Excel puede ayudarle, pero no siempre le dice qué comprar
Excel sirve para llevar el inventario de una farmacia mientras el catálogo sea manejable y alguien lo actualice a diario. Donde se queda corto es en decidir: para saber cuánto comprar de cada producto o qué lote no alcanzará a venderse, hay que cruzar existencias, ventas y fechas producto por producto — y eso a mano no lo sostiene nadie.
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Excel no es el problema, y conviene decirlo de entrada
Si usted lleva el inventario de su farmacia en una hoja de cálculo, no está haciendo nada mal. Excel es una herramienta seria: cuesta poco o nada, se adapta a cualquier forma de trabajar, no hay que aprender el sistema de nadie más, y muchas farmacias funcionan con él durante años sin drama.
Los artículos que empiezan diciendo que Excel es un desastre suelen tener algo que venderle. Este empieza al revés: hay farmacias para las que cambiarse hoy sería gastar dinero y tiempo en resolver un problema que todavía no tienen.
Lo que sí conviene saber es dónde está el límite, porque el límite existe y casi nunca está donde uno lo imagina. No aparece cuando el archivo se hace grande — aparece cuando usted necesita que la hoja le diga algo que no escribió en ella.
Lo que Excel hace bien en una farmacia
Antes de hablar de límites vale la pena reconocer para qué es genuinamente bueno, porque son cuatro cosas que resuelven buena parte del día a día.
- Registrar: guarda exactamente lo que usted anotó, con las columnas que a usted le sirven y no las que alguien decidió por usted.
- Calcular: sumar el valor del inventario, sacar un margen, multiplicar cantidades por precios — eso lo hace bien y rápido.
- Ordenar y filtrar: ver solo un laboratorio, ordenar por cantidad, encontrar un producto por su nombre.
- Adaptarse: si mañana necesita una columna nueva, la agrega y ya. Ningún sistema le da esa libertad.
Dónde se rompe exactamente, y no es donde uno cree
La creencia común es que Excel falla cuando el catálogo crece demasiado. En una farmacia falla antes y por otro motivo: porque una hoja de cálculo guarda una fila por producto, y en una farmacia un producto no es una cosa — son varios lotes con fechas de vencimiento distintas que conviven en el mismo estante.
En cuanto usted quiere llevar la fecha de vencimiento en serio, la estructura de la hoja se le complica: o pone una fila por lote y pierde la vista de cuánto tiene en total de ese producto, o pone una fila por producto y pierde de vista las fechas. Cualquiera de las dos elecciones le va a estorbar en algún momento, y no hay una tercera.
De ahí salen los otros cuatro límites, que son consecuencias del mismo asunto:
- No se actualiza solo: cada venta hay que descontarla a mano, y el día que nadie lo hace, la hoja empieza a mentir sin avisar.
- No avisa nada: para enterarse de que algo está por vencerse o por agotarse, hay que abrir el archivo y buscarlo. Un dato que hay que ir a buscar es un dato que nadie mira.
- Una persona a la vez: si dos actualizan, aparecen dos versiones y en algún momento alguien trabaja sobre la equivocada.
- No le dice cuánto comprar: para eso hace falta saber a qué velocidad se vende cada producto, y eso significa tener el historial de ventas semana por semana. Se puede armar en Excel, pero hay que construirlo y mantenerlo a mano, producto por producto.
Cómo mejorar su Excel esta semana, sin gastar nada
Si su decisión es seguir en Excel —y para muchas farmacias es la decisión correcta— hay siete cosas que se pueden hacer esta semana y que resuelven buena parte de los dolores. Ninguna cuesta dinero.
- Separe existencias de movimientos en dos hojas. Una con el estado actual de cada producto; otra donde se anota cada entrada y cada salida con su fecha y su motivo. La primera se recalcula desde la segunda, y así deja de haber números que cambiaron sin que nadie sepa por qué.
- Si lleva vencimientos, ponga una fila por lote y agréguele una columna con el código del producto. Con ese código puede sumar los lotes de un mismo producto cuando necesite el total, y conserva las fechas. Es la forma menos mala de resolver el problema estructural.
- Use formato condicional para las fechas: que se pinten solas las que caen dentro de los próximos tres meses. Es lo más parecido a un aviso que Excel le puede dar.
- Agregue una columna de «se vende por semana» y actualícela una vez al mes, aunque sea a ojo. Con ese número y las existencias ya puede estimar para cuántas semanas le alcanza cada producto, que es la cuenta que de verdad sirve para comprar.
- Un solo archivo, en una carpeta compartida en la nube. Nada de «inventario_final_v3_bueno». La copia con nombre nuevo es el origen de casi todos los desastres de hoja de cálculo.
- Congele la primera fila y active los filtros. Diez segundos, y hace la hoja usable de verdad.
- Asegúrese de que el archivo no viva solo en una computadora. Si esa máquina se daña o se la roban, el inventario de su farmacia se fue con ella.
Cinco señales de que su farmacia ya se le salió del Excel
El momento de cambiar no llega por el tamaño del archivo: llega cuando mantenerlo empieza a costar más de lo que devuelve. Estas cinco señales son bastante fiables, y con dos que se cumplan ya vale la pena hacer números.
