Cómo cambiar de sistema de facturación electrónica sin rehacer el trámite ante Hacienda

La autorización para emitir Documentos Tributarios Electrónicos se le otorga al contribuyente, no al programa que usa. Está asociada a su número de identificación tributaria, a los tipos de documento que declaró y a los establecimientos que Hacienda le asignó. Nada de eso pertenece al sistema que venía usando.

El certificado de firma electrónica también es suyo: lo generó usted en el Sitio de Emisores del Ministerio de Hacienda, con dos claves que usted inventó. Puede volver a descargarlo cuando quiera desde ese mismo sitio, con esas claves.

Lo único que era del proveedor es su programa. Cuando se va, no se lleva su autorización, ni su certificado, ni sus comprobantes ya emitidos, que están resguardados por el Ministerio.

Hacienda tiene dos plataformas y la diferencia importa, porque el trámite de cambio no es el mismo. Antes de hacer nada, identifique en cuál está.

Venía de un sistema propio o de un proveedor privado

Es lo que el Ministerio llama Sistema de Transmisión: su sistema arma, firma y transmite los documentos. Es el caso de casi cualquier farmacia que le paga a alguien por emitir.

Acá está la buena noticia: usted ya está autorizado en esa misma plataforma, y cambiar de programa no cambia ni su plataforma ni los documentos que declaró. No hay una solicitud nueva que presentar.

Venía de la plataforma gratuita del Ministerio

Es el Sistema de Facturación: la solución en línea que el propio Ministerio pone a disposición, donde se emite desde su página web.

Acá sí hay trámite, y tiene nombre propio: cambio de plataforma. Lo explica la fase 3.

Las pruebas mínimas existen para demostrarle al Ministerio que un sistema sabe armar y transmitir documentos correctamente, antes de autorizar al contribuyente. Usted ya pasó por eso y ya está autorizado.

El Ministerio contempla tres tipos de solicitud de ingreso al ambiente de pruebas, y ninguno corresponde a cambiar de programa dentro de la misma plataforma: una es para quien entra por primera vez o se le venció el plazo, otra para quien ya está autorizado y quiere agregar un tipo de documento nuevo, y la tercera para quien se cambia de plataforma.

Dicho de otro modo: lo que cambia es con qué programa emite, no quién emite ni qué emite.

Acá está el único riesgo técnico real de una migración, y casi nadie lo menciona. Cada comprobante lleva un número de control con esta forma: DTE, el tipo de documento, su establecimiento y punto de venta, y un correlativo de quince dígitos.

El manual del Ministerio es explícito en dos cosas: ese correlativo es secuencial hasta agotarse, y el número de control completo no debe repetirse en un año calendario. Si su sistema anterior ya usó el número 1 de este año y el nuevo vuelve a empezar en 1, ese comprobante se rechaza.

Por eso Farmagestor le pregunta, al cargar sus datos, cuál fue el último número que emitió con su sistema anterior. Con ese dato la numeración continúa donde quedó, en vez de volver a empezar, y usted conserva su punto de venta sin tramitar nada ante Hacienda.

Si por alguna razón prefiere separar las dos numeraciones, también puede: el punto de venta forma parte del número de control, así que dos puntos de venta distintos son dos numeraciones independientes y cada una puede empezar en 1 sin pisarse con la otra. Eso sí, ese código se lo asigna Hacienda.

• Anote el último número de control que emitió su sistema anterior este año.

• Al cargar sus datos en Farmagestor, escríbalo en «Último número emitido con su sistema anterior».

• La numeración continúa desde ahí: si venía por el 1,234, su primera venta acá será la 1,235.

• Si prefiere separar las dos numeraciones, puede usar un punto de venta distinto; en ese caso pídaselo a Hacienda antes del corte.

Pasar del Sistema de Facturación al Sistema de Transmisión es, para el Ministerio, un cambio de plataforma, y tiene su propia opción en la solicitud de ingreso al ambiente de pruebas. No es una solicitud nueva ni una ampliación: es esa tercera opción.

