Qué es un DTE: los términos de la facturación electrónica salvadoreña, explicados

Un DTE es el mismo comprobante de venta de siempre, en formato electrónico y con dos firmas encima: la de su farmacia, que lo emite, y el sello del Ministerio de Hacienda, que lo recibe. Las siglas significan Documento Tributario Electrónico y así lo va a ver nombrado en todo el portal y en los correos del Ministerio.

Se parece a la factura de papel en lo que importa para el cliente: es el comprobante de que le vendió algo, lleva el detalle de lo que compró y sirve para cualquier reclamo. Se diferencia en que no depende de un talonario autorizado y en que el Ministerio ya tiene una copia desde el momento de la venta.

La Factura es el tipo de DTE que usa el mostrador de una farmacia, la que se le entrega a quien compra para consumo propio. Dentro del sistema lleva el número 01, y ese número aparece a la vista en el número de control de cada comprobante.

El sello de recepción es la respuesta que el Ministerio devuelve cuando recibe un comprobante y comprueba que está bien armado. Es un código que su sistema guarda junto a la venta, y es lo que le da al documento, en palabras del manual oficial, la calidad de Documento Tributario Electrónico.

Dicho al revés, que es como conviene entenderlo: un comprobante emitido y firmado pero sin sello todavía no es un DTE. Existe, es válido durante el plazo que la ley le da para transmitirlo, pero le falta la mitad que depende del Ministerio.

Para el mostrador esto casi nunca se nota, porque el sello llega en segundos. Importa en dos momentos: cuando se cae el internet, y cuando alguien revisa después si una venta quedó registrada.

Cada DTE lleva dos identificadores distintos, y confundirlos es lo que hace que una consulta no encuentre nada. Uno lo genera el sistema para que ese documento sea único en todo el país; el otro es el consecutivo de su farmacia.

Código de generación

Es un código largo, de letras y números, que identifica a ese comprobante y nada más que a ese. Es el que sirve para consultar el DTE en el sitio público del Ministerio, junto con la fecha de generación: hacen falta los dos datos, no uno.

Número de control

Es el consecutivo, y tiene una forma fija que se puede leer a simple vista. Se arma con el tipo de documento, el código del establecimiento, el del punto de venta y un correlativo de quince dígitos.

Así queda, por ejemplo, el primer comprobante de un local: DTE-01-M001P001-000000000000001. El 01 es la Factura, M001 es el establecimiento y P001 el punto de venta.

Un evento no es un comprobante: es un mensaje que se le manda al Ministerio sobre un comprobante que ya existe. Hay cuatro, y a una farmacia de mostrador le tocan en la práctica tres.

Evento de invalidación

Deja sin efecto un comprobante ya transmitido. Es lo que reemplaza a romper la factura: el documento original sigue existiendo en el registro, con esa marca encima.

Evento de contingencia

Informa que durante un rato no se pudo transmitir, por qué, y qué comprobantes se entregaron mientras tanto. Es el que cubre el día que se cae el internet.

Evento de retorno

Informa la devolución de un producto que el cliente regresó. Acompaña a la operación en el mostrador, no la reemplaza.

Evento de operaciones especiales

Cubre situaciones que no son del mostrador de una farmacia. Existe en el catálogo del Ministerio y conviene saber que está, aunque no se use.

Cuando no se puede transmitir, la farmacia sigue vendiendo y entrega el comprobante firmado aunque todavía no tenga sello. Eso está previsto y tiene nombre: modelo diferido por contingencia.

Lo que casi nadie sabe es el orden en que se repara después, y el manual es explícito: primero se transmite el evento de contingencia, informando qué pasó y qué documentos se entregaron, y solo después se transmiten esos documentos para que cada uno obtenga su sello.

Ese orden no es una elección del sistema que use: es como el Ministerio lo pide. Un sistema que lo haga al revés deja los comprobantes sin poder sellar.

Los tres son números de identificación y se confunden a menudo, sobre todo al momento de registrarse como emisor. El NIT identifica al contribuyente ante la administración tributaria y es el que su farmacia usa para entrar al portal y para autenticarse al transmitir.

El NRC es el número de registro de contribuyente, el de quien está inscrito para el impuesto. El DUI es el documento de identidad de una persona, y sirve para entrar al portal cuando quien se registra es una persona natural.

En el mostrador hay además una regla que conviene tener clara, y es del propio Ministerio: en la venta de consumo final no se le pide documento de identificación al cliente por debajo del monto que la normativa establece. Pedirlo de rutina es un trámite que no corresponde.

Al comprobante impreso o enviado por correo se le llama representación gráfica, y es la versión legible del archivo electrónico. Tiene que corresponderse con lo que dice el archivo: los dos cuentan la misma venta.

El diseño, en cambio, es suyo. El manual del Ministerio lo dice con todas sus letras: queda a opción del contribuyente, que puede incorporar sus logos, marcas y lemas donde quiera, siempre que respete las reglas de contenido que la Normativa establece.

Para una farmacia eso significa que el comprobante puede seguir viéndose como su comprobante de siempre, con su nombre y su presentación, y no como un papel genérico de trámite.

Un rechazo quiere decir que el Ministerio recibió el comprobante y encontró algo que no cuadra con la estructura o las reglas que exige. No es una multa ni una falta: es una respuesta, y lo que importa es qué se hace con ella.

Lo que no debe pasar es que el rechazo se quede callado. Una venta rechazada que nadie ve es una venta que para el Ministerio no existe, y eso se descubre tarde, normalmente cuando el contador arma el período.

Por eso conviene que su sistema tenga una pantalla donde los rechazos se vean juntos y se puedan reintentar, en vez de un aviso que pasa una vez y se pierde entre las ventas del día.

Casi todo lo de esta página es vocabulario que usted va a leer pero no va a tener que operar: de eso se encarga el sistema que emita por usted, sea cual sea. Conviene saber qué debería hacer solo, para preguntarlo antes de contratar.

En Farmagestor, por ejemplo, la factura de cada venta se arma sola, se firma con su certificado y se transmite a Hacienda desde la misma pantalla donde se cobra; el sello que vuelve queda guardado con la venta. Si se cae el internet, el mostrador sigue vendiendo y lo pendiente se transmite después, sin que nadie tenga que acordarse. Una devolución sale como Evento de Retorno y una anulación como Evento de Invalidación, cada uno con su plazo vigilado.

Y lo que todavía no hacemos conviene decirlo acá y no después de contratar: emitimos la Factura, que es la venta a consumidor final —prácticamente todo lo que pasa por un mostrador—, pero no el Comprobante de Crédito Fiscal. Si parte de su venta es a clínicas o empresas, esa parte seguiría saliendo por la vía que usa hoy.

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