Las 10 preguntas que debe hacerle a un sistema para farmacia antes de contratarlo

Las listas de funciones de todos los sistemas se parecen. La diferencia aparece cuando usted hace una pregunta concreta y el vendedor tiene que contestar sí o no, sin adjetivos.

Estas diez son de ese tipo. Ninguna se responde con «tenemos un módulo de inventario»: todas obligan a enseñarle la pantalla. Hágalas en la demostración, y pida que se las muestren con sus propios productos, no con datos de ejemplo.

Al final de la página están respondidas una por una para Farmagestor. Y aquí hay que ser francos: a nosotros las diez nos salen con «sí», lo cual es justo lo que le recomendaríamos mirar con desconfianza en cualquier otro folleto.

Así que le damos nosotros lo que faltaría. Estas diez preguntan por el inventario, las caducidades y sus datos, que es de lo que Farmagestor se ocupa. Lo que no hace, y no aparece en la lista: no emite factura fiscal —en Nicaragua, no la de la DGI—, no le lleva la nómina ni la contabilidad, y no vende con el aparato desconectado del todo. Si alguna de esas tres es lo que más le pesa hoy, ya sabe que aquí no la va a encontrar.

Son las primeras porque es donde una farmacia pierde dinero sin darse cuenta, y donde casi todos los sistemas se parecen en el papel y se diferencian en la práctica.

1. ¿Puedo registrar lote y fecha de caducidad en cada entrada?

Si el sistema solo guarda «Amoxicilina 500 mg: 130 unidades», no sirve para controlar caducidades. Tiene que saber que 30 son de un lote que caduca en septiembre y 100 de otro que caduca en marzo.

En Nicaragua además no es opcional: la norma de almacenamiento del MINSA exige un registro, manual o computarizado, con el número de lote y la fecha de caducidad.

2. ¿Me avisa solo cuando algo está por caducar, o tengo que ir a buscarlo?

Un reporte que hay que abrir es un reporte que nadie abre. La pregunta real es si el aviso le llega a usted sin hacer nada.

3. ¿Se descuenta primero el lote que caduca antes?

Al vender, el sistema tiene que restar del lote más próximo a caducar, no del último que entró. Si no lo hace, su cuenta por lote se desordena en una semana y el reporte de caducidades deja de reflejar lo que hay en el anaquel.

4. ¿Cuánto dinero tengo hoy en productos que van a caducar?

Esta es la que separa a los sistemas de verdad. No es «qué productos caducan en marzo» —eso es una lista— sino cuánto dinero de ese inventario no va a alcanzar a venderse. Son dos preguntas distintas y solo la segunda le sirve para decidir.

Pregunte también si puede elegir el período. Ver lo que caduca en los próximos tres meses sirve para actuar hoy; verlo a un año sirve para decidir qué deja de comprar.

Estas se descubren tarde, normalmente el primer mes de uso, cuando ya migró el catálogo.

5. ¿Puedo contar por zonas y corregir lo que no cuadre?

Contar toda la farmacia de una vez casi nunca funciona. Lo que sí funciona es contar por zonas, y para eso el sistema tiene que dejarle filtrar el catálogo por anaquel o por ubicación y sacar la lista de lo que toca contar ese día.

Y va a haber diferencias: siempre las hay. Lo que importa es que se registren como faltante o sobrante, con su motivo y quién las registró, en vez de que alguien corrija el número a mano y no quede rastro.

6. ¿Puedo marcar los productos que necesitan refrigeración y encontrarlos después?

Lo que una farmacia necesita aquí es sencillo: saber cuáles van al frío, que se vea al recibirlos y al buscarlos, y poder sacar la lista completa cuando toca revisar el refrigerador.

La pregunta útil, entonces, no es solo por los refrigerados: es si el sistema le deja clasificar sus productos a su manera. Porque el mismo mecanismo que le sirve para el frío le sirve para lo de marca propia, lo que pide el seguro o lo que está en promoción este mes.

7. ¿Permite identificar los productos de venta controlada?

Los productos sujetos a control legal necesitan quedar identificados como tales, para poder separarlos y llevar su cuenta aparte.

8. ¿Puedo exportar todo mi inventario a Excel?

Es la pregunta de la salida de emergencia. Si mañana quiere cambiar de sistema, o su contador le pide el detalle, o simplemente quiere trabajar los números aparte, sus datos tienen que poder salir. Un sistema del que no se puede exportar es un sistema del que no se puede salir.

Estas dos casi nunca se hacen, y son las que más caro salen cuando se descubre la respuesta sobre la marcha.

9. ¿Qué pasa si se daña la computadora de la farmacia?

Pregunte dónde vive su información y quién hace el respaldo. Si la respuesta es que está en el disco de esa máquina y el respaldo lo hace alguien de vez en cuando, ya sabe qué pasa el día que esa máquina se dañe o se la roben.

10. ¿Qué ocurre si se cae el internet, o se va la luz?

Un sistema instalado sigue funcionando sin señal, pero se apaga con la computadora cuando se va la luz. Uno que trabaja desde el navegador necesita señal — y ahí la pregunta que de verdad importa no es «¿funciona sin internet?» sino «¿se puede usar desde el teléfono?».

Porque si se adapta al celular, un corte de wifi o de luz se resuelve con los datos móviles y la farmacia no cierra. Si no se adapta, el corte lo deja parado igual. Pregunte por el teléfono, no solo por el internet.

Aquí están las diez, con la respuesta exacta y sin adornos. Una necesita letra pequeña y está puesta igual de grande que las demás.

Vale la pena entenderla, porque para algunas farmacias puede ser motivo suficiente para elegir otro sistema — y es mejor saberlo hoy.

