Cómo calcular el stock mínimo y máximo de cada producto (y por qué se quedan viejos)

Casi todos los sistemas para farmacia tienen dos campos en la ficha de cada producto: stock mínimo y stock máximo. De ahí salen los avisos de «ya le queda poco» y «tiene de más». Son, en la práctica, la regla con la que su sistema opina sobre sus compras.

Y casi siempre se llenaron el mismo día: al cargar el catálogo, alguien puso una cifra razonable para cada producto y siguió adelante. Con dos mil productos, nadie vuelve. El resultado es que a los pocos meses los avisos describen una farmacia que ya no existe — la de la temporada pasada, con los proveedores de entonces.

Vale la pena saber de dónde salen esos dos números, aunque sea para comprobar si los suyos todavía tienen sentido.

El mínimo no es «lo poquito que quiero tener». Es la cantidad que necesita para aguantar desde que pide hasta que le entregan, más un margen por si el pedido se atrasa. Si baja de ahí, lo más probable es que se quede sin producto antes de que llegue la reposición.

Son tres datos y una suma.

El máximo es la otra cara y se calcula igual de fácil: cuánto vende por semana, multiplicado por las semanas que quiere tener cubiertas. Si vende 2 cajas por semana y quiere un mes de respaldo, el máximo son 8.

Lo que decide ese «cuántas semanas quiere cubrir» no es una regla general, son tres cosas suyas: cada cuánto le entrega el proveedor, cuánto dinero puede dejar quieto, y cuánto le dura ese producto antes de caducar. La tercera manda sobre las otras dos. De nada sirve comprar seis meses de un producto que caduca en cuatro: ese ahorro ya está perdido, solo que todavía no se ve.

Y el máximo no es un capricho contable. Cada caja de más es dinero que no está en el producto que sí se vende, y es espacio en el anaquel. Por eso un sistema que solo avisa de lo que falta le está contando la mitad de la película.

Este detalle no está en ningún manual y se paga en avisos inútiles. Si el mínimo y el máximo quedan muy pegados, y su proveedor le obliga a comprar por caja de cincuenta, va a pasar lo siguiente: el producto le avisa que falta, usted compra la caja, y al instante le avisa que tiene de más. Después vende unas cuantas unidades y vuelve a faltar.

Ese producto va a estar en rojo casi siempre, y lo que ocurre entonces es peor que el error: el equipo aprende a ignorar los avisos. Un aviso que salta sin motivo entrena a la gente a no mirarlo.

La regla práctica es que la distancia entre el mínimo y el máximo tiene que ser cómodamente mayor que lo que su proveedor lo obliga a comprar de una vez. Si no lo es, suba el máximo — o negocie una presentación más chica.

La suma de arriba funciona para el producto que se vende todas las semanas a un ritmo parecido, que en una farmacia es buena parte del catálogo pero no todo. Hay cuatro casos donde da números sin sentido.

• El que se vende a ratos. Si vende tres cajas al año, el promedio semanal es una fracción y el mínimo le sale en cero. Ahí la cuenta no aplica: la decisión es si lo quiere tener o no.

• El de temporada. Su promedio anual no describe ni el mes de más venta ni el de menos. Necesita dos números distintos según la época, o uno que se mueva con ella.

• El producto nuevo. No tiene historia que promediar. Durante las primeras semanas cualquier número es una apuesta, y conviene que sea prudente.

• El de surtido obligatorio. Hay productos que usted quiere tener siempre aunque casi no se vendan, porque el cliente que los busca no vuelve si no los encuentra. Para esos el mínimo no se calcula: se fija a mano.

Aquí está el problema de fondo, y no es que la cuenta sea difícil: es que sus tres ingredientes cambian todo el tiempo y el número guardado no.

Lo que vende de cada producto cambia con la temporada, con el médico nuevo del barrio que receta otra marca, con la farmacia que abrió enfrente. El plazo de su proveedor cambia cuando cambia de repartidor o de ruta. Y su propio criterio cambia cuando el dinero está apretado y prefiere cubrir dos semanas en vez de cuatro.

Con veinte productos esto se mantiene a mano. Con dos mil no lo hace nadie, y conviene decirlo sin rodeos: no es un problema de disciplina, es de aritmética. Revisar dos mil fichas cada vez que cambia la temporada es un trabajo que no existe en ninguna farmacia.

Por eso la pregunta útil cuando mire un sistema no es si tiene campos de mínimo y máximo —los tiene cualquiera— sino de dónde sale ese número y quién lo mantiene al día.

En Farmagestor esos dos campos no se teclean: se recalculan para cada producto a partir de su venta reciente, de lo que ese producto pesa en el total de la farmacia y del plazo que tarda su proveedor en entregarle. Cuando llega la temporada, el mínimo sube; cuando afloja, baja. Sin que nadie toque una ficha.

El plazo no es el que el proveedor promete, es el que de verdad cumple: se calcula del historial de sus propios pedidos, y se planea con los lentos y no con el promedio, que es lo que evita el agotado del mes malo.

Los cuatro casos que rompen la cuenta están contemplados. El producto que se vende a ratos recibe más colchón que el de venta diaria, porque ahí el riesgo no es que sobre; el nuevo se trata aparte hasta que tenga historia; y para el de surtido obligatorio existe un mínimo de exhibición: usted fija el piso y el sistema lo respeta aunque la rotación no lo justifique.

Y el valor manual sigue ahí. Si para un producto usted prefiere su propio número, lo escribe y manda sobre el calculado. La diferencia está en que ahora es una excepción que usted decidió, y no el estado por defecto de dos mil fichas que nadie volvió a mirar.

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