lista impresa, se tapa la columna de cantidades; en pantalla, se anota primero y se compara después.
Dos ayudas prácticas: cuente en pareja cuando el producto sea de mucho valor o de mucho movimiento —uno cuenta, el otro anota—, y cuente siempre en el mismo sentido, de izquierda a derecha y de arriba abajo, para no saltarse una fila entera al distraerse.
Paso 3: comparar y quedarse solo con las diferencias
Con lo contado en la mano, enfrente los dos números. La mayoría de los productos va a cuadrar y esos ya no le interesan: el conteo termina en una lista corta, la de los que no cuadran.
Conviene mirar esa lista con dos ojos distintos. Uno cuenta cuántos productos difieren, que dice qué tan sano está su inventario en general. El otro mira cuánto dinero representa cada diferencia, que es lo que decide a cuál prestarle atención primero: diez unidades de menos en un producto barato importan mucho menos que dos en uno caro.
Paso 4: investigar antes de ajustar
El error más común del conteo es también el más entendible: aparece la diferencia y se ajusta el número para que cuadre. El inventario queda correcto ese día y el problema que causó la diferencia sigue ahí, listo para repetirse el mes siguiente.
Antes de tocar el número, tres comprobaciones rápidas resuelven la mayoría de los casos. Recontar, porque una parte de las diferencias son errores del propio conteo. Revisar si hay producto de esa referencia fuera de su lugar — en otro estante, en el mostrador, en una caja sin desempacar. Y mirar el historial reciente del producto: una venta que no se registró, una devolución que volvió al estante sin anotarse o una entrada de mercadería a medio recibir explican buena parte de lo que falta.
Solo cuando ninguna de las tres explica la diferencia se ajusta — y siempre con su motivo escrito. Un ajuste sin motivo es un número que cambió sin explicación, y dentro de tres meses no le dirá nada a nadie.
Con qué frecuencia hacerlo
En corto: es mejor contar poco y seguido que todo de una vez. Unos pocos productos cada día —los de más movimiento y más valor con más frecuencia que el resto— llega a cubrir el catálogo entero en unos meses, sin cerrar la farmacia y sin el cansancio que arruina los conteos largos.
El porqué de esto, y cómo repartir la frecuencia entre sus productos, está desarrollado en el artículo de manejo de inventario.
Cómo lo hace más fácil Farmagestor
Para contar por zonas, puede filtrar su catálogo por la ubicación de los productos —o por la etiqueta que usted les haya puesto— y trabajar solo con ese grupo. Y si prefiere contar en papel, esa misma lista se descarga a Excel para imprimirla.
En el paso de investigar, el historial de cada producto le muestra sus movimientos con fecha, hora y el nombre de quien los hizo, y cuántas unidades había antes y después de cada uno — que es exactamente lo que hace falta para reconstruir de dónde salió una diferencia.
Y al registrar el ajuste, el sistema separa las correcciones de conteo de las mermas reales. Es una distinción que parece menor y no lo es: sin ella, un error de conteo corregido se ve igual que dinero perdido, y usted termina creyendo que pierde más de lo que pierde.
Preguntas frecuentes
Lo que más nos preguntan sobre inventario.
¿Cómo se hace un inventario físico en una farmacia?
En cuatro pasos. Preparar: elegir la zona a contar, congelar los movimientos de esos productos y tener a mano la lista de lo que debería haber. Contar: estante por estante, sin ver la cantidad que dice el sistema. Comparar: enfrentar lo contado con lo registrado y quedarse solo con las diferencias. Investigar y ajustar: recontar, buscar la causa de cada diferencia y registrar el ajuste con su motivo.
¿Hay que cerrar la farmacia para hacer inventario?
No, si cuenta por zonas. Contar un estante o un pasillo a la vez se hace en un rato tranquilo sin dejar de atender; lo único que se congela es el movimiento de los productos de esa zona mientras dura el conteo. Cerrar un día entero solo hace falta para el conteo general de toda la farmacia, que es justamente el formato que conviene evitar.
¿Por qué no debo ver la cantidad del sistema mientras cuento?
Porque deja de ser una verificación. Si la hoja dice 32 y usted cuenta 31, la cabeza asume que se equivocó y recuenta hasta que dé 32. El número del sistema pasa de ser lo que se está comprobando a ser la respuesta que se busca, y el conteo termina confirmando lo que ya había. Contar a ciegas y comparar después es lo que hace que el resultado sirva.
¿Qué hago cuando el conteo no coincide con el sistema?
Investigar antes de ajustar. Recuente primero, porque parte de las diferencias son errores del conteo. Busque si hay producto de esa referencia fuera de su lugar. Y revise el historial reciente: una venta sin registrar, una devolución que volvió al estante o una entrada a medio recibir explican la mayoría. Solo si nada de eso lo explica, ajuste — y siempre con el motivo escrito.
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¿Cada cuánto debo hacer inventario en mi farmacia?
Es mejor contar poco y seguido que todo una vez al año: unos pocos productos cada día, con más frecuencia los de mayor movimiento y mayor valor. Así se cubre el catálogo entero en unos meses, sin cerrar la farmacia, y las diferencias se detectan cerca de cuando ocurrieron — que es la única forma de averiguar qué las causó.
¿Su duda no está aquí?
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