Las 10 preguntas que debe hacerle a un sistema para farmacia antes de contratarlo
Antes de contratar, pregunte si registra lote y fecha de vencimiento en cada entrada, si le avisa solo cuando algo está por vencerse, si descuenta primero el lote que vence antes, cuánto dinero tiene en riesgo, si permite contar el inventario físico, si maneja productos controlados, si respalda su información, si puede facturar desde el teléfono cuando se va la luz y si puede exportar todo a Excel.
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Por qué estas diez, y no la lista de funciones del folleto
Las listas de funciones de todos los sistemas se parecen. La diferencia aparece cuando usted hace una pregunta concreta y el vendedor tiene que contestar sí o no, sin adjetivos.
Estas diez son de ese tipo. Ninguna se responde con «tenemos un módulo de inventario»: todas obligan a enseñarle la pantalla. Hágalas en la demostración, y pida que se las muestren con sus propios productos, no con datos de ejemplo.
Al final de la página están respondidas una por una para Farmagestor. Y aquí hay que ser francos: nos salen las diez que sí, lo cual es justo lo que le recomendaríamos mirar con desconfianza en cualquier otro folleto.
Así que le damos nosotros lo que faltaría. Estas diez preguntan por el inventario, los vencimientos y sus datos, que es de lo que Farmagestor se ocupa. Lo que no hace, y no aparece en la lista: no emite factura fiscal —en Nicaragua, no la de la DGI—, no le lleva la planilla ni la contabilidad, y no vende con el aparato desconectado del todo. Si alguna de esas tres es lo que más le pesa hoy, ya sabe que aquí no la va a encontrar.
Las cuatro de los vencimientos
Son las primeras porque es donde una farmacia pierde dinero sin darse cuenta, y donde casi todos los sistemas se parecen en el papel y se diferencian en la práctica.
- 1. ¿Puedo registrar lote y fecha de vencimiento en cada entrada?
- Si el sistema solo guarda «Amoxicilina 500 mg: 130 unidades», no sirve para controlar vencimientos. Tiene que saber que 30 son de un lote que vence en septiembre y 100 de otro que vence en marzo.
- En Nicaragua además no es opcional: la norma de almacenamiento del MINSA exige un registro, manual o computarizado, con el número de lote y la fecha de vencimiento.
- 2. ¿Me avisa solo cuando algo está por vencerse, o tengo que ir a buscarlo?
- Un reporte que hay que abrir es un reporte que nadie abre. La pregunta real es si el aviso le llega a usted sin hacer nada.
- 3. ¿Se descuenta primero el lote que vence antes?
- Al vender, el sistema tiene que restar del lote más próximo a vencer, no del último que entró. Si no lo hace, su cuenta por lote se desordena en una semana y el reporte de vencimientos deja de reflejar lo que hay en el estante.
- 4. ¿Cuánto dinero tengo hoy en productos que se me van a vencer?
- Esta es la que separa a los sistemas de verdad. No es «qué productos vencen en marzo» —eso es una lista— sino cuánto dinero de ese inventario no va a alcanzar a venderse. Son dos preguntas distintas y solo la segunda le sirve para decidir.
- Pregunte también si puede elegir el periodo. Ver lo que se le vence en los próximos tres meses sirve para actuar hoy; verlo a un año sirve para decidir qué deja de comprar.
Las cuatro de la operación diaria
Estas se descubren tarde, normalmente el primer mes de uso, cuando ya migró el catálogo.
- 5. ¿Puedo contar el inventario físico y compararlo contra el sistema?
- Va a haber diferencias: siempre las hay. Lo que importa es que el sistema le deje registrarlas como faltante o sobrante, con su motivo y quién las hizo, en vez de que alguien corrija el número a mano y no quede rastro.
- 6. ¿Puedo marcar los productos que necesitan refrigeración y encontrarlos después?
- Lo que una farmacia necesita aquí es sencillo: saber cuáles van al frío, que se vea al recibirlos y al buscarlos, y poder sacar la lista completa cuando toca revisar el refrigerador.
- La pregunta útil, entonces, no es solo por los refrigerados: es si el sistema le deja clasificar sus productos a su manera. Porque el mismo mecanismo que le sirve para el frío le sirve para lo de marca propia, lo que pide el seguro o lo que está en promoción este mes.
- 7. ¿Permite controlar los productos de venta controlada?
