El costo invisible de quedarse sin producto en su farmacia

Quedarse sin producto no siempre es estar en cero

Un agotado es cualquier venta que se pierde porque el producto no estaba disponible para ese cliente en ese momento. Y eso pasa de más formas de las que uno vigila:

• Existencia en cero: la forma obvia, y la única que la mayoría revisa.
• Cantidad insuficiente: el cliente lleva tratamientos completos, no unidades sueltas. Si necesita tres cajas y queda una, esa venta se fue igual — aunque el sistema diga que «hay».
• Está, pero nadie lo encuentra: el producto existe en algún estante, el dependiente nuevo no sabe dónde, el cliente se cansa de esperar. Para efectos del negocio, es un agotado.
• Había sustituto y no se ofreció: faltaba esa presentación, había otra con el mismo principio activo, y la respuesta fue «no tenemos» en vez de una alternativa.

Por qué se agotan justo los productos que mejor se venden

Los agotados no se reparten parejo: se concentran en los productos de mayor rotación, y no es mala suerte — es matemática. Lo que sale rápido llega a cero rápido, y si el momento de reponer se decide de memoria, la memoria siempre llega tarde en los productos que más se mueven.

Hay tres causas que se repiten en casi todas las farmacias.

La primera es reponer cuando ya se llegó a cero. Entre que se nota el faltante, se arma el pedido y el proveedor entrega, pasan días — y todos esos días son de ventas perdidas. El momento correcto de pedir no es cuando se acaba: es cuando lo que queda alcanza justo para cubrir lo que se venderá mientras llega el pedido.

La segunda son los productos de demanda irregular. Un producto que pasa dos semanas sin moverse y de pronto sale en tandas engaña a cualquiera: parece sobrado hasta el día que tres clientes lo piden en la misma semana. Con estos, el promedio mensual miente, y decidir por promedio deja corto justo cuando importa.

La tercera es el pedido que llegó incompleto. Se pidieron diez, el proveedor mandó seis, nadie anotó los cuatro que faltaron — y ese hueco se descubre en el mostrador, con el cliente enfrente.

Cómo evitar quedarse sin productos sin llenarse de vencimientos

Aquí está la trampa en la que cae la mitad de las farmacias: del susto de los agotados se pasa a comprar de más «por si acaso», y el dinero que antes se perdía en ventas se pierde ahora en mercadería que se vence. El agotado y el vencido son las dos caras del mismo error — comprar sin mirar la velocidad real de venta.

La salida no es comprar más: es comprar según cómo se vende cada producto. Cuatro costumbres lo resuelven en la práctica:

• Tenga identificada la lista corta de productos que no pueden faltar: los de mayor rotación, que suelen concentrar buena parte de la venta. A esa lista se le repone con prioridad y sin esperar a que toque fondo.
• Pida antes de llegar a cero, contando lo que tarda cada proveedor: si un producto vende cinco por semana y el proveedor tarda una semana en entregar, el momento de pedir es cuando quedan unas cinco unidades, no cuando queda una.
• A los productos de demanda irregular deles margen extra, sabiendo que rotarán más lento — y vigile sus fechas de vencimiento con más atención que al resto.
• Al recibir cada pedido, compare contra lo que pidió y anote los faltantes del proveedor en el momento. Un faltante anotado se reclama o se repone; uno sin anotar se descubre en el mostrador.

Cómo ayuda Farmagestor con los agotados

Todo lo anterior se puede hacer a mano. Lo que no se puede es hacerlo a mano todos los días con miles de productos — y ahí es donde un sistema deja de ser un lujo.

Farmagestor marca cada producto según sus existencias y su velocidad real de venta: sano, bajo o excesivo. Los que están por quedarse cortos se ven de un vistazo, sin revisar el catálogo entero, y un aviso de pedidos de relleno le dice cuántos productos están pidiendo reposición.

Cuando toca pedir, le sugiere cuánto comprar de cada producto según cómo se vende — el que sale parejo, el de temporada y el de demanda irregular se calculan distinto — y toma en cuenta cuánto tarda en entregar cada proveedor. Si el pedido llega incompleto, los faltantes quedan anotados como saldo a favor, no en la memoria de nadie.

Y en el mostrador, si el producto falta, el dependiente ve en la misma pantalla los sustitutos con el mismo principio activo que sí hay en existencia, con su precio y su ubicación. Si el cliente no sabe el nombre de lo que busca, puede buscarse por síntoma.

Lo que ningún sistema hace —y desconfíe de quien se lo prometa— es eliminar los agotados por completo: un pico de demanda imprevisto o un proveedor sin existencias lo dejan corto igual. Lo que sí cambia es que no vuelve a quedarse sin producto por descuido, que es como ocurre la mayoría.

Ver cómo Farmagestor calcula la reposición