Se cayó el internet y hay clientes esperando: qué hacer con sus comprobantes

La reacción natural de un dependiente que ve un error de conexión es parar y buscar a alguien. Esa es la decisión cara: la fila se detiene, el cliente se va a la farmacia de la esquina y la venta no vuelve.

Vender sin conexión está previsto por el Ministerio de Hacienda y tiene nombre propio: modelo diferido por contingencia. No es una excepción que haya que pedir ni un permiso que se tramita; es parte del procedimiento normal, escrito en el manual del sistema.

Lo único que cambia en ese momento es que el comprobante sale firmado por su farmacia pero todavía sin el sello del Ministerio. Para el cliente, el comprobante es el mismo y su compra está igual de respaldada.

El mismo comprobante de siempre, con su detalle y con la firma de su farmacia. Lo que le falta es el sello de recepción, que es la parte que pone el Ministerio cuando recibe el documento y lo valida.

Ese comprobante tiene validez mientras corre el plazo para transmitirlo: el manual lo llama documento en estado transitorio, y dice que vale hasta que se cumpla el plazo legal para obtener el sello. No es un papel provisional que haya que cambiar después por otro.

El cliente no tiene que volver, no tiene que guardar nada distinto y no tiene que hacer ningún trámite. Para él la venta terminó cuando pagó.

Acá está la parte que casi nadie sabe, y el orden no es negociable: primero se transmite el evento de contingencia y solo después los comprobantes que ese evento informó. El manual es explícito en que el evento es requisito previo para poder enviar el lote.

Hacerlo al revés no es una ineficiencia: es un camino sin salida. Los documentos que no fueron informados en un evento de contingencia no se pueden incluir en ese lote, y los que sí fueron informados no se transmiten hasta que el evento tenga su propio sello.

Un evento puede informar desde uno hasta mil comprobantes, así que un corte largo cabe entero en un solo aviso.

Son dos relojes distintos y cada uno arranca en un momento diferente. Confundir el punto de partida es lo que hace que una farmacia crea que va a tiempo cuando ya se le pasó.

El evento de contingencia exige identificar al responsable del establecimiento: su nombre, su tipo de documento de identidad y el número. Son campos obligatorios del evento, no opcionales.

Es un dato menor que se vuelve urgente en el peor momento. Buscarlo con la conexión recién restablecida, el mostrador lleno y un plazo corriendo es exactamente la situación que conviene no tener.

Vale la pena dejarlo cargado en el sistema junto con los demás datos fiscales, el mismo día que se configura todo lo otro.

Esta es la parte que decide si la contingencia fue un mal rato o un problema contable. Una venta que quedó sin sello y que nadie ve es, para el Ministerio, una venta que no existe, y eso se descubre tarde: normalmente cuando el contador arma el período.

Lo que una farmacia necesita no es un aviso que pasa una vez por pantalla, sino una lista donde los comprobantes pendientes se vean juntos, se cuenten y se puedan reintentar. Si su sistema no la tiene, pregúntelo antes de contratarlo.

En Farmagestor esa lista existe y es parte del panel de comprobantes. El evento de contingencia, además, es uno de los que el sistema ejercita durante las pruebas de habilitación ante el Ministerio, así que el camino ya está recorrido antes del día que haga falta.

Todo lo de arriba se puede llevar a mano: anotar lo que salió sin sello, revisar al día siguiente, transmitir lo pendiente antes de que venza el plazo. Se puede, y en un día tranquilo sale bien. El problema es que las caídas de internet no pasan en los días tranquilos.

Por eso conviene preguntar, al comparar sistemas, qué parte de esto hace solo. En Farmagestor la venta no se detiene cuando no hay conexión, lo pendiente se transmite por su cuenta cuando vuelve, y lo que quedó sin sellar se ve en una pantalla en vez de tener que buscarlo. Nadie tiene que acordarse de nada al día siguiente.

Y por si su farmacia le vende también a empresas, conviene saberlo antes: emitimos la Factura de consumidor final, que es casi todo lo que pasa por un mostrador, pero todavía no el Comprobante de Crédito Fiscal.

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