- Los productos sujetos a control legal necesitan quedar identificados como tales, para poder separarlos y llevar su cuenta aparte.
- 8. ¿Puedo exportar todo mi inventario a Excel?
- Es la pregunta de la salida de emergencia. Si mañana quiere cambiar de sistema, o su contador le pide el detalle, o simplemente quiere trabajar los números aparte, sus datos tienen que poder salir. Un sistema del que no se puede exportar es un sistema del que no se puede salir.
Las dos de su información
Estas dos casi nunca se hacen, y son las que más caro salen cuando se descubre la respuesta sobre la marcha.
- 9. ¿Qué pasa si se daña la computadora de la farmacia?
- Pregunte dónde vive su información y quién hace el respaldo. Si la respuesta es que está en el disco de esa máquina y el respaldo lo hace alguien de vez en cuando, ya sabe qué pasa el día que esa máquina se dañe o se la roben.
- 10. ¿Qué ocurre si se cae el internet, o se va la luz?
- Un sistema instalado sigue funcionando sin señal, pero se apaga con la computadora cuando se va la luz. Uno que trabaja desde el navegador necesita señal — y ahí la pregunta que de verdad importa no es «¿funciona sin internet?» sino «¿se puede usar desde el teléfono?».
- Porque si se adapta al celular, un corte de wifi o de luz se resuelve con los datos móviles y la farmacia no cierra. Si no se adapta, el corte lo deja parado igual. Pregunte por el teléfono, no solo por el internet.
Cómo responde Farmagestor a las diez
Aquí están las diez, con la respuesta exacta y sin adornos. Dos son incómodas y están puestas igual de grandes que las demás.
| La pregunta | Lo que hay que mirar | Farmagestor |
|---|---|---|
| Vencimientos | ||
| Registrar lote y fecha de vencimiento en cada entrada | Que la cuenta sea por lote, no solo por producto | Sí |
| Que le avise sin que usted tenga que buscarlo | Que el aviso llegue solo | Sí: Un correo cada lunes |
| Descontar primero el lote que vence antes | Que la cuenta por lote no se desordene | Sí |
| Saber cuánto dinero tiene en riesgo de vencerse | Que diga cuánto no alcanzará a vender, no solo qué vence | Sí |
| Operación diaria | ||
| Contar el inventario físico y compararlo con el sistema | Que las diferencias queden registradas con su motivo | Sí |
| Marcar los productos que necesitan refrigeración | Que además pueda clasificarlos a su manera, no solo con las categorías del sistema | Sí: Con etiquetas propias |
| Identificar los productos de venta controlada | Que el producto tenga su propia marca de controlado | Sí |
| Exportar todo el inventario a Excel | Que sus datos puedan salir del sistema | Sí |
| Su información | ||
| Que su información sobreviva a la computadora de la farmacia | Dónde vive el dato y quién hace el respaldo | Sí |
| Seguir vendiendo cuando se cae el wifi o la luz | Si se puede facturar desde el teléfono, no solo si funciona sin señal | Sí: Desde el teléfono |
Sobre la última fila conviene el detalle completo, y por eso está explicada abajo: Farmagestor necesita señal, lo que no necesita es la señal de la farmacia. Y lo que no hace, para que no se entere después: no emite factura fiscal ni le lleva la planilla — se ocupa del inventario, las compras y los vencimientos.
La respuesta que necesita letra pequeña
Vale la pena entenderla, porque para algunas farmacias puede ser motivo suficiente para elegir otro sistema — y es mejor saberlo hoy.
- Necesita señal — pero no la de la farmacia
- Farmagestor necesita conexión para trabajar. Cada venta se registra en el momento, y esa es exactamente la razón: así dos ventas nunca se pisan, no quedan cobros a medias y el número de factura no se repite.
- Lo que mucha gente da por hecho, y no es cierto, es que eso lo deje parado cuando se cae el wifi. Farmagestor se adapta a la pantalla del teléfono, y desde el celular se factura completo: buscar el producto, escanear, cobrar e imprimir el recibo. Entra con sus datos móviles y sigue atendiendo.
- Eso cubre también el corte de luz, que es el caso que más asusta y el que casi ningún sistema resuelve: un sistema instalado no funciona sin luz, porque la computadora está apagada. Un teléfono trae su propia batería y su propia señal.
- El límite honesto es este: si en su zona tampoco hay señal de teléfono, ahí sí se queda sin facturar. Los sistemas que guardan la venta en la computadora y la suben después sirven para ese caso — a cambio de tener que cuadrar luego lo que pasó mientras no había señal.