- Nadie confía en el número. Cuando alguien pregunta cuánto hay de algo, la respuesta es «déjame ver en el estante». Si el sistema no se consulta, ya no es un sistema.
- Actualizarlo se volvió un trabajo diario de media hora o más — tiempo que alguien está pagando y que no se dedica a atender.
- Se le vencieron productos que estaban en la hoja. Estaban anotados, con su fecha, y aun así se vencieron: eso significa que el problema no era el registro sino que nadie iba a mirarlo a tiempo.
- Existen varias versiones del archivo y hay que preguntar cuál es la buena.
- Compra por intuición porque sacar la cuenta de qué pedir le llevaría toda la tarde. Aquí es donde el Excel deja de costarle tiempo y empieza a costarle dinero.
Qué pasa con su archivo si decide cambiarse
La objeción más común para no cambiar es el trabajo de empezar de cero, y conviene desmontarla porque descansa en un malentendido: su Excel no se tira, se aprovecha.
En Farmagestor usted sube su lista tal como la tiene. No hace falta ordenarla antes ni teclear producto por producto, y sus existencias y sus lotes con fecha entran en la misma carga. Antes de cargar, el sistema le muestra fila por fila lo que conviene corregir y le deja arreglarlo en la misma pantalla, sin volver al archivo.
Lo que la hoja no tenga se completa después escaneando el código de barras: con más de cinco mil productos precargados, el nombre, el laboratorio, la presentación y la forma farmacéutica se llenan solos.
Y por si acaso: sus datos siguen siendo suyos y puede descargar su inventario a Excel cuando quiera. Un sistema del que no se puede exportar es un sistema del que no se puede salir.
Lo que un sistema hace y la hoja de cálculo no
Puestos a resumirlo en una frase: la hoja guarda lo que usted escribió; el sistema calcula lo que usted no escribió.
Las ventas descuentan las existencias solas, así que el número no depende de que alguien se acuerde. Los lotes conviven con sus fechas sin que usted tenga que elegir entre ver el total o ver los vencimientos. Y el cruce que en Excel hay que hacer a mano —existencias contra velocidad de venta contra fechas— se hace todos los días, producto por producto, para decirle cuánto comprar de cada uno y cuánto dinero tiene en mercadería que no alcanzará a vender.
Además hay avisos: cada lunes le llega un correo con lo que está en riesgo de vencerse, en vez de tener que acordarse de abrir un archivo a mirarlo.
Nada de esto vuelve malo a Excel. Simplemente son cosas distintas: una hoja de cálculo es un cuaderno muy bueno, y en algún punto una farmacia necesita algo que además saque cuentas por su cuenta.
Preguntas frecuentes
Lo que más nos preguntan sobre ordenar la farmacia.
¿Se puede llevar el inventario de una farmacia en Excel?
Sí, y muchas farmacias lo hacen durante años. Funciona mientras el catálogo sea manejable y alguien actualice la hoja a diario. Los límites aparecen con los lotes y las fechas de vencimiento —una fila por producto no representa bien varios lotes del mismo producto— y con la decisión de cuánto comprar, que exige cruzar existencias con la velocidad de venta de cada uno.
¿Cómo hago un inventario de farmacia en Excel que sirva?
Separe en dos hojas: una con el estado actual de cada producto y otra donde anote cada entrada y salida con su fecha y su motivo. Si lleva vencimientos, use una fila por lote con una columna de código de producto para poder sumar los totales. Agregue una columna de «se vende por semana», ponga formato condicional a las fechas próximas, y mantenga un solo archivo en una carpeta compartida en la nube.
¿Cuándo deja de servir el Excel para una farmacia?
Cuando mantenerlo cuesta más de lo que devuelve. Las señales más claras: nadie consulta el número y todos van al estante, actualizarlo se lleva media hora diaria, se vencieron productos que estaban anotados en la hoja, hay varias versiones del archivo, o usted compra por intuición porque sacar la cuenta de qué pedir llevaría toda la tarde.
¿Puedo llevar las fechas de vencimiento en Excel?
Sí, pero con una limitación que conviene conocer: un producto suele tener varios lotes con fechas distintas, y una hoja de cálculo obliga a elegir entre una fila por producto —que pierde las fechas— o una fila por lote, que pierde la vista del total. La forma menos mala es una fila por lote con una columna de código de producto, y formato condicional para que se pinten solas las fechas próximas.
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Si me cambio a un sistema, ¿tengo que teclear todo otra vez?
No. La lista de Excel se sube tal como está, con sus existencias y sus lotes con fecha en la misma carga, y no hace falta ordenarla antes. Antes de cargar se le muestra fila por fila lo que conviene corregir, para arreglarlo en la misma pantalla. Lo que le falte al archivo se completa después escaneando el código de barras.
¿Excel me puede decir cuánto comprar de cada producto?
Solo si usted construye y mantiene a mano el historial de ventas por semana de cada producto, porque la cuenta necesita saber a qué velocidad se vende cada uno. Con veinte productos es viable; con dos mil, y repitiéndolo cada semana, no lo sostiene nadie. Ese es el punto donde la hoja de cálculo deja de costarle tiempo y empieza a costarle dinero en compras mal hechas.
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