Sistema en la nube o instalado para su farmacia: qué gana y qué arriesga con cada uno

Cuando un vendedor de un sistema instalado llega a una farmacia, su argumento cabe en dos frases: «funciona sin internet» y «se paga una sola vez». Las dos son ciertas. Lo que no dice es a cambio de qué, porque el precio de esas dos ventajas no se paga el día de la compra: se paga el día que la computadora falla, el día que hace falta una segunda caja, y el día que el programa se queda viejo y hay que volver a comprarlo.

Esta guía pone las dos mitades juntas. Primero lo que arriesga con un sistema que vive en una sola máquina; después lo que de verdad gana con él, y cómo se resuelve eso mismo con un sistema en la nube; y al final la otra duda que siempre viene pegada: si conviene pagar una vez o pagar cada mes.

En un sistema instalado, el inventario, las ventas, los lotes con su caducidad y las cuentas de los clientes están dentro de una computadora que vive en el mostrador. Esa máquina está encendida diez o doce horas al día, respira el polvo y el calor del local, aguanta los apagones y los picos de corriente, y la usa todo el que atiende. No es una pregunta de si va a fallar, sino de cuándo, y de cuántos días va a tardar en volver.

Porque una computadora no falla solo por el disco duro. Se quema la fuente de poder, deja de encender, el sistema operativo no arranca, entra un virus por una memoria USB, o simplemente se pone tan lenta que atender con ella se vuelve un castigo. El disco duro puede estar perfecto y la farmacia igual se queda sin sistema, porque el programa está ahí adentro y no hay otra forma de abrirlo. Y lo mismo pasa el día que decide cambiar esa computadora por una nueva porque la vieja ya da problemas: hay que llamar al técnico, pasar el programa, pasar la información, activar la licencia otra vez, y mientras tanto no hay sistema.

Lo caro no es la reparación: es lo que pasa en la farmacia mientras la computadora está en el taller. Dos o tres días vendiendo con calculadora y cuaderno son ventas que no quedan registradas, un inventario que ya no dice la verdad, dependientes que no encuentran los productos porque no pueden buscarlos, precios que se adivinan, y una semana entera después para volver a cuadrar todo. Un negocio que vive de vender todos los días no puede permitirse quedar sin vender varios días porque se dañó una máquina.

El vendedor responde a esto con una palabra: respaldo. Y aquí está la trampa, porque el respaldo de un sistema instalado depende de que alguien lo haga. Cuando se pregunta en la farmacia quién hace el respaldo, cada cuánto y dónde queda, la respuesta más común es que lo hacía el técnico, que la última vez fue hace unos meses, y que la copia está en una memoria guardada en el mismo cajón del mostrador que la computadora. El día que se necesita, el respaldo tiene dos o tres meses de atraso, y un respaldo atrasado es como no tener nada. Una farmacia vende todos los días: cada día cambian las existencias, entran lotes nuevos y se acaban otros. Hace tres meses no tenía los mismos productos, y los que sí tenía no estaban en las mismas cantidades ni con los mismos lotes. Recuperar esa copia es recuperar un inventario que ya no existe, y lo que sigue es cerrar a contar producto por producto y lote por lote para volver a empezar.

En un sistema en la nube la información no depende de la computadora del mostrador. Cada venta queda guardada en el momento en que se cobra, protegida con su usuario y contraseña, y el respaldo lo hace el sistema sin que nadie se acuerde; y si mañana la computadora del mostrador amanece muerta, se abre el sistema desde cualquier otra computadora, desde una tablet o desde el teléfono, y todo está donde se dejó, hasta la última venta de anoche. La farmacia no cierra ni un minuto, y la computadora se repara o se cambia cuando convenga, sin prisa.

El sistema instalado se compra para una farmacia con una computadora, y ahí funciona bien. El problema empieza cuando la farmacia crece, porque cada paso del crecimiento se cobra aparte y se instala aparte.

