Qué productos no puede darse el lujo de tener agotados
No todos los agotados cuestan igual. Los que su farmacia no puede permitirse son de tres tipos: los que más rota —que suelen ser pocos y concentran la mayor parte de la venta—, los que su farmacéutico considera imprescindibles, y los que traen a la gente a su puerta. Esa lista corta se vigila aparte del resto del catálogo.
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Tratar todos los agotados igual es lo que hace que falten los importantes
Una farmacia con dos mil productos va a tener agotados. Siempre. La pregunta útil no es cómo evitarlos todos —no se puede— sino cuáles no puede permitirse, porque no todos cuestan lo mismo ni de lejos.
Que falte un producto que sale una vez al mes es un inconveniente menor. Que falte uno que se pide cinco veces al día es otra cosa: son ventas perdidas todos los días, y sobre todo es el cliente que empieza a preguntarse si en esta farmacia encuentra lo que busca. Ese daño no se repara reponiendo la semana siguiente.
Cuando se vigila todo por igual, en la práctica no se vigila nada: la atención se reparte entre dos mil renglones y los importantes se pierden en el montón. La solución es tener una lista corta y mirarla distinto.
Los tres grupos que componen esa lista
La lista de lo que no puede faltar no sale de una sola fuente. Son tres, y conviene armarlas por separado porque cada una se decide distinto.
- Los que más se venden
- En casi cualquier farmacia, una porción pequeña del catálogo concentra la mayor parte de las ventas. Esos productos son la columna vertebral del negocio y su lista sale directo de sus propias ventas — no hace falta criterio, solo mirar los números de los últimos meses.
- Son los primeros de la lista por una razón simple: un día sin ellos cuesta más que un mes sin la mayoría de los demás.
- Los que su farmacéutico considera imprescindibles
- Hay productos que deben estar aunque las ventas no lo justifiquen, y eso no lo decide una hoja de cálculo: lo decide el criterio profesional de quien responde por la farmacia. Puede ser por el tipo de clientela que atiende, por la zona donde está o por lo que se considera un surtido responsable.
- Esta parte de la lista no se discute con datos de rotación. Se pregunta y se anota.
- Los que traen gente a su puerta
- Son los que un cliente viene a buscar específicamente a su farmacia, y cuya ausencia no cuesta una venta sino la visita entera: el que no lo encuentra se va a otro lado y compra ahí todo lo demás que llevaba pensado.
- Suelen ser pocos y usted los conoce de oído. Vale la pena escribirlos, porque son los que más caro salen y los que menos aparecen en cualquier informe.
Cómo armar la lista esta semana
El trabajo es de una tarde y el resultado se usa durante años, con retoques.
Ordene
Tome sus ventas de los últimos tres meses y ordene los productos por unidades vendidas.
Corte
Quédese con los de arriba: los que concentran la mayor parte de su venta. Suelen ser muchos menos de los que imagina.
Pregunte
Pídale a su farmacéutico los que deben estar aunque no se vendan mucho, y agréguelos.
Marque
Deje esa lista señalada donde se arma el pedido, para revisarla antes que nada.
Qué hacer distinto con los de la lista
Tener la lista no sirve si se maneja igual que el resto. Tres cosas cambian con estos productos.
La primera es el colchón. Para lo que no puede faltar conviene pedir con más margen del que la cuenta estricta indicaría: tener algunas unidades de más cuesta poco, y quedarse sin ellas cuesta mucho. Es de los pocos casos donde comprar de más es la decisión correcta.
La segunda es el orden de revisión. Cuando arma el pedido, estos productos se miran primero y no al final entre otros mil — y se piden aunque el estante todavía se vea con producto.
Y la tercera es qué hacer cuando aun así falta alguno. Para los de la lista vale la pena tener resuelto de antemano el plan B: qué otro producto se puede ofrecer, o con qué segundo proveedor conseguirlo rápido. Improvisar eso con el cliente enfrente es lo que convierte un faltante en una venta perdida.
La trampa de la lista larga
El error más común al hacer este ejercicio es que la lista crezca. Se empieza con veinte productos, alguien sugiere que otros diez también son importantes, y en unos meses hay doscientos «productos que no pueden faltar» — que es exactamente lo mismo que no tener lista.
Una lista de lo que no puede faltar solo funciona si es lo bastante corta como para revisarla completa en unos minutos. Si no cabe en una hoja, ya no es una lista de prioridades: es otra vez el catálogo entero.
Conviene revisarla dos veces al año y sacar lo que ya no corresponde. Lo que se vendía mucho hace un año puede no venderse hoy, y ese renglón le está robando atención a otro que sí la necesita.
Cómo lo resuelve Farmagestor
Farmagestor clasifica sus productos por prioridad —alta, media y baja— con sus propias ventas, así que la primera parte de la lista se arma sola y se mantiene al día sin que nadie la actualice a mano. Al armar el pedido puede filtrar por esa prioridad y revisar primero lo que de verdad importa.
Para la segunda parte —los que deben estar aunque casi no se vendan— existe algo hecho a la medida de este problema: un mínimo de exhibición. Usted le dice al sistema cuántas unidades de ese producto quiere tener siempre en el estante, y la sugerencia de compra respeta ese piso aunque la rotación por sí sola no lo justificaría. Es la forma de que el criterio de su farmacéutico no dependa de que alguien se acuerde.
Y sobre los agotados, el sistema avisa: los productos sin existencias aparecen señalados donde se arma el pedido, con lo que se necesita para reponerlos.
Preguntas frecuentes
Lo que más nos preguntan sobre productos agotados.
¿Qué productos no deben faltar nunca en una farmacia?
Tres grupos. Los que más rota —una porción pequeña del catálogo concentra la mayor parte de la venta y salen de sus propios números—; los que su farmacéutico considera imprescindibles por criterio profesional, aunque las ventas no lo justifiquen; y los que traen gente específicamente a su farmacia, cuya ausencia cuesta la visita entera y no solo una venta.
¿Cuántos productos debería tener esa lista?
Los suficientes para revisarla completa en unos minutos. La trampa habitual es que crezca: se empieza con veinte, se van sumando y en unos meses hay doscientos — que es lo mismo que no tener lista. Si no cabe en una hoja, dejó de ser una lista de prioridades y volvió a ser el catálogo entero.
¿Conviene tener más inventario de los productos críticos?
Sí, y es de los pocos casos donde comprar con margen es la decisión correcta. Tener algunas unidades de más de un producto que se vende todos los días cuesta poco; quedarse sin él cuesta ventas diarias y, peor, clientes que empiezan a dudar de si en su farmacia encuentran lo que buscan.
¿Cómo sé cuáles son mis productos de mayor rotación?
Ordenando sus ventas de los últimos tres meses por unidades vendidas y quedándose con los de arriba. Suelen ser bastantes menos de los que uno imagina, y esa lista corta explica la mayor parte de la venta. Conviene rehacerla dos veces al año: lo que se vendía mucho hace un año puede no ser lo mismo hoy.
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¿Qué hago si aun así se me agota uno de esos productos?
Tener el plan B decidido de antemano: qué otro producto se puede ofrecer en su lugar —eso lo define su farmacéutico— y con qué segundo proveedor conseguirlo rápido. Lo que convierte un faltante en una venta perdida no es el faltante en sí, es tener que improvisar con el cliente enfrente.
¿Su duda no está aquí?
Escríbanos y le responde una persona del equipo de Farmagestor, que conoce la operación de una farmacia por dentro.
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