Las siete cosas que debe pedir ver funcionando en la demostración
Las diez preguntas se le hacen al vendedor. Estas siete no se preguntan: se piden en pantalla, con sus propios productos, y se mira si el sistema las hace o las promete. Cualquier sistema que presuma de ser para farmacias debería pasar las siete sin ensayar.
- Venda una tableta suelta de una caja de 20 — y revise el inventario
- Es la prueba más corta y la que más sistemas reprueba: vender una fracción y que las existencias queden exactas. En Farmagestor el inventario se lleva en la unidad más pequeña, así que vender la caja, el blíster o la tableta es solo una cantidad — no hay conversión que pueda descuadrarlo.
- Reciba el mismo medicamento en dos lotes con fechas distintas
- Pida que ingresen dos lotes del mismo producto y que la pantalla muestre cada uno con su fecha y sus unidades. Es la pregunta 1 de la lista, ahora en vivo: si el sistema solo suma un total, el control de vencimientos es de papel.
- Venda ese producto — y mire de cuál lote descontó
- La venta debe salir sola del lote que vence primero, sin que el dependiente elija nada. En Farmagestor así funciona cada venta; pídalo en pantalla y compruébelo en el detalle del lote.
- Registre una devolución al proveedor por vencimiento
- Que le enseñen el ciclo completo: elegir el lote, registrar el motivo y —la parte que casi nadie muestra— dónde queda el dinero pendiente hasta que el proveedor lo resuelva. En Farmagestor la devolución sale del lote exacto y queda como saldo por cobrar: efectivo, nota de crédito o reposición.
- Pida la lista de compras de esta semana
- No un reporte de existencias: la lista de qué comprar, cuánto y a qué proveedor, calculada con las ventas reales. Es la pregunta once de esta misma página, convertida en prueba: Farmagestor la arma producto por producto según lo que de verdad se vende.
- Pida la ganancia real: por producto, por laboratorio y por quien vendió
- Vender mucho no es ganar mucho. Pida ver cuánto deja cada producto después del costo, qué laboratorio le deja más y cuánta ganancia trajo cada persona del mostrador. Farmagestor le muestra los tres cortes, y además el margen de cada producto para detectar los que dejan poco.
- Pregunte quién hizo cada movimiento — y pida verlo
- Elija un producto y pida su historial: cada venta, devolución, merma y ajuste con nombre, fecha y hora, y con cuánto había antes y después. Si el sistema permite corregir números sin dejar rastro, las diferencias de inventario no se van a poder investigar nunca. En Farmagestor ese rastro no se puede apagar.
La pregunta once, que casi nadie hace
Las diez anteriores tienen algo en común: todas preguntan qué guarda el sistema. Ninguna pregunta qué decide.
Y esa es la que más dinero mueve: ¿me dice cuánto comprar de cada producto? No máximos y mínimos, que son un número fijo que alguien tuvo que decidir producto por producto y hay que volver a revisar cada vez que cambia la demanda. Sino una cantidad calculada con lo que ese producto de verdad se vende en su farmacia.
Porque un vencimiento no empieza en el estante: empieza el día que se pidieron treinta unidades de algo que se vende de a tres por semana. Cuando el sistema le avisa que algo está por vencerse, el error ya se cometió y ya se pagó — lo único que queda es rescatar parte.
Si va a agregar una pregunta a la lista, agregue esa.
La pregunta doce: qué límites tiene el plan
Hay un costo que no aparece en el precio del titular: los topes del plan. Es común que un plan de entrada incluya pocos usuarios, o un número máximo de facturas o tickets al mes — y una farmacia de mostrador emite ventas todos los días, así que esos topes se alcanzan rápido. Cuando eso pasa, el precio real deja de ser el anunciado: es el del plan siguiente.
Las dos preguntas concretas: ¿qué límites mensuales tiene este plan — ventas, facturas, usuarios, sucursales? ¿Y cuánto cuesta el escalón al que voy a tener que subir cuando los pase? Pida las dos respuestas por escrito antes de comparar precios de portada.
En Farmagestor la respuesta es corta: no hay límite de ventas al mes ni funciones recortadas por plan; se paga por usuario activo, y punto.