Quiere una segunda caja para los sábados: hace falta otra computadora con otra licencia, conectada por cable o por la red del local a la primera, que pasa a ser la computadora principal: la que guarda la información y tiene que estar encendida para que la otra funcione (el vendedor la llama «servidor»). Según el sitio de uno de los sistemas instalados más conocidos de la región, se paga una licencia por esa computadora principal y otra por cada caja que se le conecte. Quiere cambiar la computadora vieja: hay que pasar la licencia, y a veces volver a pagarla. Quiere abrir una sucursal: es otra computadora principal con su licencia, y para que las dos farmacias se vean entre sí hace falta un producto adicional, que en el mismo sitio aparece condicionado a tener una póliza de soporte vigente.

Y en cada uno de esos pasos hay un técnico que tiene que ir: a instalar, a conectar, a pasar la base de datos, a resolver por qué la segunda caja dejó de ver a la primera. No es un costo que aparezca en la cotización, y es el que más se repite.

Un punto de venta en la nube no tiene computadora principal ni licencia por máquina: se abre en un navegador, así que la segunda caja es la computadora que ya tiene, o una tablet, o el teléfono de quien atiende. La segunda sucursal es una farmacia más dentro de la misma cuenta, con su inventario, sus ventas y su caja, y las dos se ven entre sí desde el primer día porque viven en el mismo lugar. Lo que cambia es cuántas personas usan el sistema, no cuántas máquinas ni cuántos locales.

Un sistema instalado se ve desde la computadora donde está instalado, y nada más. Si el dueño sale de viaje y quiere saber cuánto se vendió hoy, tiene que llamar y preguntar, y confiar en la respuesta. Si quiere revisar el inventario un domingo, tiene que ir. Si tiene dos sucursales, tiene que sentarse en la computadora de cada una. Algunos resuelven esto con programas para controlar la computadora a distancia, que es tener otro programa más que instalar, que también falla, y que solo funciona si la máquina del local está encendida.

Con un sistema en la nube se entra con un usuario y una contraseña desde una computadora de escritorio, una laptop, una tablet o un teléfono: la computadora del mostrador, la tablet de bodega, el teléfono del dueño en el aeropuerto o en la playa, la computadora del contador cuando toca cerrar el mes. Desde el teléfono se ve cuánto se vendió hoy y a qué hora, qué productos se están acabando, qué está por caducar y cómo cerró la caja, sin llamar a nadie. Cada persona ve lo que su permiso le deja ver, y varias pueden estar dentro al mismo tiempo sin estorbarse: una cobrando en el mostrador, otra recibiendo un pedido, el dueño mirando las ventas del día desde otra ciudad.

Para una farmacia de un solo local puede parecer un lujo. Deja de serlo la primera vez que el dueño se va una semana de vacaciones y quiere dormir tranquilo, o el día que el dependiente llama a decir que la computadora no enciende y él puede abrir el sistema desde su teléfono y seguir vendiendo.

Sería deshonesto terminar aquí. El sistema instalado tiene dos ventajas reales, y conviene tenerlas claras para decidir con la cabeza fría.

La primera: sigue vendiendo cuando se cae el internet. Un sistema en la nube necesita conexión, porque es lo que permite que cada venta se guarde fuera en el momento y que dos personas no vendan la misma unidad. La salida es la que ya usa cualquier persona cuando se cae el wifi de su casa: los datos del teléfono. Un sistema que se adapta a la pantalla del celular se abre desde ahí y se sigue vendiendo; y si la computadora del mostrador necesita señal, el teléfono se la comparte. Un plan de datos de respaldo cuesta menos que una tarde sin vender.

Vale la pena mirar de cerca el caso que más asusta, que no es el corte de internet sino el corte de luz. Ahí el sistema instalado tampoco funciona, porque la computadora está apagada. El teléfono trae su propia batería y su propia señal, y con un sistema en la nube se sigue cobrando hasta que vuelva la corriente.

La segunda ventaja: la información está en su máquina, y eso a muchos dueños les da tranquilidad. Es una tranquilidad razonable, y tiene su reverso: está en su máquina, con todo lo que le puede pasar a su máquina, y nadie más que usted la cuida. Lo que conviene exigirle a un sistema en la nube es lo que hace que esa tranquilidad sea legítima allá también: que cada persona entre con su propio usuario y vea solo lo que le corresponde, que la información se pueda descargar completa a Excel cuando usted quiera, y que si algún día decide irse, se la pueda llevar.