A partir de ahí el camino es el que ya está contado en la guía del trámite: entra al ambiente de pruebas, se acredita ahí y completa las pruebas mínimas de los documentos que emite. Para una farmacia que emite Factura son noventa facturas y quince eventos.

La diferencia con quien empieza de cero es que usted ya tiene lo demás resuelto: su autorización como emisor, sus establecimientos y su experiencia con los comprobantes. Lo que se prueba es el sistema nuevo, no usted.

Es la regla que ordena todo lo demás. Dos sistemas emitiendo el mismo día con el mismo punto de venta es la forma más rápida de repetir un número de control, y además deja el registro del día partido en dos lugares.

Lo práctico es cortar al cierre de una jornada: el sistema viejo emite hasta la última venta del día y el nuevo empieza a la mañana siguiente. No hace falta un fin de semana ni parar la farmacia.

Y conviene no cancelar el servicio anterior el mismo día. Mantenerlo unas semanas en modo de solo consulta le permite buscar un comprobante viejo mientras termina de acomodarse.

Los comprobantes que ya emitió están resguardados por el Ministerio y cualquiera puede consultarlos en su sitio público con el código de generación y la fecha. Pero usted tiene obligación de conservarlos, y buscarlos de uno en uno no es conservarlos.

Pídale a su proveedor actual los archivos de todo lo emitido, con su firma y su sello, antes de terminar la relación. Es información suya y la mayoría la entrega sin problema si se pide a tiempo.

Un sistema nuevo no puede recuperar eso por usted: esos documentos nunca pasaron por él.

Este es el límite honesto de cualquier migración, y conviene saberlo antes de que pase. Cuando un cliente devuelve un producto de una venta que emitió el sistema anterior, el sistema nuevo no tiene ese documento y no puede informar la devolución al Ministerio.

No es un defecto del programa nuevo: el aviso de retorno se transmite haciendo referencia al comprobante original, y ese comprobante nunca estuvo ahí. La devolución se registra con normalidad en su inventario y en su caja; lo que no sale es el aviso a Hacienda.

Por eso conviene que su contador lo sepa desde el primer día, y que las devoluciones de ventas viejas se le consulten mientras dure el traslape. Pasados unos meses el problema desaparece solo, porque ya casi todo lo que se devuelve se vendió con el sistema nuevo.

El orden importa menos que no saltarse ninguno. Los tres primeros se hacen antes del corte; los demás, el día del cambio y la semana siguiente.

• Identificar en qué plataforma está hoy: la del Ministerio o un sistema propio.

• Anotar el último número de control que emitió este año con su sistema anterior.

• Pedirle al proveedor actual los archivos de todo lo emitido, con sus sellos.

• Descargar su certificado de firma del Sitio de Emisores y tener a mano sus dos claves.

• Cargar certificado, claves, contraseña de acceso, códigos de establecimiento y ese último número.

• Cortar al cierre de una jornada: el viejo termina el día, el nuevo empieza al siguiente.

• Cambiar la contraseña de acceso en el Sitio de Emisores.

• Revisar los primeros días que los comprobantes salgan sellados, y no solo emitidos.

La lista de arriba sirve con cualquier proveedor, y por eso está escrita sin nombres. Pero si el sistema nuevo es el nuestro, esto es lo que le toca a cada quien.

Lo suyo es conseguir dos cosas de su proveedor actual: el último número de control que emitió y sus comprobantes históricos. Lo demás lo cargamos nosotros —sus credenciales, su certificado y el número desde el cual continúa la numeración— y le decimos en qué momento hacer el corte.

El sistema arranca contando desde donde usted se quedó, no desde el principio, que es el error que hace que a una farmacia le rechacen los comprobantes el primer día.

Y lo que todavía no hacemos: no importamos los comprobantes que emitió con el sistema anterior, y no emitimos el Comprobante de Crédito Fiscal. Las dos cosas es mejor saberlas antes.

Siga por aquí

• Punto de venta para farmacias
• Facturación electrónica en El Salvador: la guía paso a paso
• Qué es un DTE y sus términos
• Sistema para farmacias en El Salvador
• Cuánto cuesta la facturación electrónica en El Salvador