Facturación electrónica para farmacias en El Salvador: la guía paso a paso

Lo que cambia es el papel, no la venta. Hoy usted entrega una factura preimpresa con una numeración autorizada; con el Documento Tributario Electrónico entrega un comprobante que el Ministerio de Hacienda recibió y selló en el momento de la venta. El cliente se lleva su comprobante impreso o por correo, y además existe un archivo que el Ministerio ya tiene.

Lo que no cambia es el mostrador. Se sigue cobrando igual, se sigue dando vuelto igual y el cierre de caja se hace igual. El dependiente no tiene que aprender un trámite nuevo: el comprobante sale solo al terminar la venta, como salía antes.

La diferencia que sí se siente es otra, y llega después: se acaban los talonarios, se acaba pedir numeración nueva cuando se terminan y se acaba guardar copias en una caja. El respaldo deja de depender de que nadie pierda el papel.

El Ministerio de Hacienda ya no publica un calendario por tamaño de empresa: ahora avisa contribuyente por contribuyente, y publica un consultor donde usted mete su número y le dice qué le toca. Es la única fuente que da su fecha, y es gratis.

La consulta pide el NIT o el DUI y devuelve una de cuatro respuestas: que está obligado a partir de una fecha concreta, que es futuro emisor y le avisarán después, que ya es emisor autorizado, o que no es sujeto de emisión. En los dos primeros casos puede empezar el trámite cuando quiera: adelantarse está permitido.

Conviene consultarla aunque crea saber la respuesta. La notificación llega por los medios oficiales del Ministerio, y una farmacia que la reciba en una dirección que nadie revisa se entera tarde de algo que toma semanas.

Este trámite es una solicitud en línea que se aprueba el mismo día y termina con un correo que le abre la puerta del ambiente de pruebas. No hay que ir a ninguna oficina ni mandar papeles.

Lo único que puede detenerlo antes de empezar es no tener usuario en los Servicios en Línea de la DGII. Si nunca ha entrado ahí, regístrese primero: es el mismo usuario con el que después va a entrar al portal de facturación, y sin él no se puede ni empezar.

Qué cuesta

Nada

A quién se le paga

A nadie. El trámite completo es gratuito

Cuánto tarda

Se resuelve el mismo día, en línea

Dónde se hace

Portal de Facturación Electrónica del Ministerio de Hacienda

Qué necesita a mano

Su usuario y contraseña de los Servicios en Línea de la DGII

El certificado de firma electrónica es lo que convierte sus ventas en documentos con validez ante el Ministerio, y en El Salvador lo entrega el propio Ministerio sin cobrar. Esto es distinto de otros países de la región, donde hay que comprárselo a una empresa privada todos los años.

Se saca entrando al Sitio de Emisores con su NIT y su contraseña de la DGII, eligiendo Ambiente para Pruebas. El sistema lo lleva solo al proceso, que son tres pasos y un resumen.

En el primer paso no hay nada que escribir: la pantalla muestra los datos de su farmacia tal como están registrados y usted confirma que son correctos. En el segundo crea las dos claves del certificado. En el tercero elige los documentos que va a emitir, acepta los términos y crea la tercera clave.

Qué cuesta

Nada

A quién se le paga

A nadie. Lo entrega el propio Ministerio de Hacienda

Cuánto tarda

Unos minutos, en línea

Dónde se hace

Sitio de Emisores DTE, en el Ambiente para Pruebas

Qué necesita a mano

Un correo vigente y un lugar seguro donde anotar tres claves

Clave pública del certificado

Es la que permite descifrar la información. Se puede compartir con quien necesite leer lo que usted firmó.

Clave privada del certificado

Es la que firma. Esta no se comparte con nadie: quien la tenga puede firmar comprobantes a nombre de su farmacia.

Contraseña de acceso

En la pantalla del Ministerio aparece como «contraseña de acceso API». Es la que su sistema usa para identificarse ante el Ministerio cada vez que manda una venta, y se crea en el tercer paso.

Según el manual del Ministerio, esta contraseña no tiene vencimiento, y si algún día quiere cambiarla puede hacerlo desde el mismo Sitio de Emisores.

El Ministerio no autoriza a nadie por llenar un formulario: exige que su sistema transmita, con éxito, una cantidad mínima de comprobantes de prueba. Para una farmacia que emite Factura son noventa facturas y quince eventos, o sea ciento cinco transmisiones.

Y solo cuentan las que salieron bien. El Manual Funcional lo dice sin rodeos: para el conteo se consideran únicamente los documentos que obtuvieron el sello de recepción. Una transmisión rechazada no suma.

Las cantidades no son una interpretación nuestra: están en una tabla del manual oficial, por tipo de documento. Estas son las cuatro filas que le tocan a una farmacia que vende al público.

Las ciento cinco transmisiones las envía Farmagestor. En la pantalla de configuración hay un botón que dice Comenzar las pruebas, y una barra que le muestra cuántas van. Su parte es apretarlo.

El avance queda guardado. Puede cerrar la ventana, atender el mostrador y seguir después desde donde quedó: no se pierde lo ya enviado ni hay que empezar de cero. Según responda el Ministerio, la corrida completa toma entre unos minutos y poco más.

Las pruebas se mandan únicamente contra el ambiente de pruebas, con datos inventados para eso. No tocan su inventario, no salen de su catálogo y no aparecen en sus ventas.

