Cómo cambiar de sistema de facturación electrónica si su farmacia ya emite e-CF

Su farmacia ya emite e-CF con el sistema que contrató, y le ofrecen otro mejor. La duda razonable es si al cambiarse va a perder la autorización que tanto costó, o si tendrá que empezar los cinco trámites otra vez.

Ni una cosa ni la otra. La DGII publica la respuesta y es clara: los contribuyentes sí pueden cambiar el sistema que tienen implementado. Lo que pide a cambio es que el sistema nuevo se certifique, mediante una solicitud de autorización para ser emisor electrónico.

Y conviene no confundirse con lo que haya leído de otros países. En El Salvador, por ejemplo, el cambio de sistema no obliga a repetir las pruebas. Aquí sí, porque lo que la DGII valida es que ese sistema cumple los requisitos técnicos — y el sistema es otro.

Antes de preocuparse por lo que se repite, conviene tener claro lo que no se toca. Su proveedor anterior no se lleva nada de esto, porque nunca fue de él.

• Su número de contribuyente y su condición de emisor electrónico ante la DGII. Eso es de su farmacia.

• Su certificado digital. Se lo compró a una entidad certificadora, no al proveedor del sistema, y sirve igual con el sistema nuevo mientras no venza.

• Su usuario administrador de facturación electrónica y los roles de firma que delegó en su momento.

• La numeración que la DGII le autorizó: esos rangos están a nombre de su número de contribuyente, no del sistema que los usó.

• Sus comprobantes ya emitidos, que la DGII tiene de su lado desde el momento de cada venta.

Esta es la parte que cuesta trabajo y conviene que la sepa desde el principio, para no contratar con una idea equivocada de los plazos.

El examen de certificación no comprueba que su farmacia sea de fiar: eso ya se resolvió cuando la autorizaron. Lo que comprueba es que el sistema que va a emitir arma los comprobantes como la norma manda. Por eso, cuando el sistema cambia, el examen se vuelve a correr — con el nuevo.

La buena noticia es de quién es el trabajo. Ese examen lo arma y lo corre su proveedor nuevo, no usted. A usted le van a pedir algunos datos y alguna firma, y le toca esperar a que la DGII revise. Pregunte cuánto tarda ese paso antes de firmar, porque es el que marca cuándo puede empezar de verdad.

Lo que la DGII publica es que esa certificación se pide con la solicitud de autorización para ser emisor electrónico. De los otros cuatro trámites no dice nada, así que no suponga: cuando tenga el sistema elegido, confirme con la DGII qué le toca presentar en su caso concreto.

Si algo sale mal en una migración dominicana, casi siempre es esto, y el error tiene una forma muy concreta.

La DGII le autorizó rangos por tipo de comprobante: por ejemplo, del 1 al 10,000 para las facturas de consumo. Su sistema anterior ya gastó una parte de ese rango — digamos que llegó hasta el 3,450. Si el sistema nuevo arranca en el 1, cada venta lleva un número que la DGII ya recibió, y los rechaza uno tras otro.

La forma de evitarlo es sencilla y hay que hacerla antes de la primera venta: averigüe el último número que emitió con el sistema anterior, de cada tipo de comprobante, y cargue la numeración empezando por el siguiente. No por donde empieza el papel de la autorización, sino por donde se quedó usted.

Un número que se salta no es problema: queda sin usar y ya. Uno que se repite sí lo es. Por eso conviene dejar un pequeño margen si no está seguro del último, en vez de arriesgarse a pisar uno ya emitido.

La tentación es dejar el sistema viejo prendido unos días «por si acaso», mientras el equipo se acostumbra al nuevo. Es exactamente lo que no hay que hacer.

Dos sistemas sobre la misma numeración se van a dar los mismos números, cada uno sin saber del otro, y el resultado son comprobantes repetidos que la DGII rechaza. Tener el sistema viejo abierto para consultar lo que ya emitió está bien; emitiendo, no.

Elija una hora de corte, preferiblemente al cerrar. Lo que se vendió hasta ahí es del sistema viejo, y lo del día siguiente es del nuevo. Y avísele al mostrador, porque el error típico no es del dueño: es del dependiente que a las nueve de la mañana abre la pantalla de siempre por costumbre.

Es un caso frecuente y tiene una particularidad que conviene conocer antes de moverse: la puerta se abre en un solo sentido.

La DGII permite pasar del facturador gratuito a un sistema propio o al de un proveedor autorizado, certificando el nuevo. Lo que no permite es el camino de vuelta: desde un sistema propio o de proveedor no se regresa al facturador gratuito.

No es motivo para no cambiarse — el facturador gratuito tiene sus propios límites y por eso la gente lo deja —, pero sí para elegir con calma. Es una decisión que no tiene marcha atrás por esa vía.

Los comprobantes que emitió son suyos, pero el archivo cómodo para consultarlos está en el sistema que se va a dejar. Y la disposición a ayudarle de un proveedor del que se está yendo baja con los días.

Pídalos mientras todavía es cliente, y pídalos completos: los comprobantes de todo el tiempo que estuvo emitiendo, con la respuesta que la DGII dio a cada uno. Guárdelos donde usted los controle.

Conviene decirlo claro para que no se lleve una sorpresa: Farmagestor no importa los comprobantes que emitió con otro sistema. Empieza a emitir desde el día del cambio. Lo anterior se consulta donde está guardado, y por eso conviene tenerlo.

Hay un caso que no aparece en ningún manual y que en una farmacia pasa en la primera semana: alguien devuelve un producto que compró antes del cambio de sistema.

Esa venta no existe en el sistema nuevo, así que no hay un comprobante al cual apuntar la nota de crédito. La devolución se registra en su inventario y el dinero se le entrega al cliente, pero esa nota de crédito no sale hacia la DGII.

No es grave si lo sabe; sí lo es si se entera tarde. Mientras dure ese período —el tiempo en que todavía pueden devolverle ventas del sistema anterior—, coordine esas devoluciones con su contador para que queden documentadas por la vía que corresponda.

El orden importa: los tres primeros puntos se resuelven antes de dar de baja nada.

• Pregúntele al proveedor nuevo cuánto tarda la certificación de su sistema ante la DGII, y qué necesita de usted.

• Pídale al proveedor actual el último número emitido de cada tipo de comprobante, por escrito.

• Pídale también sus comprobantes históricos completos, con la respuesta de la DGII de cada uno.

• Revise cuándo vence su certificado digital: si le queda poco, renuévelo antes y no en medio del cambio.

• Elija la hora de corte y avísele al mostrador, con el nombre de la pantalla que van a usar desde el día siguiente.

• Cargue cada numeración empezando por el siguiente número sin usar, no por el inicio de la autorización.

• Deje el sistema viejo accesible para consultar, pero sin emitir.

• Acuerde con su contador qué hacer con las devoluciones de ventas anteriores al cambio.

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