Mejor que una demostración: una jornada de trabajo de verdad
La demostración la maneja el vendedor; la jornada real la maneja su equipo, y ahí es donde se ve la verdad. Si el sistema ofrece un periodo de prueba, úselo así: pongan su catálogo y háganle un día normal completo — reciban un pedido con sus lotes, vendan al mostrador, registren una devolución, busquen un sustituto cuando falte una marca, cuadren la caja al cierre.
La medida del éxito no es que el sistema tenga la función: es que sus dependientes la usen sin llamarlo a usted a cada rato. El sistema que su equipo opera solo es el que le va a ahorrar dinero; el que necesita traductor se lo va a costar. Los 30 días de prueba de Farmagestor están pensados exactamente para esto: operar de verdad, con su inventario, antes de pagar.
Preguntas frecuentes
Lo que más nos preguntan sobre ordenar la farmacia.
¿Qué debo preguntarle a un vendedor de sistemas para farmacia antes de contratar?
Las diez que separan un sistema útil de uno que solo registra: si guarda lote y fecha de vencimiento en cada entrada, si le avisa solo de lo que está por vencerse, si descuenta primero el lote que vence antes, cuánto dinero tiene en riesgo, si permite contar el inventario físico, cómo maneja los refrigerados, si identifica los productos de venta controlada, si puede exportar todo a Excel, dónde vive su información y qué pasa cuando se cae el internet.
¿Qué debo comprobar en la demostración de un sistema para farmacia?
Siete cosas, en pantalla y con sus propios productos: vender una fracción de una caja y que el inventario quede exacto; recibir dos lotes del mismo medicamento con fechas distintas; que la venta descuente sola del lote que vence primero; registrar una devolución al proveedor y ver dónde queda el dinero pendiente; pedir la lista de compras calculada con las ventas reales; ver la ganancia por producto, por laboratorio y por quien vendió; y abrir el historial de un producto con el nombre de quien hizo cada movimiento.
¿Puedo registrar lote y fecha de vencimiento por cada entrada en Farmagestor?
Sí. Cada entrada se registra como un lote con su número, su fecha de vencimiento, la cantidad recibida y el proveedor. Un mismo producto puede tener varios lotes conviviendo con fechas distintas, y de cada uno ve cuántas unidades quedan y qué se ha vendido.
¿El sistema me avisa automáticamente cuando un producto está próximo a vencer?
Sí. Cada lunes le llega un correo con los productos en riesgo de vencerse en los próximos tres meses, cuántos son y cuánto dinero representan. No tiene que entrar a buscar el reporte: llega solo.
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¿Puedo consultar cuánto dinero tengo en productos que están por vencerse?
Sí, y con una diferencia que conviene entender. No le muestra todo lo que vence en un plazo, sino cuánto de eso no va a alcanzar a venderse, cruzando la fecha de cada lote con la velocidad real a la que se vende ese producto en su farmacia. Usted elige el periodo que quiere ver —los próximos tres meses, seis, un año, o el rango de fechas que necesite— y lo ve en total y producto por producto.
¿Farmagestor maneja productos refrigerados?
Sí. Puede crear una etiqueta —«Refrigerado», por ejemplo— y ponérsela a todos los productos que van al frío, de uno en uno o a varios de una vez. Después filtra su catálogo por esa etiqueta y saca la lista completa cuando toca revisar el refrigerador. Y como las etiquetas las crea usted, el mismo mecanismo le sirve para agrupar lo que quiera: marca propia, promociones del mes o lo que pide el seguro.
¿Qué pasa con Farmagestor si se cae el internet o se va la luz?
Siga atendiendo desde su teléfono. Farmagestor se adapta a la pantalla del celular y desde ahí se factura completo: buscar el producto, escanear, cobrar e imprimir. Entra con sus datos móviles y la farmacia no cierra, ya sea que se haya caído el wifi o que se haya ido la luz —el teléfono trae su propia batería y su propia señal—. Lo que sí necesita Farmagestor es conexión, a propósito, para que cada venta se registre en el momento y dos ventas nunca se pisen. El único caso en que se queda sin facturar es si tampoco hay señal de teléfono.
¿Puedo exportar mi inventario de Farmagestor a Excel?
Sí. Puede descargar el listado de productos a Excel, y también la lista de compras del asistente de pedidos. Sus datos pueden salir del sistema cuando los necesite.
¿Su duda no está aquí?
Escríbanos y le responde una persona del equipo de Farmagestor, que conoce la operación de una farmacia por dentro.
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