Al completar las pruebas mínimas, en el Sitio de Emisores aparece una opción nueva: Solicitar Autorización. Antes de terminarlas no está, así que si no la ve es que todavía falta alguna transmisión.

El trámite pide un correo electrónico vigente y le manda ahí un enlace de verificación que tiene que abrir. Al terminar, el portal cierra su sesión solo: es parte del proceso y no significa que algo salió mal.

Qué cuesta

Nada

A quién se le paga

A nadie

Cuánto tarda

El Ministerio no publica un plazo de respuesta

Dónde se hace

Sitio de Emisores DTE

Qué necesita a mano

Un correo vigente al que tenga acceso en ese momento

Este es el trámite que más se olvida, porque parece que ya se hizo. Y sí se hizo, pero en el otro ambiente: el certificado de pruebas no sirve para emitir de verdad, y el Ministerio obliga a acreditarse una segunda vez.

Se entra al mismo Sitio de Emisores con el mismo usuario, pero eligiendo Ambiente Productivo en vez de Ambiente para Pruebas. De ahí en adelante son los mismos tres pasos y el mismo resumen de la fase 3.

Las claves que cree acá son otras. Puede ponerles lo mismo que les puso en pruebas si quiere, pero el certificado que descargue es un archivo distinto, y es el que hay que cargar en Farmagestor para empezar a emitir.

Qué cuesta

Nada

A quién se le paga

A nadie. También lo entrega el Ministerio

Cuánto tarda

Unos minutos, en línea

Dónde se hace

Sitio de Emisores DTE, en el Ambiente Productivo

Qué necesita a mano

Un lugar seguro donde anotar las claves nuevas

Una venta electrónica no se borra: se invalida. Se manda al Ministerio un evento que deja constancia de que ese comprobante quedó sin efecto, y el comprobante original sigue existiendo en el registro con esa marca encima.

Para la Factura el plazo son tres meses contados desde que el Ministerio le dio el sello de recepción. El propio manual lo ejemplifica: un documento sellado el 11 de noviembre se puede invalidar hasta el 11 de febrero, a las once y cincuenta y nueve de la noche.

Es un plazo cómodo para el mostrador, donde las devoluciones aparecen en días y no en meses. Pero conviene saber que existe, porque pasado ese punto la corrección ya no se hace por ahí y es el contador quien decide cómo se arregla.

El Ministerio previó eso y por eso existe el evento de contingencia: la farmacia sigue vendiendo sin conexión y después informa qué documentos emitió durante el corte y por qué motivo. No es una falla del sistema ni una excepción que haya que pedir; es parte del procedimiento normal.

Es también una de las cinco pruebas que su farmacia va a transmitir en la fase 4, así que para cuando llegue el día de verdad el camino ya está ejercitado.

Lo que no conviene es improvisar el procedimiento interno. Vale la pena que el dependiente sepa de antemano que en ese momento se sigue vendiendo con normalidad, porque la reacción natural de quien no lo sabe es detener la venta.

Los cinco trámites del Ministerio de Hacienda son gratuitos, incluido el certificado de firma. No hay pago por documento emitido ni cuota anual por mantener el certificado.

Esto vale la pena decirlo con todas sus letras porque en la región no es lo común: en República Dominicana, por ejemplo, el certificado hay que comprárselo a una empresa privada y se renueva cada año. En El Salvador lo entrega el Ministerio sin cobrar.

Lo único que una farmacia paga es su sistema. Y si hoy le paga a alguien un monto mensual por transmitir sus comprobantes, ese es el gasto que conviene revisar con esta guía en la mano.

El trámite completo se puede hacer en días, pero se reparte en semanas porque cada fase tiene su espera. Esta es la lista corta, en el orden en que se hace.

• Consultar en el portal si su farmacia ya está obligada, y anotar la fecha.

• Tener usuario en los Servicios en Línea de la DGII, o registrarse.

• Mandar la solicitud de ingreso al ambiente de pruebas, marcando solo Factura.

• Anotar la fecha en que vence su acceso a pruebas: son dos meses.

• Sacar el certificado de pruebas y guardar las tres claves en lugar seguro.

• Cargar ese certificado y esas claves en Farmagestor.

• Apretar Comenzar las pruebas y dejar que se completen las ciento cinco.

• Solicitar la autorización como emisor y abrir el enlace de verificación.

• Acreditarse de nuevo, ahora en el Ambiente Productivo, y guardar las claves nuevas.

• Cargar el certificado productivo y encender la emisión.

Los trámites de arriba son suyos y hay que hacerlos igual, elija el sistema que elija: están atados al número de su farmacia y a su representante. Esta guía está escrita para que le sirvan, sea cliente nuestro o no.

Lo que sí cambia según el sistema son tres cosas, y conviene preguntarlas antes de firmar: quién corre las pruebas de habilitación y si se las cobran aparte, si le cobran por cada documento transmitido, y qué pasa en su mostrador cuando se cae el internet. Las tres están desarrolladas en el artículo de costos.

En Farmagestor esas tres responden que sí: las pruebas las corre el sistema y van incluidas, la emisión entra en la mensualidad sin cobro por documento, y la venta no se detiene sin conexión. Lo que todavía no emitimos es el Comprobante de Crédito Fiscal, y preferimos decirlo acá.

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