La segunda objeción viene siempre pegada a la primera: si un sistema instalado se paga una vez y uno en la nube se paga cada mes, ¿no sale más barato el primero? La aritmética de esa comparación —cuánto cuesta cada opción a tres años, contando lo que se paga por entrar, por usar y por mantener— está en otro artículo. Aquí va la pregunta que la aritmética no contesta: qué se está comprando en cada caso.

Con el pago único se compra el programa tal como existe el día que se paga. Es una foto. Lo que se agregue después no viene incluido: las versiones nuevas, el soporte del segundo año y los respaldos se cobran aparte, y así lo publican los propios sistemas instalados —uno de los más conocidos dice que la licencia es «vitalicia» y que el primer año de soporte, actualizaciones y respaldos es gratuito; lo que pasa a partir del segundo, no lo dice—. Y la licencia es vitalicia, pero la computadora no: cuando la máquina se cambia, cuando el sistema operativo deja de ser compatible, o cuando la autoridad de su país cambia una regla de facturación, hay que pagar la versión que lo resuelve, o quedarse con la vieja.

Con la mensualidad no se compra una foto sino el acceso a un sistema que sigue cambiando. Lo que el sistema hace hoy es menos de lo que va a hacer dentro de un año, y ese año de mejoras entra en el mismo precio. Se paga mientras se usa, y si deja de servir se deja de pagar; nadie se queda con una licencia cara de un programa que ya no usa.

Hay una diferencia de fondo entre las dos formas de pago, y conviene decirla sin rodeos. Quien vende un programa por pago único ya cobró: mejorar el programa que usted tiene no le trae nada, y lo que le conviene es que la versión siguiente sea lo bastante distinta como para vendérsela otra vez. Quien cobra una mensualidad tiene que ganarse cada mes que usted siga, y la única forma de lograrlo es que el sistema le sirva cada vez mejor.

Eso se nota en lo que recibe. Las mejoras que piden los dueños de farmacia —un reporte que faltaba, un atajo en el mostrador, una forma más clara de ver lo que está por caducar— se construyen y aparecen en su pantalla sin que tenga que hacer nada, sin pagar nada más y sin esperar a que un técnico vaya a instalar la versión nueva. Lo que cambia en las reglas de su país se resuelve en el sistema, no en su computadora. Así, el sistema se va adaptando a lo que el negocio necesita, no a lo que necesitaba el año en que se escribió.

Un sistema instalado es el mismo el día que se compra y cinco años después, salvo que se vuelva a pagar. Un sistema por mensualidad, cinco años después, hace muchas más cosas de las que hacía, y usted no tuvo que volver a instalar nada.

Farmagestor se abre en el navegador, sin instalar nada. Si la computadora del mostrador se daña o toca cambiarla, se vende desde cualquier otra computadora, desde una tablet o desde el teléfono, donde el sistema se adapta a la pantalla del celular para vender completo, con datos móviles si se cayó el wifi o se fue la luz. Su información no depende de ninguna máquina: cada venta queda guardada en el momento, solo la ve quien tenga un usuario en su cuenta, el respaldo lo hace el sistema, y desde el teléfono se ve cómo va la farmacia esté donde esté.

El precio va por usuario activo, no por computadora ni por local. Abrir una segunda farmacia suma las personas que sume, y las dos se ven desde la misma cuenta. La mensualidad publicada es el costo completo: incluye la puesta en marcha, la capacitación, el soporte, los respaldos y todas las mejoras que se van agregando; no hay licencia por computadora, ni módulos aparte, ni cobro por actualizar. Su información se puede descargar completa a Excel cuando quiera.

Y se prueba antes de decidir: 30 días gratis, sin pagar nada y sin plazo forzoso.

Siga por aquí

• Qué es un software para farmacias y qué debe incluir
• Cuánto cuesta un sistema para farmacia y cómo comparar precios
• Las preguntas que conviene hacer antes de contratar un sistema
• Precio de Farmagestor y qué incluye la mensualidad