Necesita señal — pero no la de la farmacia

Farmagestor necesita conexión para trabajar. Cada venta se registra en el momento, y esa es exactamente la razón: así dos ventas nunca se pisan, no quedan cobros a medias y el número de venta no se repite.

Lo que mucha gente da por hecho, y no es cierto, es que eso lo deje parado cuando se cae el wifi. Farmagestor se adapta a la pantalla del teléfono, y desde el celular se hace la venta completa: buscar el producto, cobrar y entregar el comprobante. Entra con sus datos móviles y sigue atendiendo.

Eso cubre también el corte de luz, que es el caso que más asusta y el que casi ningún sistema resuelve: un sistema instalado no funciona sin luz, porque la computadora está apagada. Un teléfono trae su propia batería y su propia señal.

El límite honesto es este: si en su zona tampoco hay señal de teléfono, ahí sí se queda sin vender. Los sistemas que guardan la venta en la computadora y la suben después sirven para ese caso — a cambio de tener que cuadrar luego lo que pasó mientras no había señal.

Las diez preguntas se le hacen al vendedor. Estas siete no se preguntan: se piden en pantalla, con sus propios productos, y se mira si el sistema las hace o las promete. Cualquier sistema que presuma de ser para farmacias debería pasar las siete sin ensayar.

Venda una tableta suelta de una caja de 20 — y revise el inventario

Es la prueba más corta y la que más sistemas reprueba: vender una fracción y que las existencias queden exactas. En Farmagestor el inventario se lleva en la unidad más pequeña, así que vender la caja, el blíster o la tableta es solo una cantidad — no hay conversión que pueda descuadrarlo.

Reciba el mismo medicamento en dos lotes con fechas distintas

Pida que ingresen dos lotes del mismo producto y que la pantalla muestre cada uno con su fecha y sus unidades. Es la pregunta 1 de la lista, ahora en vivo: si el sistema solo suma un total, el control de caducidades es de papel.

Venda ese producto — y mire de cuál lote descontó

La venta debe salir sola del lote que caduca primero, sin que el dependiente elija nada. En Farmagestor así funciona cada venta; pídalo en pantalla y compruébelo en el detalle del lote.

Registre una devolución al proveedor por caducidad

Que le enseñen el ciclo completo: elegir el lote, registrar el motivo y —la parte que casi nadie muestra— dónde queda el dinero pendiente hasta que el proveedor lo resuelva. En Farmagestor la devolución sale del lote exacto y queda como saldo por cobrar: efectivo, nota de crédito o reposición.

Pida la lista de compras de esta semana

No un reporte de existencias: la lista de qué comprar, cuánto y a qué proveedor, calculada con las ventas reales. Es la pregunta once de esta misma página, convertida en prueba: Farmagestor la arma producto por producto según lo que de verdad se vende.

Pida la ganancia real: por producto, por laboratorio y por quien vendió

Vender mucho no es ganar mucho. Pida ver cuánto deja cada producto después del costo, qué laboratorio le deja más y cuánta ganancia trajo cada persona del mostrador. Farmagestor le muestra los tres cortes, y además el margen de cada producto para detectar los que dejan poco.

Pregunte quién hizo cada movimiento — y pida verlo

Elija un producto y pida su historial: cada venta, devolución, merma y ajuste con nombre, fecha y hora, y con cuánto había antes y después. Si el sistema permite corregir números sin dejar rastro, las diferencias de inventario no se van a poder investigar nunca. En Farmagestor ese rastro no se puede apagar.

Las diez anteriores tienen algo en común: todas preguntan qué guarda el sistema. Ninguna pregunta qué decide.

Y esa es la que más dinero mueve: ¿me dice cuánto comprar de cada producto? No máximos y mínimos, que son un número fijo que alguien tuvo que decidir producto por producto y hay que volver a revisar cada vez que cambia la demanda. Sino una cantidad calculada con lo que ese producto de verdad se vende en su farmacia.

Porque la pérdida por caducidad no empieza en el anaquel: empieza el día en que se pidieron treinta unidades de algo que se vende tres por semana. Cuando el sistema le avisa que algo está por caducar, el error ya se cometió y ya se pagó — lo único que queda es rescatar parte.

Si va a agregar una pregunta a la lista, agregue esa.

Hay un costo que no aparece en el precio anunciado: los topes del plan. Es común que un plan de entrada incluya pocos usuarios, o un número máximo de facturas o tickets al mes — y una farmacia de mostrador registra ventas todos los días, así que esos topes se alcanzan rápido. Cuando eso pasa, el precio real deja de ser el anunciado: es el del plan siguiente.

Las dos preguntas concretas: ¿qué límites mensuales tiene este plan — ventas, facturas, usuarios, sucursales? ¿Y cuánto cuesta el escalón al que voy a tener que subir cuando los pase? Pida las dos respuestas por escrito antes de comparar precios de portada.

En Farmagestor la respuesta es corta: no hay límite de ventas al mes ni funciones recortadas por plan; se paga por usuario activo, y punto.

La demostración la maneja el vendedor; la jornada real la maneja su equipo, y ahí es donde se ve la verdad. Si el sistema ofrece un período de prueba, úselo así: pongan su catálogo y háganle un día normal completo — reciban un pedido con sus lotes, vendan en el mostrador, registren una devolución, busquen un sustituto cuando falte una marca, hagan el corte de caja al cierre.

La medida del éxito no es que el sistema tenga la función: es que sus dependientes la usen sin llamarlo a usted a cada rato. El sistema que su equipo opera solo es el que le va a ahorrar dinero; el que necesita traductor le va a costar dinero. Los 30 días de prueba de Farmagestor están pensados exactamente para esto: operar de verdad, con su inventario, antes de pagar.

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